Dicas práticas para a construção de uma matriz

Muitos ficarão surpresos com o fato de Peter Kraljic ter publicado o artigo "Purchasing must become Supply Management" (Compras devem se tornar Gestão de Suprimentos) na década de 1980 (1983) e que a matriz de posicionamento de suprimentos para classificar, identificar e determinar estratégias na gestão de compras ainda está em uso atualmente: Matriz Kraljic.

O conceito é bastante básico, mas muito poderoso. Ele consiste em classificar as categorias de compras, considerando o impacto (no eixo y do plano cartesiano) e a complexidade (no eixo x do plano cartesiano). Como resultado, há uma classificação em quatro quadrantes: rotina (baixo impacto, baixa complexidade), alavancado (alto impacto, baixa complexidade), gargalos (baixo impacto, alta complexidade) e estratégico (alto impacto, alta complexidade).

O mais interessante é que cada quadrante tem uma extensa documentação sobre estratégias a serem colocadas em prática, tais como leilões reversos para os alavancados, acordos de preços para os rotineiros, desenvolvimento de fornecedores para os gargalos, relacionamento ganha-ganha com os estratégicos, para citar alguns.

O objetivo deste texto é dar algumas orientações práticas sobre como construir uma matriz Kraljic para empresas e gerar um resultado real e tangível como um insumo para estabelecer um caminho claro nesse mundo empolgante da gestão estratégica de sourcing.

Como construir uma matriz Kraljic?

O Excel é recomendado como ferramenta e, para uma visualização gráfica do tipo, o X Y (dispersão) com o subtipo Bolha. Nesse tipo, são necessárias três dimensões: valores X da série, a coluna Data do ComplexidadeValores Y da série, a coluna Data do arquivo Impacto e o tamanho da bolha da série, a coluna Data da coluna Valores relevantes (explicado abaixo).

Cada critério deve ser composto por subcritérios que serão classificados com um valor entre 2, 4, 6, 8 ou 10 (mesmo na escala Likert). onde 2 representará um impacto ou complexidade menor e 10 representará um impacto ou complexidade maior, e terá um peso (%) dentro de cada grupo (Complexidade ou Impacto). que permite a ponderação.

Uma recomendação importante é realizar o exercício separadamente para as categorias de bens e para as categorias de serviçosdada a sua natureza. Além disso, para a qualificação de cada critério, sugere-se a realização de exercícios semelhantes à votação de probabilidade de uma matriz de risco, em que diferentes atores envolvidos dão a qualificação e, depois disso, verifica-se se há equanimidade de opiniões e, em caso de divergências, elas podem ser discutidas em uma socialização.

(Neste link o senhor pode baixar um modelo que preparamos para colocar a metodologia em prática). 

Como exemplo, a visualização de dados seria a seguinte:

E o gráfico associado a essa categorização seria algo parecido com o mostrado no gráfico abaixo:

Quais critérios devem ser considerados na construção da matriz de Kraljic?

Alguns dos critérios sugeridos a serem considerados na construção da matriz são os seguintes:

Impacto

1. Número de linhas: número de solicitações ou requisições que surgem em um determinado período de tempo.
2. Criticidade para o processo:  a possibilidade de um processo ou projeto ser interrompido se o fornecimento ou serviço não estiver disponível.
3. Urgência: periodicidade com que surge uma necessidade urgente não planejada.
4. Valor do período anteriorvalor histórico de compra.
5. Valor orçado para o próximo período: vO valor de compra orçado para a categoria.

Complexidade

1. Número de fornecedores: corresponde ao número de fornecedores recorrentes nessa categoria; quanto maior o número de fornecedores, menor a complexidade.
2. Local onde o bem é entregue ou o serviço é prestado: caso o processo ou projeto que requer o bem ou serviço esteja localizado em áreas com alguma complexidade logística.
3. Produtos substitutos ou de contrapartida: determinar se é possível substituir o bem ou serviço por outro tipo de solução.
4. Logística e transporte: identificar todos os tipos de complexidades na logística, como importação, meios de transporte, entre outros.
5. Prazo de entrega: Nesse ponto, é importante comparar no histórico se os prazos de entrega estão de acordo com os requisitos e se os pedidos são feitos com antecedência suficiente para permitir que as entregas sejam feitas.
6. Disponibilidade do bem ou serviço no mercado: verificar se há sazonalidade ou escassez que possa ocorrer.
7. Especificações técnicas do bem ou serviço: no caso de fabricação que envolva inspeções e garantia de qualidade.

Valores relevantes:  Valor da compra orçada para a categoria em análise.

Essa mesma metodologia pode ser aplicada a vários aspectos da gestão de suprimentos, como fornecedores de uma determinada categoria, os próprios compradores em sua gestão ou inclusive como uma ferramenta de priorização para pagamentos de contas Em caso de dificuldades no caixa em um determinado momento, o exercício se resume a selecionar critérios que representem cada um dos eixos e ter uma qualificação objetiva que permita a elaboração de uma estratégia.