Este blog é projetado para o tipo que deita e acorda querendo mudar sua profissão e não quer manter sua posição atual na área de suprimentos. Aquele que deseja mudar sua vida e está cansado de buscar informações manualmente, passando o dia inteiro olhando o correio e fazendo pesquisas no Excel.

Existem muitas ferramentas no mercado que tornam a vida do comprador centrada na análise e longe da operação, essas ferramentas são chamadas de e-procurement, e-sourcing, que podem ajudar a transformar sua tarefa em um caminho de paixão.

Vamos dar uma olhada nos diferentes módulos que compõem uma ferramenta desse tipo e que, pelo menos, facilitam sua busca na internet e tentam trazer opções para seu chefe.

Módulos para a contratação digital

1. Módulo de planejamento: Este é o início do ciclo de abastecimento, onde toda a informação das diferentes áreas e projetos da empresa deve ser coletada em termos de serviços para a contratação de materiais de abastecimento, com as datas previstas, permitindo ao comprador ter uma visão 360 das necessidades e também planejar estratégias para obter o melhor abastecimento.
2. Módulo de terceiros ou fornecedores: Este ponto é importante para ter todos os requisitos que todas as diferentes áreas fazem das empresas que poderiam fornecer um serviço ou abastecimento. Neste ponto, você pode capturar os dados, arquivos em diferentes seções que permitem validar as informações.
3. Módulo de pré-qualificação: Essa funcionalidade permite comparar um grupo selecionado de terceiros ou fornecedores de uma determinada atividade que precisa ser avaliada sob os mesmos parâmetros financeiros, listas restritivas, segurança, experiências com outras empresas em atividades semelhantes e, com isso, competir posteriormente para apresentar uma proposta.
4. Módulo de Solicitações: Após o planejamento, é muito importante ter os detalhes dos requisitos das áreas com os diferentes documentos que permitem ao comprador ir ao mercado buscar propostas técnicas e econômicas. Neste ponto, é possível plasmar as especificações técnicas, os planos, as sugestões legais para inclusão em um futuro contrato, as sugestões dos terceiros e fornecedores que permitem ao comprador estar pronto para ir ao mercado.
5. Módulo de cotação: Agora é o momento de obter do mercado as propostas técnicas e econômicas da necessidade dada, e para isso, é necessário contar com um sistema que permita igualdade de condições para os participantes. Data de abertura e fechamento iguais, dúvidas resolvidas para todos, programação de reuniões para visitar a obra, se necessário. Depois de apresentadas as propostas, é importante contar com os mesmos critérios de avaliação pelas áreas especializadas para finalmente ter o quadro comparativo igualado que permita ter todas as informações automatizadas para a tomada de decisões.
6. Módulo de contratação: Ao tomar uma decisão sobre o terceiro ou fornecedor, é importante contar com uma ferramenta para reunir os documentos do contrato, rascunho, políticas, garantias, anexos e mais. Além desses documentos, é importante fazer todas as modificações no contrato, como prorrogação, aumentos, diminuição, suspensão, reinício e término do contrato, e ter toda a rastreabilidade.
7. Módulo de envio: Essa é uma das funcionalidades desse tipo de ferramenta que mais reduz a carga operacional do comprador, pois tem a possibilidade de acompanhar todo o processo da ordem de compra, tendo que fazer o acompanhamento dos atrasos, reclamações de qualidade, planos de ação e encerramento do abastecimento.
8. Módulo de catálogos eletrônicos: Nessa funcionalidade, o comprador pode reduzir muito a carga operacional para as necessidades que são muito repetitivas, sendo solicitadas diretamente pela área que precisa do material sem ter que enviá-lo ao comprador toda vez. Neste ponto, é possível configurar todos os contratos marcos com preços e condições já negociados com fornecedores específicos e permitir que, com algumas regras, o usuário final faça o pedido diretamente.
9. Módulo de desempenho e avaliação: Essa é uma atividade que, além de cumprir com as regras de conformidade, é importante para a tomada de decisões para manter os terceiros e fornecedores avaliados e prontos para realizar uma nova contratação se os números permitirem.
10. Módulo de recebimento e acompanhamento de faturas: Nessa última funcionalidade, é possível fechar o acompanhamento dessa compra ou contratação com a fatura e os diferentes estados para ter o controle do fluxo de caixa e do mundo financeiro.

Existe um mundo além do e-mail e do Excel que poderia melhorar sua vida, mesmo para o abastecimento digital!