Cuando se va a iniciar un proyecto de digitalización en abastecimiento lo primero se debe realizar es un levantamiento de la necesidades funcionales y uno de los objetivos principales es la inclusión de la automatización de diferentes procesos que en la operación actual implican grandes esfuerzos de tiempo en procesamiento manual. Así se mapean controles existentes y se agregan nuevos para darle asegurabilidad al proceso, se incluyen flujos de aprobación, chequeos adicionales de verificación y muchas veces este levantamiento puede verse afectado por la viabilidad técnica o inclusive por la relación costo-beneficio de realizar grandes esfuerzos en desarrollo por la complejidad de la solicitud. 

Es muy importante realizar constantes chequeos en el proceso de levantamiento de las especificaciones funcionales y de las restricciones técnicas que pueden existir, con el fin de no generar falsas expectativas en la generación de documentos imposibles de ejecutar. 

10 automatizaciones que debes validar 

A continuación, el decálogo de las tareas que, por la experiencia, ya deberían generar una alerta temprana al equipo funcional que, en caso de levantarse como una necesidad en el proyecto de digitalización en abastecimiento, deberían tener una validación técnica antes de poder avanzar en las definiciones: 

Flujos de aprobación variables de múltiples dimensiones 

El proyecto de digitalización de abastecimiento, en la mayoría de los casos, se convierte en un apalancador de la revisión general de las políticas de aprobación, las cuales pueden ser restrictivas, paquidérmicas y obsoletas y fueron creadas con un contexto muy diferente. Tener la variabilidad y múltiples dimensiones de dependencia para las aprobaciones, no solo tiene una complicación técnica, sino que supone fricciones a la hora de implementar el proyecto, ya que se está cambiando la herramienta y metodología de trabajo a los aprobadores que han operado durante mucho tiempo. 

Reemplazar tareas de la herramienta transaccional 

Es muy importante nunca perder de vista que el proyecto de abastecimiento digital puede ser bastante diferente a reemplazar funciones de la herramienta transaccional como el ERP. En abastecimiento digital se implementan herramientas que permitan trazabilidad y transparencia y adicional, agilizar procesos, pero desemboca finalmente en la creación de un proceso en el ERP el cual no puede ser reemplazado, dado que es la herramienta transaccional la que conecta mundos como el abastecimiento y las finanzas, que deben perdurar en el tiempo. Por tanto, no se puede suponer que las herramientas de digitalización de abastecimiento pueden reemplazar totalmente la herramienta transaccional. 

Integraciones con sistemas legados desarrollados internamente 

 Muchas veces se pretende que sistemas que fueron desarrollados a la medida por recurso interno de la compañía, que muy posiblemente no tienen labores de mantenimiento de mejora por no ser un foco importante en sus tareas del día a día, se integren a las herramientas de abastecimiento digital. Como premisa, todos los sistemas pueden ser integrados, sin embargo, el esfuerzo que supone intervenir un sistema legado de esta naturaleza representa grandes problemas en la materialización del proyecto. 

Integraciones entre sistemas 

Continuando con el tema de integraciones entre sistemas, poner a conversar a dos equipos con metodologías diferentes, tiene un reto importante. Es relevante conocer los backlogs y disponibilidades de ambas herramientas y diseñar un cronograma conjunto que no genere interferencias. 

Reemplazar conceptos humanos por controles automáticos 

Al revisar las tareas que ejecutan diferentes personas en la compañía, los cuales son manuales y representan gran operatividad, suelen suponer que son automatizables al 100%; es necesario revisar la filigrana de la tarea ejecutada, ya que las verificaciones que realiza un humano, el cual interpreta, indaga, calcula, no siempre es automatizable y se debe estar dispuesto a perder algunos controles en caso de tomar la decisión de suplirlo con la herramienta de digitalización. 

Asignación de tareas a recursos disponibles 

 Es común que en algunas  tareas que son ejecutadas por un grupo de personas del mismo nivel y conocimiento, se pretenda realizar una distribución automáticas por la disponibilidad. Es importante tener en cuenta que la distribución que se hace posible día a día en reuniones, por conocimiento o por autogestión no son variables que se puedan configurar automáticamente y se terminan implementando distribuciones irrealizables en la práctica. 

Homologar funcionalidades de herramientas ofimáticas 

 Pretender que la herramienta de abastecimiento digital ejecute la misma funcionalidad de una herramienta de cálculo como Excel o una de una herramienta de procesamiento de texto como Word, genera grandes complicaciones en los desarrollos y siempre van a distar bastante de obtener toda la potencia de lo que se ha logrado por décadas de las herramientas ofimáticas. 

Tareas puntuales o estacionales 

Siempre va a ser difícil sustentar, en el análisis de costo beneficio, la implementación de la automatización de tareas que solo se ejecutan una vez o se ejecutan en un período determinado de tiempo. Generalmente, requieren muchos recursos de desarrollo para ejecutar una tarea que perfectamente, con una política y el correcto seguimiento de su aplicación por proceso se podría evitar. 

Migración de procesos entre herramientas no homologadas 

Imaginar que la implementación de una herramienta de abastecimiento digital reemplace totalmente otra que ya fue implementada y está obsoleta, puede resultar en una ingenuidad. Es muy importante pensar en una implementación de procesos nuevos, dado que la migración y su continuidad tienen muchísima fricción, la acción de reemplazo ya indica que algo no estaba funcionando correctamente con la herramienta anterior. 

Cambios retroactivos a procesos finalizados 

Con la misma línea del punto anterior, pretender realizar cambios retroactivos de funcionalidades a procesos que ya fueron finalizados, siempre requiere un esfuerzo en desarrollo y mucho más en los equipos de pruebas, dado que se debe replicar mucha parte de la historia para hacer todo tipo de pruebas negativas (aplicación de datos no válidos a un set de pruebas) 

Es muy importante tener en cuenta que los esfuerzos del abastecimiento digital es una tarea conjunta de los equipos funcionales de compras y los equipos de apoyo de tecnología al equipo de abastecimiento y solo el correcto engranaje entre estos dos principales actores ayudan a minimizar los riesgos y maximizar el éxito del proyecto.