Posterior a la etapa precontractual y contractual en la cadena de abastecimiento nace la ejecución del contrato la cual en la mayoría de los casos en las organizaciones es una responsabilidad de expertos de áreas usuarias, quienes normalmente requieren los bienes y/o servicios contratados como parte del desarrollo de sus actividades.

Etapas en la administración de contratos

Esta etapa tiene alta importancia pues es la puesta en práctica de todos los aspectos definidos en el contrato. En esta se debe cumplir de manera efectiva con las especificaciones propias del requerimiento, normatividad, políticas internas y condiciones del ofrecimiento del contratista, amalgamando la parte teórica definida con una realidad en la ejecución altamente eficiente a nivel de aprovechamiento de los recursos (costo-beneficio) donde se debe garantizar altos estándares de trazabilidad de información y documentación.

De esta manera, se debe contar con un programa correctamente definido para que los Administradores o Supervisores de contratos tengan conocimiento y experiencia en las pautas y mejores prácticas para realizar su tarea a cabalidad, destacándose el seguimiento y control de aquellos aspectos generales del contrato aplicable a todos los acuerdos generados por la organización, como aquellos puntuales del bien y/o servicio contratado, sus entregables, ANS, calidad, aceptaciones a satisfacción; pero también los mecanismos de solución de problemas o eventualidades durante su ejecución.

Aspectos relevantes

Como aspecto relevante, la realización de evaluaciones de desempeño del contratista durante la ejecución del contrato es fundamental para garantizar una correcta prestación del bien y/o servicio, permitiendo durante la misma vigencia el establecimiento de planes de acción en el caso de requerirse.

La documentación generada durante la ejecución propia de la actividad contratada con su revisión y validación, así como todos aquellos seguimientos, auditorias efectuadas, soportes del día a día y sus modificaciones (otrosíes, suspensiones, reinicios, terminaciones anticipadas, entre otros), son pilares fundamentales en el correcto manejo del contrato siendo relevante contar con todo su historial en un solo lugar garantizando la trazabilidad y respuesta oportuna ante cualquier requerimiento.

La tecnología hoy en día soporta este eslabón de la cadena de abastecimiento con soluciones en línea que se convierten en la mano derecha no solo del administrador del contrato, sino de su contraparte haciendo de este proceso un aspecto medible que permite la toma de decisiones requerida como parte del mejoramiento continuo implementado por las organizaciones.