{"id":707,"date":"2020-09-03T19:57:00","date_gmt":"2020-09-03T19:57:00","guid":{"rendered":"https:\/\/suplos.com\/?p=707"},"modified":"2025-07-09T21:32:44","modified_gmt":"2025-07-10T02:32:44","slug":"cuentas-por-pagar-proceso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/suplos.com\/en\/financial-solutions\/cuentas-por-pagar-proceso\/","title":{"rendered":"What is wrong with accounts payable?"},"content":{"rendered":"

Infortunadamente, los equipos de Back Office, no cuentan con los procesos m\u00e1s automatizados ni la tecnolog\u00eda necesaria para atender las cuentas por pagar (CxP).<\/strong> El proceso se agudiza entre m\u00e1s grande es la organizaci\u00f3n dado que se deben procesar miles y miles de facturas, acumulando pendientes de manera exorbitante.<\/p>\n\n\n\n

El resultado de esto es que se pierdan ahorros por un proceso lento e inexacto desde la generaci\u00f3n de la orden de compra hasta el pago. Por fortuna, algunos datos muestran que los CFO\u00b4s de empresas en econom\u00edas desarrolladas le est\u00e1n prestando m\u00e1s atenci\u00f3n para arreglar las deficiencias en este proceso.<\/p>\n\n\n\n

Como ejemplo un estudio del Hacket Group, muestra c\u00f3mo los lideres financieros entienden ahora que necesitan \u201cenfocarse en actividades que generen m\u00e1s valor, como seguir buscando procesos ineficientes que puedan eliminarse con automatizaci\u00f3n\u201d. Otro estudio de Ardent Partners muestra c\u00f3mo el 69% de los l\u00edderes financieros con referencia a las CxP, reconocen la necesidad de tener \u201csistemas m\u00e1s inteligentes que generen mayores eficiencias\u201d como una de sus prioridades estrat\u00e9gicas.<\/p>\n\n\n\n

Revisando m\u00e1s de cerca los obst\u00e1culos y las soluciones de la transformaci\u00f3n de las CxP, encontramos que a pesar de los retos que tienen los equipos relacionados con las CxP, lograr la transformaci\u00f3n no es s\u00f3lo posible, sino que adem\u00e1s tiene retornos positivos predecibles y duraderos.<\/p>\n\n\n\n

Obst\u00e1culos de los equipos de cuentas por pagar: Facturaci\u00f3n excepcional y caos de un volumen creciente<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Los l\u00edderes de los equipos de CxP, tienen responsabilidades importantes no s\u00f3lo desde el punto de vista del gasto sino del manejo de proveedores. Esto incluye el cumplimiento de los t\u00e9rminos contractuales, manejando diferentes tipos de impuestos y asegurando que los proveedores puedan ver sus recursos de manera oportuna.<\/p>\n\n\n\n

Es com\u00fan que el \u00e1rea de Compras \u2013 Procurement, busque y negocie condiciones favorables con el pago anticipado al proveedor con descuentos significativos. El equipo de CxP recibe los pedidos, los convierte en facturas y los pagos anticipados nunca se efect\u00faan<\/strong>. La raz\u00f3n de esto, es que la mayor\u00eda del proceso es manual y queda registrada en papel. Incluso para aquellas organizaciones en las que existe la factura digital \u2013 que usualmente est\u00e1 en un drive almacenada-, es dif\u00edcil conciliar la orden de compra con la factura y verificar que la factura efectivamente corresponda con lo que la empresa   recibi\u00f3.  Despu\u00e9s de esto es lo de siempre:<\/p>\n\n\n\n

Los proveedores se quejan y comienza la aventura por encontrar, corregir y expedir la factura correcta. Luego preguntan por correo, llamadas y presencialmente (pre-pandemia) varias veces a la semana el estado de pago.<\/p>\n\n\n\n

Ante esta situaci\u00f3n, la empresa pierde los descuentos negociados porque nunca hubo pago anticipado<\/strong> y la relaci\u00f3n con el proveedor se empieza a desgastar (sin hablar de las comunicaciones entre equipos internos que habla de la co-responsabilidad que se tiene con el equipo de Compras).<\/p>\n\n\n\n

El resultado esperado no pod\u00eda ser diferente:<\/p>\n\n\n\n

Por un lado, se les exige a los equipos de CxP que de manera certera procesen miles de excepciones y que lo hagan con sistemas que no tienen ese tipo de funcionalidades. Por otro, no hay tolerancia al error cuando la mayor\u00eda de estos procesos se hacen de manera manual<\/strong>, con informaci\u00f3n que fluye por correos, carpetas compartidas y otras formas que no generan trazabilidad completa del proceso ni de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

