Em muitas organizações, uma das etapas definitivas para a abertura e/ou encerramento dos processos de compras e contratações é a apresentação perante os comitês de compras, que, de acordo com as políticas da organização, podem ter diferentes membros, dependendo da especialidade dos requisitos, valores, riscos, entre outros.
Para obter resultados bem-sucedidos, é essencial preparar e apresentar os tópicos corretamente, e há aspectos fundamentais que devem ser levados em conta.
Elementos-chave do Comitê de Suprimentos
- Crie uma agenda clara e concisa na qual o senhor irá especificar os tópicos a serem apresentados e a aplicação necessária de acordo com o resultado a ser obtido.
- Enviar a agenda com antecedência para que os membros do comitê de suprimentos possam fazer uma leitura dos itens incluídos.
- Preparar informações de apoio para cada um dos temas. Isso será fundamental para mostrar no momento certo.
- Realiza o comitê de suprimentos na data e hora marcadas. A conformidade é um problema definitivo para uma start-up bem-sucedida.
- Ele mostra em um curto espaço o acompanhamento dos pontos anteriores que tinham atividades-chave pendentes, seu progresso e/ou encerramento.
- Nos detalhes de cada um dos pontos a serem apresentados, é importante que o senhor inclua histórico do requisito, cronogramas do processo, rastreabilidade, casuística do processo, alternativas consideradas e conformidade com políticas e procedimentos.
- Em nível técnico, é definitivo ter um alinhamento com o especialista que dê suporte à necessidade, a fim de garantir que os resultados atendam ao requisito específico.
- Ele destaca o importância do requisito para atingir os objetivos organizacionais em nível de crescimento e operacional, entre outros.
- Enfatizar lições aprendidas com outros processos levados em conta no projeto que o senhor está enviando, bem como na implementação das práticas recomendadas incluídas no desenvolvimento do projeto.
- Garante a consenso dos membros do comitê e registra de forma específica e oportuna o resultado obtido, sem deixar de lado os aspectos a serem considerados em processos futuros.
- Fechar o comitê de suprimentos em conformidade com as políticas organizacionais. no nível administrativo em termos de assinaturas físicas ou eletrônicas das atas correspondentes no final da sessão.
- Registrar o comitê no sistema ou plataforma usado para essa finalidade.
Contar com um sistema tecnológico que vincule os requisitos a serem apresentados com o processo anterior, bem como com sua execução futura, e que, em nível administrativo, reduza a carga transacional na geração de agendas, convites, informações de apoio, atas e registros, permite que nossa atenção se concentre nos aspectos mais importantes da apresentação dos assuntos, tornando o comitê de suprimentos um espaço enriquecedor e altamente estratégico na gestão de compras e contratações.
