El día a día de muchas empresas está marcado por la necesidad de encontrar soluciones, ya sea para la adquisición de bienes o servicios que ayuden a dar continuidad a su operación. En este contexto, deben acudir a terceros idóneos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo. Es aquí donde la ejecución de procesos de licitación se convierte en una práctica común. Desafortunadamente, para algunos se convierte en el inicio y fin inmediato del proceso debido a la falta de un engranaje adecuado para su finalización. 

La estructuración de una licitación busca cubrir desde todas las perspectivas: legal, financiera, funcional, técnica, operativa, entre otras, para encontrar al candidato idóneo que pueda apoyar en la necesidad estratégica. Sin embargo, en muchos casos, la sobrecarga en la demanda de especificaciones, la alta carga documental y, especialmente, la falta de una herramienta adecuada para su trazabilidad y control, hacen que el proceso sea inmanejable, llegando en algunos eventos a su cancelación anticipada. 

¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de licitar? 

Es determinante contar con algunos factores clave antes de emprender un proceso de licitación que sirvan para no desistir en el camino o cometer alguna imprecisión: 

Tener muy claro el objetivo del proceso que se quiere iniciar

Puede parecer básico, pero en algunos casos, la falta de precisión puede traer a la mesa proponentes incorrectos o ralentizar el proceso al no encontrar interesados. 

Contar con herramientas de apoyo digitales

El desarrollo de una licitación a partir de procesos manuales y físicos puede convertirse en una verdadera pesadilla al no tener control sobre qué información está actualizada, dónde reposan los documentos de cada proponente, quiénes son los interesados en participar, cómo organizar la información sin mezclar lo legal, lo financiero o lo funcional. 

Hacer una definición clara de los recursos a asignar

Puede presentarse que la precisión sobre el presupuesto a asignar como frontera o límite no se haga en el momento adecuado y luego, a mitad del proceso, se evidencie que no hay forma de avanzar con el proyecto. 

La mejor alternativa es llevar a cabo un proceso digital, trazable, que permita definir candidatos idóneos, que permita dividir con claridad cada capítulo a gestionar por los proponentes y donde se pueda tener control de cada uno (desde la entrega de documentos hasta la evolución en el proceso). Asimismo, el sistema debe permitir aclarar dudas en línea y dar a cada proponente una visual nítida de cómo avanza el proceso. Finalmente, y siendo un punto no menor, debe dar transparencia del paso a paso donde un rol auditor pueda corroborar la adecuada ejecución de la licitación.