Para hacerlo, debes ingresar a la sección de soluciones financieras en https://proveedores.suplos.com/
Allí, selecciona la opción “Cargue rápido de factura” y haz clic en “Agregar registro“.
El sistema habilitará una nube de carga en la tabla de parámetro “XML” para que puedas cargar el documento desde tu dispositivo.
Es importante tener en cuenta que el formato de cargue de XML debe ser el mismo que el proporcionado. Si cargas un documento diferente, el sistema emitirá un error.
Para realizar la radicación de una factura en caso de no tener a la mano el XML, te recomendamos ponerte en contacto con nuestro equipo de experiencia al cliente a través del correo soporte@suplos.com. En el asunto del correo, por favor indica el número de factura y el NIT correspondiente, y adjunta la representación gráfica de la factura que contenga la información esencial necesaria para la radicación.
Nuestros profesionales de experiencia al cliente estarán atentos en ayudarte en el proceso, y una vez que se complete la información necesaria, se tramitará la solución completando la información entregada al equipo contable de MASA. Posteriormente, podrás realizar el seguimiento y control del estado de tu factura a través de la plataforma Suplos https://proveedores.suplos.com/
Si durante el proceso de registro en nuestra plataforma, observas que el icono de la factura presenta un reloj amarillo y el estado es “EN PROCESO DE REGISTRO PENDIENTE” o “EPR PENDIENTE”, es necesario que verifiques la documentación cargada.
Este estado indica que se requiere información adicional para validar el registro. El sistema te indicará cuáles son los documentos que faltan y su nivel de progreso, para que puedas completarlos y así lograr que el estado cambie a “EN PROCESO DE REGISTRO COMPLETO” o “EPR COMPLETO”.
El estado “EN PROCESO DE REGISTRO COMPLETO” o “EPR COMPLETO” indica que toda la información necesaria para validar y revisar tu factura ha sido ingresada correctamente en el sistema. Esto significa que tu factura está lista y debes hacer click en el botón “ENVIAR A VALIDACIÓN” para ser procesada por el área encargada de realizar el registro correspondiente.
Debes confirmar que a factura finalice en el estado “Enviada para validación”.
La factura se encuentra en proceso de verificación inicial por parte de MASA, lo que implica un plazo máximo de 3 días hábiles para su revisión detallada por parte del cliente.
Durante este período, se realizará una evaluación exhaustiva de la factura para garantizar que cumpla con los requisitos y estándares establecidos por la empresa. Una vez completada la verificación, se procederá con el siguiente paso en el proceso de radicación de la factura.
“EN PROCESO DE REGISTRO DEVUELTA” O “EPR DEVUELTA” indica que se ha realizado una devolución de la factura debido a un problema con la información del registro. Para continuar con el proceso, es necesario que realices una modificación en los soportes de la factura. Te recomendamos verificar el motivo por el cual se realizó la devolución para poder procesarla correctamente a través del módulo de soluciones financieras. Una vez que realices los ajustes necesarios, podrás reenviar la factura para su revisión y posterior aprobación.
No olvides que el estado de la factura deberás dejarlo nuevamente en “Enviada para validación”.
No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte si necesitas ayuda en este proceso.
Para realizar el seguimiento de tus facturas, es necesario ingresar a la plataforma Suplos a través de la página https://proveedores.suplos.com utilizando tu usuario y contraseña.
Luego, deberás seleccionar la opción de Soluciones Financieras y dirigirte a la sección de Control de Facturas.
En este apartado, el sistema te mostrará todas las facturas que has registrado.
Para facilitar tu búsqueda, puedes utilizar diferentes filtros como el número de factura, el estado de la factura (contabilizada, pagada) y el estado del descuento.
Además, si deseas obtener más detalles acerca de alguna factura en particular, puedes seleccionar el ícono de mano para acceder a la información relevante. De esta forma, podrás realizar un seguimiento eficiente de tus facturas.
