Solucionesfinancieras

Para hacerlo, debes ingresar a la sección de soluciones financieras en https://proveedores.suplos.com/  

Allí, selecciona la opción “Cargue rápido de factura” y haz clic en “Agregar registro“. 

El sistema habilitará una nube de carga en la tabla de parámetro “XML” para que puedas cargar el documento desde tu dispositivo. 

Es importante tener en cuenta que el formato de cargue de XML debe ser el mismo que el proporcionado. Si cargas un documento diferente, el sistema emitirá un error. 

Recuerda que la lectura de correos no se hace en línea. La plataforma Suplos hace 4 cortes de lectura de correos en el día, así como 4 cortes de envío de notificaciones:

Si ya enviaste tu correo, por favor ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Atención a los horarios acá enunciados para validar lectura de correo y el envío de notificaciones.
• Si no recibes una notificación después del horario aplicable, y quieres verificar que todo este correcto, puedes ingresar a proveedores.suplos.com, Soluciones Financieras y ver el estado de tu registro, ya sea en Cargue Rápido (registros incompletos) o Control de Facturas y Solicitud de descuentos (facturas ya Enviadas para validación). 
• Recuerda que la plataforma NO permitirá radicar la misma factura dos veces, por lo que debes esperar la notificación y no subir el XML en simultáneo al envío del correo.

Para realizar la radicación de una factura en caso de no tener a la mano el XML, te recomendamos ponerte en contacto con nuestro equipo de experiencia al cliente a través del correo soporte@suplos.com. En el asunto del correo, por favor indica el número de factura y el NIT correspondiente, y adjunta la representación gráfica de la factura que contenga la información esencial necesaria para la radicación. 

Nuestros profesionales de experiencia al cliente estarán atentos en ayudarte en el proceso, y una vez que se complete la información necesaria, se tramitará la solución completando la información entregada al equipo contable de Magnex Group. Posteriormente, podrás realizar el seguimiento y control del estado de tu factura a través de la plataforma Suplos https://proveedores.suplos.com/

Debes ingresar a Soluciones Financieras -> Cargue Rápido y consultar la factura en Estado EPR Devuelta (haciendo clic en el ojo), allí podrás consultar el detalle del motivo de Devolución del registro. 

Consulta las notificaciones y qué debes hacer en cada caso, descargando esta guía.

Si durante el proceso de registro en nuestra plataforma, observas que el icono de la factura presenta un reloj amarillo y el estado es “EN PROCESO DE REGISTRO PENDIENTE” o “EPR PENDIENTE”, es necesario que verifiques la documentación cargada.

Este estado indica que se requiere información adicional para validar el registro. El sistema te indicará cuáles son los documentos que faltan y su nivel de progreso, para que puedas completarlos y así lograr que el estado cambie a “EN PROCESO DE REGISTRO COMPLETO” o “EPR COMPLETO”. 

El estado “EN PROCESO DE REGISTRO COMPLETO” o “EPR COMPLETO” indica que toda la información necesaria para validar y revisar tu factura ha sido ingresada correctamente en el sistema. Esto significa que tu factura está lista y debes hacer click en el botón “ENVIAR A VALIDACIÓN” para ser procesada por el área encargada de realizar el registro correspondiente. 

Debes confirmar que a factura finalice en el estado “Enviada para validación”.

La factura se encuentra en proceso de verificación inicial por parte de Magnex Group, lo que implica un plazo máximo de 3 días hábiles para su revisión detallada por parte del cliente.

Durante este período, se realizará una evaluación exhaustiva de la factura para garantizar que cumpla con los requisitos y estándares establecidos por la empresa. Una vez completada la verificación, se procederá con el siguiente paso en el proceso de radicación de la factura. 

“EN PROCESO DE REGISTRO DEVUELTA” O “EPR DEVUELTA” indica que se ha realizado una devolución de la factura debido a un problema con la información del registro. Para continuar con el proceso, es necesario que realices una modificación en los soportes de la factura. Te recomendamos verificar el motivo por el cual se realizó la devolución para poder procesarla correctamente a través del módulo de soluciones financieras. Una vez que realices los ajustes necesarios, podrás reenviar la factura para su revisión y posterior aprobación.

No olvides que el estado de la factura deberás dejarlo nuevamente en “Enviada para validación”.

No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte si necesitas ayuda en este proceso. 

Para poder leer tu XML es importante que los datos contenidos en el documento sean los correctos. Asegúrate de que el archivo contenga la siguiente información: 

• El nombre del archivo 
• Esquemas 
• Datos del emisor y receptor 
• Información de los productos 
• Firma 
• CUFE 
• QRCODE 

En caso de que necesites ayuda para verificar la información y datos de tu XML, por favor contacta a nuestro equipo de soporte Suplos en la dirección de correo electrónico soporte@suplos.com  Para brindarte una mejor atención, por favor no olvides incluir en tu solicitud el RUT de tu empresa y el XML adjunto. Estaremos encantados de ayudarte en lo que necesites. 

Sí. Encuentra el registro audiovisual de la sesión donde se realizó la navegación paso a paso por la plataforma Suplos por si necesitas aclarar alguna duda o repasar una parte del proceso, aquí.

Para realizar el seguimiento de tus facturas, es necesario ingresar a la plataforma Suplos a través de la página https://proveedores.suplos.com utilizando tu usuario y contraseña.  

Luego, deberás seleccionar la opción de Soluciones Financieras y dirigirte a la sección de Control de Facturas. 

En este apartado, el sistema te mostrará todas las facturas que has registrado.

Para facilitar tu búsqueda, puedes utilizar diferentes filtros como el número de factura, el estado de la factura (contabilizada, pagada) y el estado del descuento.  

