En muchas de compañías los equipos de compras pueden percibirse como grupos aislados con mundos propios, que ejecutan su labor, pero no establecen grandes relaciones con las diferentes áreas de la compañía.

La mayoría de las veces, el éxito de un proceso de transformación del área de compras transaccional a un área estratégica de la organización tiene una mayor aceleración al conformar alianzas estratégicas con las diversas áreas de la compañía, inclusive tiene mejores resultados que solo tener un buen patrocinador.

A continuación, y sin un orden específico, se describe la importancia de cada una de las áreas de la compañía dentro de la estrategia de compras, no se especifican áreas como importaciones, logística o almacenes, ya que se tiene como premisa que estas áreas operan como un equipo integral del área de abastecimiento estratégico y se genera fácilmente sinergias que agregan valor a los procesos. Tampoco se menciona la principal área usuaria, operaciones, dado que es el cliente y toda la estrategia debe girar en torno a la satisfacción de sus necesidades.

Áreas aliadas de Compras

Recursos humanos

La elaboración de perfiles adecuados para el equipo de Compras es el punto de partida dentro del proceso de cambio.

Es importante vender al equipo de Recursos Humanos que existen temas relevantes que van más allá de la experiencia en Compras, como la vocación de servicio, inteligencia emocional, trabajo bajo presión y capacidad de solución de problemas.

Dentro del área de Compras es bastante común las tareas repetitivas y operativas, como la revisión de documentación para registrar un proveedor, elaborar un pedido de compras, entre otros, que requieren de personal incómodo que busque opciones para automatizar procesos y la mejora continua.

PMO o Áreas de Procesos

La definición de procedimientos y procesos pensados desde la necesidad del área usuaria (Operaciones) es de vital importancia. La mejor forma de detectar oportunidades de mejora es reunir al equipo de Compras y “dibujar” el flujo de procesos desde que surge la necesidad hasta la finalización y ver que cada integrante, maneja una cantidad de compuertas lógicas por las diferentes casuísticas que se convierten en un verdadero caos.

La mejor recomendación es no legislar para las excepciones y tratarlas como tal, así como definir procesos que unifiquen las conductas pensadas desde la mejor atención del usuario solicitante y no desde la comodidad del área de Compras.  

Tecnología

En muchos casos las necesidad de mejoras, automatización e implementación de herramientas tecnológicas para el área de Compras no tienen la misma prioridad dentro de los procesos de digitalización de las compañías y el peor de los mundos es ejecutar iniciativas de transformación tecnológica de los procesos de Abastecimiento sin estar alineados a la pauta de Tecnologías de Información.

La dependencia es muy grande y, en caso de poder materializar proyectos desconectados, los principales detractores y críticos son las personas de TI, que al final son los encargados del mantenimiento, estabilización y operación de la solución implementada. No hay otra forma que incluir en la agenda corporativa los procesos de digitalización de Compras y esto se logra a partir de propuestas aterrizadas, que se puedan materializar y no desde el deseo, como proponer la automatización de procesos que no están estandarizados.

Tesorería

La dependencia de procesos es inevitable entre el área de Compras y Tesorería, aunque existe un distanciamiento natural entre áreas, es importante entender las particularidades de los dos mundos. Un comprador debe conocer los procesos de pago de facturas y las dificultades propias de los procesos contables, conciliaciones, causación, etc, que le permitan generar procesos de compras más “limpios”, el comprador debe comprender que la compra no finaliza con la llegada del suministro o la prestación del servicio, sino que finaliza cuando se pueda pagar las facturas, inclusive cuando se emita el certificado de retenciones que aplique.

Esta visión holística del proceso ayuda a la toma decisiones en la adquisición de productos como no contratar a un proveedor que su oferta fue más “barata”, pero cuyo TCO (Costo Total del propietario) aumenta al incluir el pago de facturas que requiere procesos de conciliación manuales con una dedicación de horas del equipo.

Finalmente, tener personas en el equipo de Compras que consigan establecer alianzas orgánicas de relacionamiento con diferentes personas de la compañía, genera un impacto positivo especialmente en el proceso de transformación de la transaccionalidad a la generación de valor de área de Compras como un ente estratégico para la consecución de objetivos corporativos.