{"id":707,"date":"2020-09-03T19:57:00","date_gmt":"2020-09-03T19:57:00","guid":{"rendered":"https:\/\/suplos.com\/?p=707"},"modified":"2025-07-09T21:32:44","modified_gmt":"2025-07-10T02:32:44","slug":"processo-de-contas-a-pagar","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/suplos.com\/pt\/solucoes-financeiras\/processo-de-contas-a-pagar\/","title":{"rendered":"O que h\u00e1 de errado com as contas a pagar?"},"content":{"rendered":"

Infelizmente, as equipes de back office n\u00e3o t\u00eam os processos e a tecnologia mais automatizados para atender \u00e0s necessidades de seus clientes. contas a pagar (CxP).<\/strong> O processo se torna mais grave quanto maior for a organiza\u00e7\u00e3o, pois milhares e milhares de faturas precisam ser processadas, acumulando atrasos exorbitantes.<\/p>\n\n\n\n

O resultado disso \u00e9 a perda de economias devido a um processo lento e impreciso, desde a gera\u00e7\u00e3o do pedido de compra at\u00e9 o pagamento. Felizmente, alguns dados mostram que os CFOs de empresas em economias desenvolvidas est\u00e3o dando mais aten\u00e7\u00e3o \u00e0 corre\u00e7\u00e3o das defici\u00eancias desse processo.<\/p>\n\n\n\n

Por exemplo, um estudo do Hacket Group mostra como os l\u00edderes financeiros agora entendem que precisam \"se concentrar em atividades que gerem mais valor, como continuar a procurar processos ineficientes que possam ser eliminados com a automa\u00e7\u00e3o\". Outro estudo da Ardent Partners mostra como 69% dos l\u00edderes financeiros com refer\u00eancia a CxP reconhecem a necessidade de \"sistemas mais inteligentes que gerem maior efici\u00eancia\" como uma de suas prioridades estrat\u00e9gicas.<\/p>\n\n\n\n

Analisando mais detalhadamente os obst\u00e1culos e as solu\u00e7\u00f5es para a transforma\u00e7\u00e3o do CxP, descobrimos que, apesar dos desafios enfrentados pelas equipes relacionadas ao CxP, alcan\u00e7ar a transforma\u00e7\u00e3o n\u00e3o s\u00f3 \u00e9 poss\u00edvel, como tamb\u00e9m tem retornos positivos previs\u00edveis e duradouros.<\/p>\n\n\n\n

Obst\u00e1culos para as equipes de contas a pagar: faturamento excepcional e caos no volume crescente<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Os l\u00edderes da equipe de CxP t\u00eam responsabilidades importantes n\u00e3o apenas do ponto de vista dos gastos, mas tamb\u00e9m da gest\u00e3o de fornecedores. Isso inclui o cumprimento dos termos contratuais, o gerenciamento de diferentes tipos de tributa\u00e7\u00e3o e a garantia de que os fornecedores possam ver seus recursos em tempo h\u00e1bil.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 comum que a \u00e1rea de Compras busque e negocie condi\u00e7\u00f5es favor\u00e1veis com pagamento antecipado ao fornecedor com descontos significativos. Os pedidos s\u00e3o recebidos pela equipe de CxP, convertidos em faturas e nunca s\u00e3o feitos pagamentos antecipados.<\/strong>. A raz\u00e3o para isso \u00e9 que a maior parte do processo \u00e9 manual e \u00e9 registrada em papel. Mesmo para as organiza\u00e7\u00f5es em que h\u00e1 uma fatura digital - que geralmente \u00e9 armazenada em uma unidade - \u00e9 dif\u00edcil reconciliar o pedido de compra com a fatura e verificar se a fatura realmente corresponde ao que a empresa recebeu. Depois disso, tudo continua como sempre:<\/p>\n\n\n\n

Os fornecedores reclamam e come\u00e7a a aventura de encontrar, corrigir e emitir a fatura correta. Em seguida, eles perguntam por correio, liga\u00e7\u00f5es e pessoalmente (pr\u00e9-pandemia) v\u00e1rias vezes por semana sobre o status do pagamento.<\/p>\n\n\n\n

Diante dessa situa\u00e7\u00e3o, oa empresa perde os descontos negociados porque nunca houve pagamento antecipado.<\/strong> e o relacionamento com o fornecedor come\u00e7a a se desgastar (sem mencionar as comunica\u00e7\u00f5es entre as equipes internas, o que demonstra a corresponsabilidade com a equipe de compras).<\/p>\n\n\n\n

O resultado esperado n\u00e3o poderia ter sido diferente:<\/p>\n\n\n\n

Por um lado, as equipes de CxP precisam processar com precis\u00e3o milhares de exce\u00e7\u00f5es e fazer isso com sistemas que n\u00e3o t\u00eam essas funcionalidades. Por outro lado, n\u00e3o h\u00e1 toler\u00e2ncia para erros quando a maioria desses processos \u00e9 feita manualmente<\/strong>As informa\u00e7\u00f5es fluem por meio de e-mails, pastas compartilhadas e outras formas que n\u00e3o geram rastreabilidade total do processo e das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

A mudan\u00e7a no faturamento<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

