Son muchas las estrategias de negociación que un comprador puede usar con el fin de obtener grandes descuentos en el ejercicio de compra de bienes o contratación de servicios dentro de una compañía, pero siempre queda en la mente de los profesionales de abastecimiento la duda si el esfuerzo realizado fue el suficiente para tener el mejor precio y por otro lado la satisfacción que, si no se hubiera hecho la negociación, el precio de compra estaría muy por encima al resultado final.

Hay algunas teorías del abastecimiento estratégico, que hablan de que el verdadero precio de una compra solo es posible obtenerlo a través de una Subasta Inversa. Esta modalidad se refiere a la puja dinámica efectuada en un período de tiempo definido, donde los oferentes ajustan a la baja su oferta respecto a aquella variable de precio susceptible de ser mejorada.

Recomendaciones para una subasta inversa

Vamos a detallar algunas recomendaciones básicas que pueden maximizar el ejercicio de una subasta inversa:

• No todas las categorías son idóneas para realizar una subasta inversa
• La mejor herramienta para realizar una revisión global acerca de la posibilidad de realizar subastas inversas en una categoría es la Matriz de Kraljic.

Lo primero a descartar es si corresponde al cuadrante de cuellos de botella (Bajo Impacto – Alta Complejidad) o también llamados Críticos; algunas características de este cuadrante son la escasez de proveedores lo cual restringe los márgenes de maniobra con respecto al suministro o a la prestación del servicio y lo que se busca en la mayor medida es reducir la dependencia de proveedores únicos.

Por tanto, acá hallamos la primera característica de las Subastas Inversas: buena capacidad de oferta del mercado con multiplicidad de oferentes.

Los cuadrantes para las subastas

El cuadrante de los Rutinarios (Bajo Impacto – Baja Complejidad) tiene esta característica inicial de múltiples oferentes; sin embargo, al ser menor el impacto, el objetivo apunta principalmente a la velocidad y satisfacción de los usuarios internos más que a la reducción de costos. En este caso, los contratos marcos o catálogos electrónicos pueden llegar a ser una mejor estrategia, que ejecutar subastas inversas; no está totalmente excluido, pero no es la prioridad.

 La segunda característica de las Subastas Inversas es generar una reducción de costos importante o por lo menos conocer el precio real para poder ajustar presupuestos en caso de ser necesario.

En el cuadrante estratégico (Alto Impacto – Alta Complejidad) rompe igualmente, con la primera característica de multiplicidad de oferentes y por tanto queda descartado, en estas categorías se buscan alianzas estratégicas, vínculos tempranos, enfoque de valor a largo plazo e integración vertical.

Por último, el cuadrante ideal para ejecutar Subastas Inversas es el de apalancados o “commodities” (Alto Impacto – Baja Complejidad), ya que son las categorías que representan el alto porcentaje de ganancias para la compañía con muchos proveedores disponibles. Así se  facilita el cambio de proveedores, calidad de productos o servicios estandarizada, adicional existe una relación de poder del comprador hacia el oferente por el alto valor de la compra y las diferentes alternativas de mercado.

Categorías para las subastas

En caso de no tener identificada aún la categoría lo ideal es poder verificar en el plan anual de abastecimiento las compras y contrataciones recurrentes y de montos considerables para realizar posteriormente el análisis de la categoría. Sin embargo, es muy común no contar con una planeación detallada y este punto la herramienta a usar es el histórico de compras. Aunque está lejos de ser el insumo perfecto, puede dar pistas sobre la identificación de las categorías para realizar la subasta inversa.

Una vez identificada la categoría es muy importante entender el contexto y conocimiento de todas las aristas del mercado, con el fin de poder determinar las mejores condiciones para definir las reglas de la subasta inversa.

El tema es bastante extenso porque implica category management objeto de otros blogs, pero como recomendaciones básicas en este punto la ejecución de RFx, es una excelente herramienta para determinar la reglas de la subasta inversa.

La realidad de este tipo de subastas es que en gran medida no es muy atractiva para los oferentes, por la misma naturaleza y porque el resultado es la reducción de los márgenes de ganancia. En el RFP (Solicitud de precios) se recomienda solicitar aclarando en el contexto que esto va a desembocar en una subasta inversa con el ánimo de ser transparentes y obtener igualdad de condiciones de los participantes.

En condiciones normales los precios ofertados en esta fase son bastante elevados debido a que los oferentes intentan plasmar una base de precios de entrada muy superior a los precios reales. En este punto es muy importante convocar a comités de abastecimiento y poder diseñar un precio de entrada cómodo que permita justamente que oferentes realicen la puja, pero no tan alto que se exceda lo presupuestado.

Establecer reglas

Dentro de las reglas quedan dos parámetros importantes para definir: las reglas de decremento y la ampliación de plazos dependiendo de la última puja. Con respecto a las reglas de decremento se define cada paso mínimo, en términos de precio, que puede descontar el oferente en cada puja. Es muy importante moverse con porcentajes pequeños que incentiven al oferente pujarmás veces, buscando lograr el primer lugar en la subasta.

El habilitador tecnológico debe ser lo suficientemente robusto que permita actualizaciones en línea por parte de los oferentes y que permita las ampliaciones de plazo para pujas en los últimos minutos. Hay un detalle con respecto al desarrollo de la subasta inversa y es poder mostrar a cada oferente su posición solo si se encuentra en los primeros lugares (como máximo el tercero) con el fin degenerar la necesidad de pujar para entrar en los primeros lugares.

Luego de realizar un ejercicio de subasta inversa y conseguir los objetivos por parte de la organización, la satisfacción del deber cumplido por parte del comprador es indescriptible. Debería ser un prerrequisito en los procesos de selección de compradores que hayan ejecutado una subasta inversa por cada año de experiencia, este ejercicio da un grado especial de conocimiento que permite conocer el verdadero precio de una categoría.