¿Son las negociaciones virtuales más o menos efectivas para crear valor a todas las partes? El resultado es mixto. La negociación virtual tiende a dejar las partes con resultados objetivos más pobres dejando menos calidez y confianza durante el proceso. En este artículo te contamos cómo preparar y cómo liderar una negociación de manera virtual.

En los últimos meses, casi todas las negociaciones han sucedido de manera virtual. Incluso antes del Covid-19 muchos negociadores se estaban apalancando de herramientas digitales. Tecnologías como videos, teleconferencias de bajo costo y el e-mail se convirtieron en oportunidades para que los equipos planifiquen y negocien mejor con sus contrapartes.

Primero las malas noticias: Negociar virtualmente tiende a dejar a todas las partes con un resultado objetivo más pobre del planeado, dejando menos calidez y confianza durante el proceso. Más aún, análisis de meta-data del 2002 sugiere que la toma de decisión en grupo es menos efectiva, menos satisfactoria y más prolongada cuando los grupos no se comunican cara a cara.

En cuanto al e-mail – que es el refugio preferido de los introvertidos para manejar el conflicto – tendemos a ser menos cooperativos, tal vez porque tenemos menos inhibición para expresar quejar u opiniones negativas. También tendemos a sobreestimar qué tan bien nuestros mensajes han sido entendidos por nuestros receptores. Estudios del 2019, también muestran que no somos muy buenos leyendo las emociones por medio del e-mail.

La buena noticia es que investigaciones sugieren posibilidades para incrementar nuestras opciones para tener éxito en las negociaciones con un contexto virtual.

Cuando estés planeando Negociaciones Virtuales

1. Asigna roles claros a tu equipo:

Las llamadas con más de 4 personas pueden hacer que se pierda el hilo rápidamente. Asegúrate de preguntar: ¿quién abrirá la reunión?, ¿quién explicará la propuesta?, ¿quién responderá las preguntas?, ¿quién hará el resumen de los siguientes pasos?,¿cómo será la comunicación no en línea?

2. Especifica -y practica con – métodos no-online para comunicarte:

 Existen muchas historias en donde mensajes “privados” aparecen en la pantalla principal y son visibles para todo el mundo. Para evitar esto se pueden usar diferentes herramientas. Por ejemplo, si estás usando Zoom, usa tu teléfono y una aplicación diferente para chatear con tus compañeros de trabajo.

3. Mantén las conversaciones cortas:

Chatear durante las negociaciones puede ser importante, pero un estudio encontró que realizar múltiples actividades en paralelo con un teléfono inteligente mientras que se negocia genera menores resultados, es calificado como menos profesional y disminuye la confianza de las contrapartes. Para comunicarse con compañero en una negociación, la brevedad es una virtud.

4. Entre más grande mejor:

Charles Naquin y sus colegas encontraron que los negociadores que se comunicaron a través de video tuvieron un mejor desempeño que los negociadores que usaron correo electrónico o mensajes de texto. Además, aquellos que usaron una pantalla de computador más grande tuvieron un mejor desempeño que los que usaron una pantalla más pequeña. Entre más fácil se pueda ver a las contrapartes, se desperdiciará menos esfuerzo cerebral.

5. Corto y concreto:

Así como el video y el teléfono son  preferidos sobre el e-mail o el texto, son también desgastantes. Los videos y teleconferencias cortas pueden permitir que las partes tengan mayor atención en las negociaciones.

Cuando estés liderando Negociaciones Virtuales

1. Genera conexiones al principio:

Tomarse unos minutos para conectar con una charla general puede ayudar a generar una interacción más colaborativa. Estudios de Michael Morris muestran que los individuos asignados al azar para que tuvieran una conversación previa antes de negociar por e-mail obtuvieron mejores resultados financieros y sociales, frente a aquellos que empezaron a negociar de manera inmediata.

En otro experimento, se iniciaron las negociaciones con algo de humor generando resultados superiores. En general, tener conexiones a nivel personal tiene un efecto poderoso en las diferentes etapas de negociación.

2. Clarifica restricciones y supuestos:

Las reuniones por video y teleconferencias pueden iniciar mal si los interlocutores empiezan a diferentes tiempos. Después de tomarte algunos minutos para conectar con las personas, asegúrate de clarificar rápidamente el propósito de la reunión y el tiempo que se tiene fijado. Por ejemplo, si una parte clave debe irse antes, puedes reconfigurar la agenda al principio de la conversación.

3. Ocultar la vista propia:

La evidencia sugiere que cuando te ves durante una llamada se tiende a incrementar la autoconciencia y la autocrítica. Particularmente, si ya evidenciaste esta tendencia, es mejor que apagues el video en donde te ves.

Al final, no hay un sustituto tan rico como el de negociar “cara a cara”. Sin embargo, mientras navegamos este periodo de virtualidad, es útil recordar que las herramientas digitales pueden propiciar negociaciones más eficientes y pueden ayudarnos a mantenernos conectados – si logramos entender cómo podemos disponer dichas herramientas con su mejor uso.

Adaptado y Traducido del inglés de: Hal Movious (Harvard Business Review)