Muitas empresas se perguntam se faz sentido investir em tecnologia para digitalizar seus processos, dada a percepção de que as coisas estão funcionando como estão. Como em qualquer investimento que uma empresa faz, é preciso haver variáveis objetivas para ajudar no processo de tomada de decisão.
Neste artigo, vamos dizer quais etapas e variáveis o senhor deve considerar antes de tomar a decisão de investir em um projeto de tecnologia que automatize os processos de compras e de tesouraria.
1- Entenda o volume de compras e contratos, juntamente com o volume transacional.
Compreender o volume anual de compras e contratações de uma empresa é fundamental para entender as categorias que podem estar sujeitas à otimização. Nem todas as categorias apresentam a mesma oportunidade de economia e seu nível de importância para a empresa também deve ser considerado.
Se o volume de aquisições e contratações for baixo, as eficiências obtidas com a tecnologia serão proporcionais e, portanto, o custo da tecnologia também deverá ser reduzido para que as eficiências obtidas paguem pelas ferramentas tecnológicas. Por outro lado, se houver volume suficiente nessas áreas, o custo das ferramentas tecnológicas pode se tornar um custo residual. Todos esses critérios se aplicam igualmente ao volume transacional do Treasury em termos de número de faturas, certificados fiscais e pagamentos.
2. Compreender o capital humano alocado para cada parte do processo.
O processo de compras e tesouraria envolve diferentes departamentos em toda a empresa, portanto, entender qual proporção do tempo de cada equipe é alocada para o cumprimento da cadeia de suprimentos (do plano ao pagamento) é relevante para determinar quais partes do processo estão muito sobrecarregadas e/ou retrabalhadas e podem ser otimizadas. No final, o objetivo é entender, em horas-homem, o valor de cada parte do processo.
3. Compreender o custo total quando a ferramenta tecnológica estiver implementada.
Quando os elementos técnicos e as oportunidades de melhoria identificadas que as ferramentas tecnológicas abordarão forem totalmente identificados, deverá ser feita uma análise dos custos associados à implementação e à operação da tecnologia para evitar surpresas e custos excessivos.
4. Eficiências e economias em computação
Dependendo do tipo de solução implementada, é possível obter economias que variam de 1% a 20% do total de compras e despesas, em média. Além disso, estão incluídas as eficiências decorrentes da redução da carga transacional. Todas as economias e eficiências devem ser razoavelmente consideradas como "novas receitas", bem como todos os "custos" associados à solução tecnológica.
5. Rentabilidade e variáveis de tempo
Por fim, os fluxos líquidos obtidos com a soma de todas as economias/eficiências e a subtração de todos os custos em um horizonte de tempo devem ser descontados à taxa de oportunidade da empresa para o investimento estipulado para qualquer tipo de projeto. Os projetos de tecnologia competem igualmente com qualquer outro tipo de projeto da empresa pelos recursos limitados disponíveis.
A principal variável a ser considerada é o valor presente líquido, que deve ser maior que 0 depois que os fluxos de caixa descontados forem descontados. No entanto, há indicadores adicionais que podem apoiar a tomada de decisão, que, em ordem de relevância, são: IRR, ROI e Payback.
Como o nível de complexidade de um projeto de tecnologia pode variar, recomenda-se usar um horizonte de pelo menos três anos que permita capturar todos os custos associados à implementação e à operação da tecnologia, juntamente com os benefícios mensuráveis.
Outras variáveis não financeiras
Há soluções que oferecem benefícios intangíveis que não são facilmente mensuráveis, mas que também devem ser considerados na decisão final. Nas ferramentas de digitalização de compras e tesouraria, alguns atributos comuns são: transparência, rastreabilidade, segurança e integridade das informações.
