Na gestão de suprimentos, o processo pré-contratual, que abrange boa parte da cadeia de suprimentos, é considerado em muitas empresas como o foco principal, no qual se concentram as ações de aprimoramento para garantir que os bens e serviços solicitados sejam fornecidos nas datas exigidas, garantindo a operação e o crescimento, bem como negociações eficazes de acordo com os orçamentos e projeções estabelecidos.
No entanto, a legalização e a execução dos contratos é uma etapa crucial A autoridade contratante deve, por um lado, refletir o resultado obtido na negociação com os componentes administrativos, técnicos e jurídicos que dão segurança à empresa para um cumprimento efetivo pelos contratados e, por outro lado, fornecer as ferramentas para a administração/supervisão dos contratos pelos usuários designados na empresa, para garantir uma execução correta.
Etapas para legalização e administração de contratos
A criação, legalização e execução de contratos é uma tarefa que deve vincular tanto os atores envolvidos no processo quanto as regras e políticas organizacionais que o regem..
Por esse motivo, a criação de uma sincronia e rastreabilidade corretas nas etapas é fundamental para se ter um controle e uma operação contratual eficazes, com a tecnologia assumindo um valor muito importante como o braço direito do processo, permitindo, por meio de funcionalidades, apoiar administrativa e logisticamente as tarefas contratuais, tais como criações, legalizações, aprovações, políticas, saldos contratuais, modificações, avaliações de desempenho, planos de ação, geração de certificações, monitoramento do progresso, acordos e reivindicações, entre outros.
Os sistemas se tornam o ponto de encontro no nível da empresa para as áreas de compras, jurídica, de suporte especializado, administrador/supervisor designado, mas também para o contratado que interage on-line relatando o progresso e as eventualidades de sua execução, além de responder a todas as necessidades que surgirem.
Integrações com sistemas que garantem os procedimentos
Da mesma forma, hoje em dia, ter links-integrações com outros sistemas, como ERP ou assinaturas eletrônicas, garante ter todo o espectro contratual em um só lugar, permitindo um alto nível de controle, rastreabilidade e transparência nessa etapa do processo. Dessa forma, ter a tecnologia como nossa aliada nos permitirá ter o tempo necessário para pensar e agir adequadamente, garantindo que os sistemas apoiem a operação e as etapas de nossa gestão.
