O cotidiano de muitas empresas é marcado pela necessidade de encontrar soluções, seja para a aquisição de bens ou serviços que ajudem a dar continuidade às suas operações. Nesse contexto, eles devem recorrer a terceiros adequados para contribuir com o cumprimento dos objetivos estratégicos de curto, médio e longo prazo. É nesse ponto que a execução de processos de licitação se torna uma prática comum. Infelizmente, para alguns, ela se torna o início e o fim imediatos do processo devido à falta de orientação adequada para sua conclusão.
A estruturação de uma licitação busca abranger todas as perspectivas: jurídica, financeira, funcional, técnica, operacional, entre outras, a fim de encontrar o candidato ideal que possa suportar a necessidade estratégica. Entretanto, em muitos casos, a sobrecarga na demanda por especificações, a alta carga documental e, principalmente, a falta de uma ferramenta adequada de rastreabilidade e controle tornam o processo incontrolável, levando, em alguns casos, ao seu cancelamento precoce.
O que deve ser levado em conta na licitação?
É importante ter alguns fatores-chave em vigor antes de iniciar um processo de licitação que garantirá que o senhor não desista no meio do caminho nem cometa erros:
Seja muito claro sobre o objetivo do processo que o senhor deseja iniciar.
Pode parecer básico, mas, em alguns casos, a falta de precisão pode levar os proponentes errados à mesa de negociações ou atrasar o processo por não encontrar partes interessadas.
Ter ferramentas de suporte digital
O desenvolvimento de uma licitação baseada em processos manuais e físicos pode se tornar um verdadeiro pesadelo, pois não há controle sobre quais informações estão atualizadas, onde são mantidos os documentos de cada licitante, quem está interessado em participar, como organizar as informações sem misturar os aspectos jurídicos, financeiros ou funcionais.
Definir claramente os recursos a serem alocados
Pode acontecer que o orçamento a ser alocado como limite ou fronteira não seja especificado no momento certo e, então, na metade do processo, fica claro que não há como avançar com o projeto.
A melhor alternativa é realizar um processo digital e rastreável que permita a definição de candidatos adequados, que divida claramente cada capítulo a ser gerenciado pelos licitantes e onde cada um possa ser controlado (desde a entrega de documentos até a evolução do processo). Da mesma forma, o sistema deve permitir o esclarecimento on-line de dúvidas e dar a cada licitante uma visão clara de como o processo está progredindo. Por fim, e esse não é um ponto de menor importância, ele deve oferecer transparência do processo passo a passo, em que uma função de auditoria possa corroborar a execução adequada da licitação.
