Si durante el proceso de registro en nuestra plataforma, observas que el icono de la factura presenta un reloj amarillo y el estado es “EN PROCESO DE REGISTRO PENDIENTE” o “EPR PENDIENTE”, es necesario que verifiques la documentación cargada. Este estado indica que se requiere información adicional para validar el registro. El sistema te indicará cuáles son los documentos que faltan y su nivel de progreso, para que puedas completarlos y así lograr que el estado cambie a “EN PROCESO DE REGISTRO COMPLETO” o “EPR COMPLETO”.
El estado “EN PROCESO DE REGISTRO COMPLETO” o “EPR COMPLETO” indica que toda la información necesaria para validar y revisar tu factura ha sido ingresada correctamente en el sistema. Esto significa que tu factura está lista y debes hacer click en el botón “ENVIAR A VALIDACIÓN” para ser procesada por el área encargada de realizar el registro correspondiente.
La factura se encuentra en proceso de verificación inicial por parte de MASA, lo que implica un plazo máximo de 3 días hábiles para su revisión detallada por parte del cliente. Durante este período, se realizará una evaluación exhaustiva de la factura para garantizar que cumpla con los requisitos y estándares establecidos por la empresa. Una vez completada la verificación, se procederá con el siguiente paso en el proceso de radicación de la factura.
“EN PROCESO DE REGISTRO DEVUELTA” O “EPR DEVUELTA” indica que se ha realizado una devolución de la factura debido a un problema con la información del registro. Para continuar con el proceso, es necesario que realices una modificación en los soportes de la factura. Te recomendamos verificar el motivo por el cual se realizó la devolución para poder procesarla correctamente a través del módulo de soluciones financieras. Una vez que realices los ajustes necesarios, podrás reenviar la factura para su revisión y posterior aprobación. No olvides que el estado de la factura deberás dejarla nuevamente en “Enviada para validación”. No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte si necesitas ayuda en este proceso.
Este estado se refiere a que la factura fue aceptada por el equipo de Radicación y procederá a revisión y validación del equipo contable.
Es importante mencionar que este estado implica la generación de Acuse de Recibo.
En este paso, se lleva a cabo la validación de la documentación por parte del equipo contable. Se revisa que la información ingresada en el sistema sea correcta y que los documentos adjuntos cumplan con los requisitos establecidos para su validación. Una vez que la validación es exitosa, la factura pasa al siguiente estado de autorización para pago.
Es importante mencionar que este estado implica la generación de Acuse de Recibo de Bienes y Servicios.
El estado “Autorizada Pago” se produce cuando la documentación presentada ha sido validada y verificada por los contables, lo que indica que la factura está lista para ser pagada. En este punto, se han completado todos los procesos de verificación y la factura ha sido aprobada para su pago.
Es importante mencionar que este estado implica la generación de Acuse de Aceptación Expresa.
El estado “Anulada Automáticamente” se refiere a facturas que están en proceso de registro (completo, incompleto o devuelto) y que no han sido enviadas para validación por parte del proveedor después de 30 días de haberse cargado a SUPLOS.
Recuerda que por normativa RADIAN, las facturas a las cuales se les han generado el evento de Rechazo, deben ser anuladas con nota crédito electrónica, y de ser necesario generar una nueva factura electrónica.
En este caso, el sistema anulará automáticamente la factura y la eliminará de la lista de facturas pendientes de pago. Es importante tener en cuenta que, una vez anulada la factura, ya no se podrá realizar ninguna gestión relacionada con ella y será necesario generar una nueva factura para continuar con el proceso de pago.
Adicionalmente, el sistema automáticamente enviará Acuse de Reclamo/Rechazo. Por lo tanto, se recomienda mantener un seguimiento constante del estado de las facturas para evitar la anulación automática y evitar demoras en el proceso de pago.
El estado “Devuelta” se refiere a una factura que ha sido rechazada y devuelta por el equipo encargado de la validación de documentos. Esto puede suceder si se identifican errores en la documentación, discrepancias en los montos o cualquier otro problema que impida la validación de la factura. En este caso, el sistema genera un acuse de rechazo y la factura quedará invalidada, por lo que es necesario corregir los errores y cargar una nueva factura.
Recuerda que por normativa RADIAN, las facturas a las cuales se les han generado el evento de Rechazo, deben ser anuladas con nota crédito electrónica, y de ser necesario generar una nueva factura electrónica.
Este estado se refiere a que la factura fue anulada después de haber sido aceptada por contabilidad y radicada en el sistema. Este estado se presenta cuando se detecta algún error en la factura que no fue identificado en su momento, por lo que es necesario anularla, corregir el error y cargar una nueva factura en el sistema.
Es importante mencionar que este estado implica la generación de Acuse de Reclamo/Rechazo.
El estado “Pagada” indica que la factura ha completado exitosamente el proceso de validación y ha sido procesada para el pago correspondiente al proveedor. En este punto, se ha efectuado el desembolso de los fondos y se considera que la transacción ha sido completada satisfactoriamente. Una vez que una factura ha sido marcada como “Pagada”, ya no se puede modificar ni anular.