El cambio en la facturaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

El proceso est\u00e1ndar para emitir la facturaci\u00f3n es que exista en \u201cthree-way matching\u201d<\/strong> en donde una factura es aprobada si tiene los datos completos de la orden de compra y la recepci\u00f3n del bien est\u00e1 conforme (para el caso de bienes). Tareas tan sencillas como la automatizaci\u00f3n la aprobaci\u00f3n del pago, un tablero de control con pagos pendientes y en general el seguimiento al estado de facturas puede reducir de manera significativa cuellos de botella y generar eficiencias dentro los equipos de CxP y los proveedores.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Para el proveedor la informaci\u00f3n deber\u00eda fluir de manera organizada en un solo sistema desde la orden de compra hasta el pago, con eso todo el tiempo sabr\u00e1 el estado de su factura. La organizaci\u00f3n por su parte, puede establecer reglas de negocio que les permita a los involucrados (Compras y Tesorer\u00eda) de manera r\u00e1pida e intuitiva consultar dichos estados.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Esto permite de manera tangible mejorar el control presupuestal, evitar penalidades por pagos extempor\u00e1neos y el uso apropiado de descuentos financieros por pago oportuno. Al final, la automatizaci\u00f3n est\u00e1 hecha para tareas repetitivas liberen recursos del equipo de CxP para tareas estrat\u00e9gicas que generen valor a la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Recomendaci\u00f3n sobre la Automatizaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Para escoger el sistema o software que le ayude automatizar esta parte del proceso tenga en cuenta lo siguiente:<\/p>\n\n\n\n

1. En lo posible que sea un software en la nube que sea f\u00e1cil de usar<\/strong> y que le permita generar visibilidad de sus facturas para revisi\u00f3n, aprobaci\u00f3n o reconciliaci\u00f3n adicional.<\/p>\n\n\n\n

2. Que le permita hacer seguimiento de las facturas<\/strong> no solo a sus equipos internos sino tambi\u00e9n que les permita el acceso y consulta a sus proveedores, para as\u00ed descargar labores transaccionales.<\/p>\n\n\n\n

3. Integraciones con el ERP.<\/strong> El ERP contiene gran parte de la informaci\u00f3n contable necesaria para poder realizar el seguimiento de las CxP, pero su inflexibilidad hace que la automatizaci\u00f3n quede a mitad de camino, si s\u00f3lo se queda en el ERP. Por ello, un software que genere puentes entre la informaci\u00f3n contable y la visualizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n que usted necesita visualizar es lo deseable.<\/p>\n\n\n\n

4. Escoja sistemas que le permitan ir paso a paso<\/strong>. Es importante detectar qu\u00e9 pasos de su proceso pueden ir siendo automatizados de manera gradual.<\/p>\n\n\n\n

Al final lo que se busca es que el equipo de CxP, como todas las dem\u00e1s \u00e1reas de la organizaci\u00f3n cobre su val\u00eda como un miembro estrat\u00e9gico que permite generar recomendaciones financieras para capturar m\u00e1s valor para la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n\n\n\n

El ROI de automatizar las cuentas por pagar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

De acuerdo con Publicaciones GEP el costo desde la generaci\u00f3n de la Orden de Compra hasta el pago se puede disminuir hasta en un 76%. <\/strong>En promedio de acuerdo con Arden Partners en organizaciones multinacionales de pa\u00edses desarrollados el proceso desde la Orden de Compra hasta el pago puede costar un promedio de US$12.88, con un proceso de automatizaci\u00f3n el costo puede disminuir hasta US$2.56, en el transcurso de 1 a\u00f1o, lo que evidencia ahorros significativos.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s de la reducci\u00f3n del costo se pueden generar econom\u00edas de escala que viene con la aceleraci\u00f3n del proceso de las CxP a pesar de las excepciones. El beneficio adicional es que con la automatizaci\u00f3n se pueden identificar las excepciones m\u00e1s comunes a las que se les pueden generar sus propias reglas de negocio<\/strong>, lo que hace que las excepciones se reduzcan a un tercio comparado con aquellas organizaciones que no tienen automatizaci\u00f3n de sus procesos de CxP.<\/p>\n\n\n\n

Finalmente, el ROI real se aumenta cuando se considera que no se debe gastar tiempo buscando, corrigiendo y emitiendo la misma factura, disculp\u00e1ndose con el proveedor y evitar conflictos innecesarios con el equipo de compras. As\u00ed es c\u00f3mo los ahorros objetivo de los equipos internos de CxP y Procurement se logran de manera constante, sostenida y conjunta.<\/p>\n\n\n\n

Fuente: Art\u00edculo basado en Publicaciones GEP.<\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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