A la gestión de abastecimiento estratégico le es inherente el manejo de actividades y transacciones que pueden percibirse como engorrosas. El manejo de solicitudes de pedidos, asignaciones presupuestales, aprobaciones, liberaciones, legalización de documentos contractuales, pólizas, entre otras, hacen que para muchas personas nuestra gestión como compradores sea definida como “un ladrillo”. Sin embargo, para nosotros al ser parte de nuestro día a día, este “ladrillo” se convierte en el medio para ejecutar y desarrollar nuestra gestión estratégica de abastecimiento, que impacta en resultados para el negocio a un alto nivel.

En el marco de las gestiones diarias, las subastas electrónicas surgen como una tarea que se puede incluir como tipo de negociación. Es claro que no todos los bienes y servicios son susceptibles de ser manejados como subasta inversa o a la baja; no obstante, está demostrado que una subasta electrónica bien ejecutada puede traer muy buenos réditos. Un ejemplo de esto, se resume en cómo los bogotanos lograron un ahorro cercano a USD 1.000.000 durante menos de 60 minutos de ejecución de una subasta electrónica.

Estructurar una subasta electrónica es menos complicado de lo que de entrada cualquier profesional de abastecimiento o área usuaria, pueda imaginarse. Sin embargo, es clave cumplir con unos pasos específicos para maximizar la probabilidad de éxito en su ejecución. A continuación se enumeran etapas cronológicas clave:

1.Definir el bien o servicio a subastar

Conforme la matriz de Kraljic, el cuadrante ideal para realizar subastas electrónicas es el cuadrante de los bienes y servicios apalancados, en los cuales tenemos un volumen atractivo de gasto en términos monetarios y un riesgo/impacto bajo para la operación.

Sin embargo, no es descabellado pensar en subastas de ítems rutinarios con la premisa de agregar demanda y maximizar el volumen de compra. Por ejemplo ¿por qué no pensar en un contrato de insumos de papelería por un periodo largo de tiempo? Hacer una subasta para un contrato de más de 5 años de este tipo de insumos desemboca en una drástica disminución de transaccionalidad y hace que una subasta pueda ser atractiva para los proveedores, en vista que es un negocio de largo plazo.

El cuadrante estratégico puede ser tenido en cuenta para subastas electrónicas, sin poner en riesgo la disponibilidad del suministro o alianzas estratégicas con proveedores. Mientras que el cuadrante de los ítems “cuello de botella” normalmente no aplica para subastas, hasta que no se logre estratégicamente reubicar la categoría en otro de los cuadrantes, dado que por el riesgo del suministro este tipo de negociaciones no son beneficiosas.

2.Hacer un proceso riguroso de preselección de oferentes

Es fundamental realizar un análisis de proveedores a nivel legal, financiero y técnico. Algunos pasos inexorables para definir oferentes calificados que puedan participar en la subasta electrónica, son llevar a cabo una pre-calificación de proveedores, un RFI previo que permita analizar el mercado y la idoneidad de oferentes, así como entender aspectos técnicos y económicos del proceso.

En una subasta el factor clave es el precio, una vez la ejecutemos se convierte en el elemento decisivo. Salvo factores logísticos para igualar ofertas en términos de Incoterms, o factores de calidad, que deben ser manejados con extrema objetividad para no afectar en ninguna circunstancia la transparencia del proceso.

3.Analizar el tipo de subasta aplicable

Existen distintos tipos de subastas electrónicas y reglas aplicables a las mismas: prórrogas, sobres abiertos, cerrados, factores, etc. Este análisis depende de cada caso, la competitividad y los objetivos del comprador. Elegir la mejor estrategia es un factor clave de éxito.

4.Entrenar a los proveedores

Se debe dar espacio a los proveedores para que conozcan las reglas del juego, se familiaricen con el sistema y el concepto de subasta electrónica y aclaren todas sus dudas. Las subastas de simulacro son esenciales para surtir este paso, así como para dar tranquilidad y sensación de total transparencia en el proceso.

5.Monitorear la subasta electrónica

Es clave y totalmente necesario poder ver la subasta. El comprador define qué roles pueden monitorear la subasta para llevar el control en tiempo real de su avance y tener total certeza del minuto a minuto de la misma.

Una subasta no garantiza ahorros inmediatos, pero bien estructurada y ejecutada maximiza la probabilidad de que los mismos se obtengan. Es claro que las subastas electrónicas son el medio, sin embargo, la estrategia y trabajo del comprador estratégico es un factor esencial para que el proceso se lleve a un feliz término. Asimismo, se deben estructurar las subastas a nivel estratégico y ejecutarlas con un sistema que cumpla con todos los estándares para maximizar ahorros y garantizar la transparencia del proceso.