Debido a sus variadas ventajas, hoy en día la tercerización es parte importante en el desarrollo de distintos procesos en las compañías, por lo tanto, para las organizaciones que tercerizan se ha vuelto relevante realizar un adecuado seguimiento a los recursos, ya sean de mano de obra, equipos y/o materiales suministrados por sus aliados, los cuales son necesarios para la ejecución de los contratos. Este proceso se realiza con el fin de mitigar ciertos riesgos que se pueden presentar en dicha ejecución tales como; el uso de materiales o equipos no conformes, la no disponibilidad de recursos, la no experiencia de la mano de obra, y/o el incumplimiento ya sean en requerimientos técnicos y legales.
Al anticiparse a estos riesgos las organizaciones están garantizando que el contrato se ejecute en los tiempos establecidos, bajo el objeto y el alcance determinado y con la disponibilidad de recursos asignados.
¿Cómo se realiza un adecuado seguimiento a los recursos asignados en los contratos?
Es importante tener en cuenta que, para hacer el seguimiento a la gestión de los recursos en los contratos, la participación de nuestros aliados / terceros es primordial pues ellos son quienes deberán compartir la información y documentación necesaria para hacer el seguimiento.
Etapas del seguimiento a la gestión de los recursos
Existen distintas etapas que pueden ser usadas para realizar el seguimiento en la ejecución de contratos, aunque recomendamos las siguientes, es importante tener en cuenta que los criterios de validación o etapas pueden cambiar de acuerdo con las necesidades de cada compañía.
- Determinar la información: en esta etapa es necesario identificar el tipo de información que se validará que contengan tanto los contratos como los recursos asignados al contrato.
- Identificar los contratos que requieran de validación: es primordial determinar aquellos contratos que requieran de un seguimiento de información y documentación ya sea porque tienen un elevado valor o porque su objeto o alcance así lo requieren.
- Establecer tiempos: en esta etapa se establecen los tiempos y la frecuencia en la cual el aliado / tercero deberá compartir la información solicitada en el paso de “determinar información”.
- Validar información: esta etapa corresponde a la validación de la información de los contratos suministrada por el proveedor, en ella se busca que se esté cumpliendo con los requisitos de la etapa 1.
- Reportar observaciones / hallazgos: en el caso de que, al realizar la validación, la información no cumpla con los requisitos establecidos, es importante reportar al proveedor para que se realice el respectivo ajuste.
- Ajustar información: si existen observaciones en la validación, el proveedor deberá ajustar dicha información. En esta etapa es necesario mantener contacto directo entre el equipo validador y el proveedor para subsanar cualquier inquietud o comentario que se presente.