Además, si deseas obtener más detalles acerca de alguna factura en particular, puedes seleccionar el ícono de mano para acceder a la información relevante. De esta forma, podrás realizar un seguimiento eficiente de tus facturas. 

El estado “Anulada Automáticamente” se refiere a facturas que no han tenido ninguna acción por parte del proveedor después de ser cargadas en el sistema durante 30 días.

En este caso, el sistema anulará automáticamente la factura y la eliminará de la lista de facturas pendientes de pago. Es importante tener en cuenta que, una vez anulada la factura, ya no se podrá realizar ninguna gestión relacionada con ella y será necesario generar una nueva factura para continuar con el proceso de pago.

Adicionalmente, el sistema automáticamente enviará Acuse de Reclamo/Rechazo. Por lo tanto, se recomienda mantener un seguimiento constante del estado de las facturas para evitar la anulación automática y evitar demoras en el proceso de pago. 

El estado “Devuelta” se refiere a una factura que ha sido rechazada y devuelta por el equipo encargado de la validación de documentos. Esto puede suceder si se identifican errores en la documentación, discrepancias en los montos o cualquier otro problema que impida la validación de la factura. En este caso, el sistema genera un acuse de rechazo y la factura quedará invalidada, por lo que es necesario corregir los errores y cargar una nueva factura. 

Este estado se refiere a que la factura fue anulada después de haber sido aceptada por contabilidad y radicada en el sistema. Este estado se presenta cuando se detecta algún error en la factura que no fue identificado en su momento, por lo que es necesario anularla, corregir el error y cargar una nueva factura en el sistema. 

Es importante mencionar que este estado implica la generación de Acuse de Reclamo/Rechazo. 

Para conocer la fecha estimada de pago de tu factura, debes tener en cuenta la fecha en que tu factura obtuvo el estado “Radicada” y a esta fecha deberás sumarle los términos de pago de tu factura (ejemplo: 45 días o 60 días). 

Si aún tienes dudas por favor envíanos una solicitud a través del correo electrónico soporte@suplos.com. Te pedimos que en el asunto del mensaje incluyas el número de la factura y en el cuerpo del mensaje proporciones los datos de tu compañía.

Nuestro equipo de atención al cliente procesará tu solicitud y te proporcionará la información solicitada a la brevedad posible. 

Para acceder al control de facturas, es importante tener en cuenta que en la sección de “días de pago” se utiliza un cálculo que considera la fecha de vencimiento y la fecha actual. Si el resultado de este cálculo es menor a cero, no será posible realizar descuentos en la factura.

Por otro lado, si el resultado es mayor a 20, se habilitará la opción de descuento. Además, en el caso de que la factura se encuentre en estado “contabilizado”, también será posible aplicar el descuento correspondiente. Recuerda que comprender cómo funciona este módulo te permitirá gestionar tus facturas de manera efectiva y aprovechar al máximo los beneficios que ofrece el sistema. 

Podrás consultar el plazo límite para la radicación de facturas ingresando a Soluciones Financieras -> Cargue Rápido, allí se desplegará una ventana emergente que te avisará el día máximo de radicación de facturas en el mes en curso. 

El plazo legal para la gestión de facturas es de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de esta. Es importante tener en cuenta que este plazo puede variar en función de la complejidad de cada caso, por lo que el equipo encargado de la gestión de facturas hará todo lo posible por procesarlas de manera eficiente y oportuna. 

Por favor, ten en cuenta que, para completar el proceso de carga de su factura, es necesario que cargues tanto el archivo XML como los soportes de esta. Una vez que hayas realizado esta acción, podrás enviar tu factura para su respectiva validación.  

Si durante este proceso encuentras alguna inconsistencia o inconveniente, no dudes en contactar a nuestro equipo de experiencia al cliente. Por favor, asegúrate de incluir el número de factura correspondiente en el asunto del mensaje para que podamos identificar rápidamente tu caso y proceder con su respectiva validación. Estaremos encantados de ayudarte a solucionar cualquier problema que pueda haber surgido. 

Debes ingresar primero a Soluciones Financieras, después dar clic en Seguimiento de Facturas y consultar la factura en estado Devuelta (haciendo clic en el ojo),  en el detalle podrás consultar el motivo de devolución de la factura. 

Debes hacer el registro en la URL https://proveedores.suplos.com/ opción registrarme, allí completas todos los datos requeridos, como: razón social, país, identificación de la empresa, etc. Una vez completado el registro utilizas el correo electrónico asociado para acceder a proveedores.suplos.com y haz clic en la opción Recuperar/Generar Contraseña ingresas al correo registrado y haces clic en el botón recuperar.  

Recibirás un mensaje con una validez de 20 minutos para generar la contraseña.  Una vez realizado este proceso podrás ingresar a tu cuenta con Suplos. Allí debes llenar cada capítulo de información de registro requerida, una vez completado al 100% solicitar la validación de tu empresa al correo proveedores3@suplos.com.

Podrás realizar el seguimiento y control del estado de tu factura a través de la plataforma Suplos https://proveedores.suplos.com/

Si tienes dudas sobre el proceso puedes escribirnos a soporte@suplos.com ahí nos envías documentación de soporte adjunta, como:  PO (Orden de compra), GR (Entrada de mercancía o servicios) y Representación Gráfica, indicando que deseas conocer el estado de tu factura, te daremos respuesta en el menor tiempo posible.  

La ventanilla física está ubicada en la oficina principal de Bogotá, Colombia: Carrera 7 No. 156 – 10 Edificio North Point – Torre Krystal. Piso 25. Atención: Equipo de Radicación de Facturas.

Para anticipar el pago de tus facturas, puedes escribir a mprieto@suplos.com o llamarnos al teléfono: 3184135641