O processo padr\u00e3o para a emiss\u00e3o de uma fatura \u00e9 que ela existe em \"correspond\u00eancia de tr\u00eas vias<\/strong> onde uma fatura \u00e9 aprovada se tiver os dados completos do pedido de compra e o recebimento das mercadorias estiver em ordem (no caso de mercadorias). Tarefas simples, como automatizar a aprova\u00e7\u00e3o de pagamentos, um painel de controle com pagamentos pendentes e acompanhamento geral do status da fatura. pode reduzir significativamente os gargalos e gerar efici\u00eancia nas equipes de CxP e nos fornecedores.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Para o fornecedor, as informa\u00e7\u00f5es devem fluir de forma organizada em um \u00fanico sistema, desde o pedido de compra at\u00e9 o pagamento, para que ele saiba o status de sua fatura o tempo todo. A organiza\u00e7\u00e3o, por sua vez, pode estabelecer regras de neg\u00f3cios que permitam que os envolvidos (Compras e Tesouraria) consultem essas declara\u00e7\u00f5es de forma r\u00e1pida e intuitiva.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Isso permite melhorias tang\u00edveis no controle or\u00e7ament\u00e1rio, evitando multas por atraso de pagamento e o uso adequado de descontos financeiros para pagamentos pontuais. No final, a automa\u00e7\u00e3o \u00e9 feita para tarefas repetitivas e libera os recursos da equipe de CxP para tarefas estrat\u00e9gicas que geram valor para a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Recomenda\u00e7\u00e3o sobre automa\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Para escolher o sistema ou software que o ajudar\u00e1 a automatizar essa parte do processo, considere o seguinte:<\/p>\n\n\n\n

1. Se poss\u00edvel, deve ser um software em nuvem f\u00e1cil de usar<\/strong> e permite que o senhor gere visibilidade de suas faturas para revis\u00e3o, aprova\u00e7\u00e3o ou reconcilia\u00e7\u00e3o posterior.<\/p>\n\n\n\n

2. Que o senhor permitir o rastreamento de faturas<\/strong> n\u00e3o apenas para suas equipes internas, mas tamb\u00e9m para permitir que elas acessem e consultem seus fornecedores, a fim de aliviar as tarefas transacionais.<\/p>\n\n\n\n

3. Integra\u00e7\u00f5es de ERP.<\/strong> O ERP cont\u00e9m grande parte das informa\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis necess\u00e1rias para rastrear o CxP, mas sua inflexibilidade significa que a automa\u00e7\u00e3o s\u00f3 chega \u00e0 metade do caminho se permanecer no ERP. Portanto, \u00e9 desej\u00e1vel um software que fa\u00e7a a ponte entre as informa\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis e a visualiza\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es que o senhor precisa visualizar.<\/p>\n\n\n\n

4. Escolha sistemas que permitam que o senhor avance passo a passo.<\/strong>. \u00c9 importante detectar quais etapas do seu processo podem ser gradualmente automatizadas.<\/p>\n\n\n\n

No final, a equipe de CxP, como todas as outras \u00e1reas da organiza\u00e7\u00e3o, deve ser reconhecida como um membro estrat\u00e9gico que pode gerar recomenda\u00e7\u00f5es financeiras para capturar mais valor para a empresa.<\/p>\n\n\n\n

O ROI da automa\u00e7\u00e3o de contas a pagar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

De acordo com a GEP Publications, o custo desde a gera\u00e7\u00e3o do pedido de compra at\u00e9 o pagamento pode ser reduzido em at\u00e9 76%. <\/strong>Em m\u00e9dia, de acordo com a Arden Partners, em organiza\u00e7\u00f5es multinacionais de pa\u00edses desenvolvidos, o processo desde o pedido de compra at\u00e9 o pagamento pode custar, em m\u00e9dia, US$12,88; com um processo automatizado, o custo pode diminuir para US$2,56, ao longo de um ano, evidenciando uma economia significativa.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m da redu\u00e7\u00e3o de custos, \u00e9 poss\u00edvel gerar economias de escala, o que acelera o processo de CxP, apesar das exce\u00e7\u00f5es. O benef\u00edcio adicional \u00e9 que Com a automa\u00e7\u00e3o, as exce\u00e7\u00f5es mais comuns podem ser identificadas e suas pr\u00f3prias regras de neg\u00f3cios podem ser geradas.<\/strong>Isso reduz as exce\u00e7\u00f5es a um ter\u00e7o em compara\u00e7\u00e3o com as organiza\u00e7\u00f5es que n\u00e3o t\u00eam automa\u00e7\u00e3o de seus processos de CxP.<\/p>\n\n\n\n

Por fim, o ROI real aumenta quando o senhor considera que n\u00e3o precisa gastar tempo procurando, corrigindo e emitindo a mesma fatura, pedindo desculpas ao fornecedor e evitando conflitos desnecess\u00e1rios com a equipe de compras. \u00c9 assim que as metas de economia das equipes internas de CxP e de compras s\u00e3o alcan\u00e7adas de forma constante, sustentada e conjunta.<\/p>\n\n\n\n

Fonte: Artigo baseado nas publica\u00e7\u00f5es da GEP.<\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Infortunadamente, los equipos de Back Office, no cuentan con los procesos m\u00e1s automatizados ni la tecnolog\u00eda necesaria para atender las cuentas por pagar (CxP). El proceso se agudiza entre m\u00e1s grande es la organizaci\u00f3n dado que se deben procesar miles y miles de facturas, acumulando pendientes de manera exorbitante. El resultado de esto es que se pierdan […]<\/p>","protected":false},"author":6,"featured_media":17492,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[33],"tags":[],"class_list":["post-707","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-soluciones-financieras"],"acf":[],"yoast_head":"\n\u00bfQu\u00e9 est\u00e1 mal en las cuentas por pagar? | Suplos<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Ent\u00e9rate de los obst\u00e1culos que afrontan continuamente los equipos de cuentas por pagar. 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