{"id":2832,"date":"2022-09-22T15:35:00","date_gmt":"2022-09-22T20:35:00","guid":{"rendered":"https:\/\/suplos.com\/?p=2832"},"modified":"2025-07-06T13:00:39","modified_gmt":"2025-07-06T18:00:39","slug":"piensas-automatizar-alguno-de-estos-10-procesos-piensalo-de-nuevo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/suplos.com\/en\/supply-management\/piensas-automatizar-alguno-de-estos-10-procesos-piensalo-de-nuevo\/","title":{"rendered":"Do you plan to automate any of these 10 processes? Think again"},"content":{"rendered":"

Cuando se va a iniciar un proyecto de digitalizaci\u00f3n en abastecimiento lo primero se debe realizar es un levantamiento de la necesidades funcionales y uno de los objetivos principales es la inclusi\u00f3n de la automatizaci\u00f3n de diferentes procesos que en la operaci\u00f3n actual implican grandes esfuerzos de tiempo en procesamiento manual. As\u00ed se mapean controles existentes y se agregan nuevos para darle asegurabilidad al proceso,<\/strong> se incluyen flujos de aprobaci\u00f3n, chequeos adicionales de verificaci\u00f3n y muchas veces este levantamiento puede verse afectado por la viabilidad t\u00e9cnica o inclusive por la relaci\u00f3n costo-beneficio de realizar grandes esfuerzos en desarrollo por la complejidad de la solicitud. <\/p>\n\n\n\n

Es muy importante realizar constantes chequeos en el proceso de levantamiento de las especificaciones funcionales y de las restricciones t\u00e9cnicas que pueden existir, con el fin de no generar falsas expectativas en la generaci\u00f3n de documentos imposibles de ejecutar. <\/p>\n\n\n\n

10 automatizaciones que debes validar<\/strong> <\/h2>\n\n\n\n

A continuaci\u00f3n, el dec\u00e1logo de las tareas que, por la experiencia, ya deber\u00edan generar una alerta temprana al equipo funcional<\/strong> que, en caso de levantarse como una necesidad en el proyecto de digitalizaci\u00f3n en abastecimiento, deber\u00edan tener una validaci\u00f3n t\u00e9cnica antes de poder avanzar en las definiciones: <\/p>\n\n\n\n

Flujos de aprobaci\u00f3n variables de m\u00faltiples dimensiones<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

El proyecto de digitalizaci\u00f3n de abastecimiento, en la mayor\u00eda de los casos, se convierte en un apalancador de la revisi\u00f3n general de las pol\u00edticas de aprobaci\u00f3n, las cuales pueden ser restrictivas, paquid\u00e9rmicas y obsoletas y fueron creadas con un contexto muy diferente. Tener la variabilidad y m\u00faltiples dimensiones de dependencia para las aprobaciones, no solo tiene una complicaci\u00f3n t\u00e9cnica, sino que supone fricciones a la hora de implementar el proyecto<\/strong>, ya que se est\u00e1 cambiando la herramienta y metodolog\u00eda de trabajo a los aprobadores que han operado durante mucho tiempo. <\/p>\n\n\n\n

Reemplazar tareas de la herramienta transaccional<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

Es muy importante nunca perder de vista que el proyecto de abastecimiento digital puede ser bastante diferente a reemplazar funciones de la herramienta transaccional como el ERP.<\/strong> En abastecimiento digital se implementan herramientas que permitan trazabilidad y transparencia y adicional, agilizar procesos, pero desemboca finalmente en la creaci\u00f3n de un proceso en el ERP el cual no puede ser reemplazado, dado que es la herramienta transaccional la que conecta mundos como el abastecimiento y las finanzas, que deben perdurar en el tiempo. Por tanto, no se puede suponer que las herramientas de digitalizaci\u00f3n de abastecimiento pueden reemplazar totalmente la herramienta transaccional.<\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Integraciones con sistemas legados desarrollados internamente<\/strong>\u00a0<\/h3>\n\n\n\n

 Muchas veces se pretende que sistemas que fueron desarrollados a la medida por recurso interno de la compa\u00f1\u00eda, que muy posiblemente no tienen labores de mantenimiento de mejora por no ser un foco importante en sus tareas del d\u00eda a d\u00eda, se integren a las herramientas de abastecimiento digital. Como premisa, todos los sistemas pueden ser integrados, sin embargo, el esfuerzo que supone intervenir un sistema legado de esta naturaleza representa grandes problemas en la materializaci\u00f3n del proyecto.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Integraciones entre sistemas<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

