Normalmente, a decisão de implementar ferramentas de e-procurement, como uma alavanca tecnológica para a transformação das compras em uma área de sourcing estratégico, não vai diretamente para os compradores, mas para a gerência, que, apesar do conhecimento holístico do processo (do planejamento ao pagamento da fatura), em muitas ocasiões, não experimentaram em primeira mão alguns dos problemas mais comuns em licitações.
Estágios do e-procurement
1. envio do aplicativo
No método tradicional, sem ferramentas de e-procurement, o convite é enviado por correio, com uma cópia oculta para todos os fornecedores convidados e uma cópia para todos os envolvidos na própria empresa, de modo que toda a equipe receba informações para tomar a melhor decisão.
Além do e-mail inicial, um e-mail adicional deve ser enviado para comunicar a lista de fornecedores convidados (vendor list) e, se por algum motivo for necessário um esclarecimento adicional, a decisão de fazê-lo em uma nova sequência ou sobre a original se torna uma tarefa importante.
A execução manual desse processo torna a lista de dificuldades interminável: Cada pergunta e resposta do fornecedor implica uma nova sequência de e-mails que não é facilmente consolidadaAlguns dos participantes iniciam novas sequências de e-mail em que os originais não são copiados, o que faz com que a comunicação seja interrompida; sem mencionar quando novos destinatários são incluídos no e-mail, o que significa que a troca de e-mails começa sem o contexto completo.
2. prazos
Dando continuidade ao processo, e sem o auxílio de ferramentas de e-procurement, a definição e o cumprimento de cronogramas não é uma tarefa sucinta. Se os processos estiverem bem estabelecidos, os envios fora do prazo não devem ser considerados entre as propostas a serem avaliadas, mas pode acontecer de as propostas serem recebidas fora dos prazos para os quais as partes interessadas (copiadas no envio inicial da solicitação). fazer lobby para que eles sejam considerados porque é uma boa oportunidade econômica. Isso claramente prejudica a imagem de transparência e rastreabilidade da empresa e torna os processos impossíveis de serem auditados.
Estabelecer limites para as preocupações não é uma tarefa fácil. É claro que é possível se comunicar, mas não é fácil controlá-lo adequadamente, pois o licitante pode enviar perguntas que impliquem uma revisão completa do processo, muito próximo do cronograma estabelecido para o envio das cotações finais.
3. Recebimento de propostas
A restrição de informações às áreas de usuários da empresa depende de quem faz a cópia do provedor. Quando o senhor envia suas informações; nesse caso, inicia-se um novo ciclo de e-mails com o fluxo de aprovações, dependendo das especialidades (HSE, Técnica, Econômica, Financeira, Jurídica, entre outras) e, se por algum motivo for necessário algum esclarecimento, inicia-se novamente o fluxo de e-mails com o fornecedor. Os processos de correção de documentos, esclarecimento de propostas e o controle do fluxo de e-mails nessa fase são bastante delicados e exigem atenção do comprador.
4. Negociação
O envio de cartas de agradecimento aos fornecedores não selecionados para as rodadas iniciais de negociação é outra cadeia de correio que geralmente envolve correspondências separadas e personalizadas para manter um bom relacionamento com os fornecedores.
Inevitavelmente, Nesse momento, é iniciada uma cadeia de e-mails com as explicações solicitadas e as respostas do comprador. explicando em termos gerais os motivos da decisão, tentando não afetar as relações.
A abertura de rodadas de negociação envolve começar tudo de novo: desde o envio do e-mail de cópia oculta até o recebimento das respostas descritas acima.
5. Adjudicação e agradecimentos
Essa última troca de correspondência é relativamente curta em comparação com os outros processos, exceto pela cadeia que pode ocorrer com fornecedores que não foram selecionados nesse último estágio.
Conforme descrito, os compradores realizam uma tarefa titânica de muita delicadeza e concentração e, se por algum motivo forem acrescentados estágios de solicitação de cotação, como começar com alguma pesquisa de mercado e terminar com uma proposta firme, isso cria uma tarefa transacional interminável para o comprador.
Esse é apenas um exemplo, dentro do ciclo de fornecimento, no qual o As ferramentas de e-procurement ajudam no processo de conversão O senhor pode transformar o trabalho operacional do comprador em um gerente estratégico para a empresa. Dessa forma, seu tempo é otimizado, pois o trabalho demorado de organizar as cadeias postais é eliminado, dando lugar à análise de processos, à compreensão das necessidades, ao conhecimento do mercado, à especialização em gerenciamento de categorias e à agregação de valor à cadeia de suprimentos.