El estado “Anulada Automáticamente” se refiere a facturas que no han tenido ninguna acción por parte del proveedor después de ser cargadas en el sistema durante 30 días.
En este caso, el sistema anulará automáticamente la factura y la eliminará de la lista de facturas pendientes de pago. Es importante tener en cuenta que, una vez anulada la factura, ya no se podrá realizar ninguna gestión relacionada con ella y será necesario generar una nueva factura para continuar con el proceso de pago.
Adicionalmente, el sistema automáticamente enviará Acuse de Reclamo/Rechazo. Por lo tanto, se recomienda mantener un seguimiento constante del estado de las facturas para evitar la anulación automática y evitar demoras en el proceso de pago.
Para conocer la fecha estimada de pago de tu factura, debes tener en cuenta la fecha en que tu factura obtuvo el estado “Radicada” y a esta fecha deberás sumarle los términos de pago de tu factura (ejemplo: 45 días o 60 días).
Si aún tienes dudas por favor envíanos una solicitud a través del correo electrónico soporte@suplos.com. Te pedimos que en el asunto del mensaje incluyas el número de la factura y en el cuerpo del mensaje proporciones los datos de tu compañía.
Nuestro equipo de atención al cliente procesará tu solicitud y te proporcionará la información solicitada a la brevedad posible.
Para acceder al control de facturas, es importante tener en cuenta que en la sección de “días de pago” se utiliza un cálculo que considera la fecha de vencimiento y la fecha actual. Si el resultado de este cálculo es menor a cero, no será posible realizar descuentos en la factura.
Por otro lado, si el resultado es mayor a 20, se habilitará la opción de descuento. Además, en el caso de que la factura se encuentre en estado “contabilizado”, también será posible aplicar el descuento correspondiente. Recuerda que comprender cómo funciona este módulo te permitirá gestionar tus facturas de manera efectiva y aprovechar al máximo los beneficios que ofrece el sistema.
Podrás consultar el plazo límite para la radicación de facturas ingresando a Soluciones Financieras -> Cargue Rápido, allí se desplegará una ventana emergente que te avisará el día máximo de radicación de facturas en el mes en curso.
El plazo legal para la gestión de facturas es de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de esta. Es importante tener en cuenta que este plazo puede variar en función de la complejidad de cada caso, por lo que el equipo encargado de la gestión de facturas hará todo lo posible por procesarlas de manera eficiente y oportuna.
Por favor, ten en cuenta que, para completar el proceso de carga de su factura, es necesario que cargues tanto el archivo XML como los soportes de esta. Una vez que hayas realizado esta acción, podrás enviar tu factura para su respectiva validación.
Si durante este proceso encuentras alguna inconsistencia o inconveniente, no dudes en contactar a nuestro equipo de experiencia al cliente. Por favor, asegúrate de incluir el número de factura correspondiente en el asunto del mensaje para que podamos identificar rápidamente tu caso y proceder con su respectiva validación. Estaremos encantados de ayudarte a solucionar cualquier problema que pueda haber surgido.
Debes ingresar primero a Soluciones Financieras, después dar clic en Seguimiento de Facturas y consultar la factura en estado Devuelta (haciendo clic en el ojo), en el detalle podrás consultar el motivo de devolución de la factura.
Debes hacer el registro en la URL https://proveedores.suplos.com/ opción registrarme, allí completas todos los datos requeridos, como: razón social, país, identificación de la empresa, etc. Una vez completado el registro utilizas el correo electrónico asociado para acceder a proveedores.suplos.com y haz clic en la opción Recuperar/Generar Contraseña ingresas al correo registrado y haces clic en el botón recuperar.
Recibirás un mensaje con una validez de 20 minutos para generar la contraseña. Una vez realizado este proceso podrás ingresar a tu cuenta con Suplos. Allí debes llenar cada capítulo de información de registro requerida, una vez completado al 100% solicitar la validación de tu empresa al correo proveedores3@suplos.com.
Este proceso te permitirá acceder y gestionar los certificados tributarios de manera efectiva.