El concepto de Spend Analysis (Análisis del gasto) podría resultar bastante etéreo para muchos que están inmersos en el mundo de las compras y difícil de materializar en un ejercicio tangible que permita realmente tener un insumo valioso para la toma de decisiones.
Dentro de una organización, en el área de abastecimiento, y como una buena práctica, se deben destinar recursos para ejecutar esta labor de manera periódica, de tal forma que cree una disciplina en el equipo para que la información se encuentre disponible y visible para los compradores.
Este tipo de ejercicios crean cultura y conciencia en el equipo de compra para que la toma de decisiones se haga basados en data real y analizable. Esta conducta debe ir permeando para convertir el análisis del gasto en la conformación de la torre de control.
¿Cómo implementar el Spend Analysis?
Agregación de demanda y necesidades futuras
El mejor de los mundos es cuando se tiene un área de compras centralizada y las necesidades de determinada categoría son canalizadas con un único gestor de categoría, de tal forma que, independiente del solicitante, el comprador puede visualizar la demanda total de la compañía.
Sin embargo, esto no siempre está implementado y se trabaja sobre disponibilidad de recursos comprando en múltiples categorías, en este caso la recomendación es realizar reuniones diarias (dailys) donde se socialice las solicitudes por atender durante el día por cada comprador. Esto permite dar visibilidad y redirigir responsabilidades y obtener aportes de compradores de conocimientos específicos que resultan increíbles.
Normalmente, las necesidades futuras son complicadas de obtener debido a que no hay ejercicios juiciosos de planeación de las compras, en estos casos la mejor alternativa es poder tener a la mano históricos de compras en períodos iguales y presentarle al área solicitante para la respectiva validación, esta información generará un insumo importante en las conversas con los proveedores y aumentará el poder de negociación.
Gráficas históricas de variables relacionadas
Tener datos históricos de compras de períodos prolongados permitirá comprender fenómenos como la estacionalidad, el comportamiento del mercado, etc. Es muy importante separar los precios unitarios de las cantidades para poder ver temas como las economías de escala, igualmente es relevante tener variables externas graficadas cuando se percibe cierta relación de dependencia, tales como la tasa de cambio, el precio de las acciones del proveedor dominante, precios internacionales de petróleo u otros commodities, inflación, salario mínimo, son datos que normalmente son públicos y están tabulados que se pueden graficar con gran facilidad y permiten una visibilidad de correlación entre variables.
Una práctica muy recomendable es publicar un resumen de información relevante en un dashboard que sea de fácil visualización y entendimiento por parte del equipo, tener una pantalla expuesta conectada a gráficos genera bastante curiosidad e impulsa a tener sugerencias de información que el equipo quisiera tener disponible constantemente que le ayuda a tomar decisiones.
Clasificaciones de enlace
Poder clasificar la data y relacionar diferentes fuentes es todo un reto y, normalmente, hay que partir con parámetros de clasificación ya existentes como son las actividades de cada compañía, en caso de no existir se debe iniciar con clasificaciones estándar como la UNSPSC, UNICLASS o las que más se aproximen al sector de operación de la compañía. Esto permitirá tener resultados de información más global pasando de lo general a lo particular.
Otra forma de materializar el ejercicio de Spend Analysis es a través de los Category Management (Gestores de Categoría) quienes normalmente en sus cuadros comparativos manejan mucha información, como los históricos de los precios de compra de cada ítem, los costos ocultos de cada oferta, las diferentes consideraciones de los oferentes en cuanto a históricos de compra, entre otros. La mejor forma de aprovechar este conocimiento es tener un nuevo comprador en esta categoría ya sea por planes de transferencia de conocimiento estructurados o simplemente por ausencias del Gestor de la Categoría, realmente se convierten en compras menos difíciles de ejecutar ya que se cuenta con toda la información disponible para la toma de decisión.
