El ciclo Plan-to-Pay (P2P) abarca desde la planeación de necesidades de compra hasta el pago a proveedores. Sin embargo, en este proceso es común encontrar retos y errores que resultan en pérdida de eficiencia, aumento de costos, entre otros. En estos casos, la tecnología juega un papel clave para prevenir y mitigar estas situaciones.
Errores comunes en abastecimiento
1. Falta de visibilidad en los procesos
Una falta de visibilidad de los procesos puede generar costos innecesarios, incumplimiento de las regulaciones y posibles interrupciones en la Cadena.
La solución: La implementación de un software para la gestión de compras puede contribuir a la visibilidad completa de los procesos, desde la planeación hasta el pago. Esto ayuda a tomar decisiones informadas y a mantener el control.
2. Falta de coordinación entre departamentos
Cuando los departamentos operan como islas que no se comunican, se corre el riesgo de duplicar esfuerzos, generar reprocesos, tener pagos duplicados, comprar bienes que existen en stock y aumentar los costos.
La solución: Implementar un sistema de gestión integrado y en único ambiente que conecte a las áreas involucrados y a sus usuarios en el proceso de abastecimiento. Esto permitirá una comunicación fluida, acceso a la información en tiempo real y colaboración efectiva.
3. Incumplimiento de plazos
Los retrasos en las requisiciones o pagos pueden tener un impacto negativo en la cadena de suministro y en la relación con proveedores.
La solución: Utilizar un software de automatización de tareas para establecer recordatorios y notificaciones, asegurando que cada etapa del proceso se complete.
4. Falta de comparación de proveedores
Contratar al primer proveedor disponible en lugar de comparar opciones puede resultar en precios poco competitivos, una calidad inferior en los productos y procesos poco transparentes.
La solución: Utilizar una plataforma tecnológica que permita hacer precalificaciones de proveedores y aplicar filtros para tomar decisiones informadas. Si esto se combina con herramientas de análisis de datos que comparen precios, plazos de entrega y calificaciones de proveedores los procesos se optimizarán.
5. Tener información desactualizada de proveedores
Utilizar información desactualizada sobre productos, precios y proveedores lleva a reprocesos, atrasos y estimaciones erróneas en los procesos.
La solución: Implementar un sistema de gestión de proveedores que integre información actualizada y validada sobre estos posibles aliados comerciales.
6.Falta de escalabilidad
Utilizar sistemas manuales o tecnologías tradicionales limita la capacidad de adaptarse al crecimiento y los cambios en las necesidades del negocio.
La solución: Las plataformas tecnológicas de SaaS son escalables se adaptan a medida que la organización crece, lo que permite mantener la eficiencia y el control.
7. Procesos manuales
La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores humanos y demoras.
La solución: La automatización de los procesos mediante sistemas de gestión de compras reduce errores y agiliza el flujo de trabajo, desde la generación de órdenes de compra hasta la recepción y el pago.
