Las áreas de abastecimiento son uno de los pilares de las compañías, por ello deben ser ágiles, estratégicas y transparentes. Uno de los puntos críticos es precisamente, la agilidad de sus operaciones. Sin embargo, con el uso de tecnología y buenas prácticas este factor puede optimizarse considerablemente.

Al ganar agilidad en los procesos, las áreas de abastecimiento pueden anticipar o detectar cambios en las condiciones de los negocios y tomar decisiones eficaces que respondan rápidamente a estas variaciones en las condiciones de sus operaciones.

En este sentido, incrementar la agilidad en los procesos de abastecimiento permite cumplir tres objetivos prioritarios: convertir las áreas de compras en un equipo de valor dentro de las compañías, reducir los costos de adquisiciones y, por último, aumentar la satisfacción de las áreas usuarias de las organizaciones.

Tecnología: un factor clave

Sin duda, la tecnología es una base para construir un área de abastecimiento más moderna y ágil. Algunas estrategias apalancadas en tecnología pueden ser:

1.Unificar los sistemas empresariales

Pasar de una “colcha de retazos” a un único ambiente para la gestión de abastecimiento, tiene beneficios como: aumentar la visibilidad de los datos de compras, facilitar la comunicación entre áreas para agilizar la toma de decisiones, reducir los costos de infraestructura y realizar actualizaciones a gran escala de una forma más rápida.

La recomendación es dar el siguiente paso y adquirir un servicio end-to-end que abarque todo el proceso desde el presupuesto hasta el pago de proveedores.

2.Migrar las aplicaciones a la nube

Cambiar las plataformas on premise a cloud ayuda a flexibilizar los procesos y garantizar la accesibilidad de las partes interesadas en cualquier momento, lo que contribuye a la agilidad de las áreas de compras.

3.Utilizar la data generada en el área

Aumentar la visibilidad y el aprovechamiento de la información es clave para transformar las áreas de Compras. Uno de los distintos usos es analizar los datos en los procesos de oferta y demanda para optimizar las contrataciones, reducir tiempos e implementar prácticas ágiles que impacten los resultados del área. (ver otros usos de Analytics y AI)

Algunas tareas recomendadas

Al igual que la tecnología, también es importante incluir algunas prácticas en el día a día. Por eso recomendamos algunas acciones que se pueden implementar:

·       Tener un listado de proveedores de respaldo en caso de que los proveedores principales no puedan cumplir con los requerimientos de la organización.

·       Mitigar el riesgo para la compañía al hacer monitoreos activos de los proveedores para garantizar su solvencia y la capacidad de satisfacer la demanda.

·       Realizar programas de capacitación internos para que cada persona del equipo tenga conocimiento sobre las operaciones. Esto es clave para disminuir la curva de aprendizaje en casos de expansión, creación de nuevos roles o responsabilidades en el área.

·       Preparar planes de acción en caso de excedentes o escasez de materiales o fluctuaciones de proveedores, esto para garantizar que la cadena de suministro no se detenga.

Las áreas de abastecimiento que busquen convertirse en aliados estratégicos en las compañías, sin duda requieren evaluar la forma como emplean la tecnología en sus procesos y la agilidad en la ejecución de las estrategias. Cuando las buenas prácticas, el talento humano y la tecnología se unen, los resultados de las áreas cambian radicalmente.

Fuente: GEP.