Desconocer la importancia del flujo de caja dentro de una organización es, fácilmente, desconocer la importancia de esta en sí. Es un medidor muy preciso y real de la salud financiera de las compañías. Con un adecuado seguimiento, puede definir con claridad la hoja de ruta idónea para los propósitos empresariales de mediano y largo plazo.

El control del Flujo de Caja suele ser una labor que, con esfuerzo y dedicación, lleva el área de finanzas y más específicamente, el tesorero.

Generalmente, no todas las áreas de la compañía participan en la estructuración y a pesar de su relevancia y de los avances que técnicos – tecnológicos actuales, es común encontrar su seguimiento en hojas de Excel. Es momento de hacer cambios a este proceso.

Estando en un punto de la historia donde se agrega tecnología a casi todos los procesos que nos rodean: tecnología en salud, en venta/compra de bienes y servicios, en educación, en logística, en banca, en abastecimiento y finanzas, no es posible dejar por fuera al Flujo de Caja y que su única tecnificación sea sofisticar una hoja de Excel (a pesar de ser una herramienta sobresaliente en sus bondades de cálculo).

¿Cómo digitalizar el Flujo de Caja?

Para incluir una adecuada digitalización del proceso se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Definir con claridad entradas y salidas

Las líneas de percepción y ejecución de recursos no son infinitas. Deben agruparse de la forma en que más le agreguen valor a los análisis de la organización, permitiendo así, no solo darle un marco de revisión más metódico a la empresa, sino identificar con mayor celeridad las desviaciones que afectan al negocio.

2. Establecer escenarios de referencia

Validar la ejecución es clave, pero también lo es poder tener puntos de relación como lo pueden ser el presupuesto o el forecast para certificar si se está siguiendo el camino trazado. Es de esta forma que agregar diferentes escenarios a la herramienta de digitalización, sirve para sintetizar en un solo marco la validación y de paso las medidas para acercarse a la meta o a seguir enfatizando los puntos que nos están llevando a superarla.

3. El Flujo de Caja no es solo responsabilidad del tesorero

La digitalización del proceso debe estar englobada en una cultura de hacer cada vez más participes a todas las unidades de negocio sobre lo que sucede con el Flujo de Caja. Se puede asignar a roles que manejen líneas de entrada y salida clave en la organización, la responsabilidad de diligenciar semanal, quincenal, mensual o bajo el esquema temporal que se decida, las estimaciones que construirán el flujo a comparar contra presupuestoo forecast. Así, se enriquece la discusión sobre aciertos o desviaciones frente a las proyecciones y la empresa, como un todo, toma las riendas sobre su flujo de recursos.

4. Parametrizar alertas y notificaciones

Al definir roles y perfiles, también se pueden definir límites permitidos para las desviaciones, aprobaciones y acciones puntuales de registro sobre la herramienta que ayuden a tener una vigilancia adecuada y en tiempo real sobre los registros, pero sobre todo el desempeño del flujo de caja.

Tener un control digital permite tomar medidas propositivas y anticipadas, antes de llegar a sorpresas de fin de mes que vayan en detrimento de los recursos de la empresa.

5. Creación de cuadros de seguimiento

Se debe reemplazar la dinámica de muchas compañías de utilizar sistemas robustos para descargar información y luego hacer los reportes en Excel. Se debe aprovechar al máximo la digitalización del flujo para dentro del mismo sistema estructurar los reportes que se requieren y que automáticamente se generen.

De nuevo, la parametrización de roles y perfiles se vuelve vital, ya que pueden asignarse cierta tipología de reportes para ciertos perfiles y otros para el resto de los usuarios.

Importante: La tecnología per se no aportará la solución si no se contempla el adecuado ensamble de los puntos relacionados. Suele ser un error común pensar que solo por comprar la herramienta más sofisticada del mercado ya se está atacando el problema, es determinante también abordar la cultura y la disciplina de control de recursos.