Continuando con el tema de integraciones entre sistemas, poner a conversar a dos equipos con metodolog\u00edas diferentes, tiene un reto importante. Es relevante conocer los backlogs y disponibilidades de ambas herramientas y dise\u00f1ar un cronograma conjunto que no genere interferencias. <\/p>\n\n\n\n

Reemplazar conceptos humanos por controles autom\u00e1ticos<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

Al revisar las tareas que ejecutan diferentes personas en la compa\u00f1\u00eda, los cuales son manuales y representan gran operatividad, suelen suponer que son automatizables al 100%; es necesario revisar la filigrana de la tarea ejecutada, ya que las verificaciones que realiza un humano, el cual interpreta, indaga, calcula, no siempre es automatizable y se debe estar dispuesto a perder algunos controles en caso de tomar la decisi\u00f3n de suplirlo con la herramienta de digitalizaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n

Asignaci\u00f3n de tareas a recursos disponibles<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

 Es com\u00fan que en algunas  tareas que son ejecutadas por un grupo de personas del mismo nivel y conocimiento, se pretenda realizar una distribuci\u00f3n autom\u00e1ticas por la disponibilidad. Es importante tener en cuenta que la distribuci\u00f3n que se hace posible d\u00eda a d\u00eda en reuniones, por conocimiento o por autogesti\u00f3n no son variables que se puedan configurar <\/strong>autom\u00e1ticamente y se terminan implementando distribuciones irrealizables en la pr\u00e1ctica. <\/p>\n\n\n\n

Homologar funcionalidades de herramientas ofim\u00e1ticas<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

 Pretender que la herramienta de abastecimiento digital ejecute la misma funcionalidad de una herramienta de c\u00e1lculo como Excel o una de una herramienta de procesamiento de texto como Word, genera grandes complicaciones en los desarrollos y siempre van a distar bastante de obtener toda la potencia<\/strong> de lo que se ha logrado por d\u00e9cadas de las herramientas ofim\u00e1ticas. <\/p>\n\n\n\n

Tareas puntuales o estacionales<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

Siempre va a ser dif\u00edcil sustentar, en el an\u00e1lisis de costo beneficio, la implementaci\u00f3n de la automatizaci\u00f3n de tareas que solo se ejecutan una vez o se ejecutan en un per\u00edodo determinado de tiempo. Generalmente, requieren muchos recursos de desarrollo para ejecutar una tarea que perfectamente, con una pol\u00edtica y el correcto seguimiento de su aplicaci\u00f3n por proceso se podr\u00eda evitar. <\/p>\n\n\n\n

Migraci\u00f3n de procesos entre herramientas no homologadas<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

Imaginar que la implementaci\u00f3n de una herramienta de abastecimiento digital reemplace totalmente otra que ya fue implementada y est\u00e1 obsoleta, puede resultar en una ingenuidad. Es muy importante pensar en una implementaci\u00f3n de procesos nuevos, dado que la migraci\u00f3n y su continuidad tienen much\u00edsima fricci\u00f3n, la acci\u00f3n de reemplazo ya indica que algo no estaba funcionando correctamente con la herramienta anterior. <\/p>\n\n\n\n

Cambios retroactivos a procesos finalizados<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

Con la misma l\u00ednea del punto anterior, pretender realizar cambios retroactivos de funcionalidades a procesos que ya fueron finalizados, siempre requiere un esfuerzo en desarrollo y mucho m\u00e1s en los equipos de pruebas, dado que se debe replicar mucha parte de la historia para hacer todo tipo de pruebas negativas (aplicaci\u00f3n de datos no v\u00e1lidos a un set de pruebas) <\/p>\n\n\n\n

Es muy importante tener en cuenta que los esfuerzos del abastecimiento digital es una tarea conjunta de los equipos funcionales de compras y los equipos de apoyo de tecnolog\u00eda al equipo de abastecimiento y solo el correcto engranaje entre estos dos principales actores ayudan a minimizar los riesgos y maximizar el \u00e9xito del proyecto. <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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