Em um mundo de avanços tecnológicos acelerados, em que a automação de processos está ocupando o centro do palco e a reinvenção não é mais opcional, é prudente reexaminar até mesmo as atividades mais básicas para identificar oportunidades de melhoria que proporcionem maior valor estratégico.
As organizações que aproveitam as vantagens do A automação do Contas a Pagar não apenas alcança a excelência operacionalEles também proporcionam maior valor para toda a empresa: estabelecem a base para o desenvolvimento de business intelligence, reduzem os custos de processamento, melhoram a liquidez, agilizam os processos de aprovação, reduzem as taxas de exceção, aumentam a taxa de processamento direto e aumentam a transparência e o controle. Saiba mais sobre isso benefícios.
Recomendações para aumentar as contas a pagar
Embora cada empresa deva adotar uma abordagem personalizada para atingir seus objetivos, existem práticas recomendadas que podem orientar o caminho e trazer uma série de benefícios:
- Centralizar o processamento de contas a pagar em um ambiente colaborativo que otimiza o acesso às informações e facilita a geração de relatórios.
- Rumo a um ambiente de processamento sem papel e sem acompanhamento manual. Isso permite uma maior rastreabilidade do processo e uma comunicação mais fácil com os fornecedores ao criar novos pedidos de compra, validar e aceitar eletronicamente as faturas, aprovar requisições, rastrear as mercadorias recebidas e pagar as faturas dentro do prazo.
- Criar portais de fornecedores para que possam acompanhar eletronicamente o status dos pedidos, os prazos de entrega, a possível falta de produtos e os pagamentos recebidos.
- Criação de fluxos de trabalho de gerenciamento para ajudá-lo a identificar e resolver gargalos do sistema e simplificar o gerenciamento de liquidez da forma mais eficiente possível.
- Fortalecimento dos processos de aprovação de compras definir o nível de autoridade gerencial necessário para fazer compras de vários tamanhos.
Chaves para melhorar as contas a pagar
Há seis atividades principais na função de Contas a Pagar que, se otimizadas, podem liberar dinheiro e fortalecer o capital de giro:
1. processo de seleção de fornecedores
Uma das primeiras etapas para a implementação de um sistema sólido de Contas a Pagar envolve encontrar mais e melhores fornecedores que se adaptem à cultura corporativa e ajudem o senhor a posicionar sua organização para negociar as condições de compra mais favoráveis. Dentro desse processo, há várias etapas que podem ajudá-lo a otimizar seu capital de giro:
- Manter as informações do fornecedor organizadasO novo, digitalizado e atualizado com plataformas colaborativas na nuvem.
- Conduzir os processos de pré-qualificação técnica, financeira e de HSE. para selecionar fornecedores que atendam aos requisitos de sua organização.
- Segmentar e pré-qualificar seus fornecedores.
- Usa plataformas que dão ao senhor a possibilidade de abrir ofertas para novos fornecedores.
- Adotar um sistema capaz de se integrar ao ERP. para gerenciar os fornecedores associados.
- Valida digitalmente as informações e listas restritivas cruzadas.
2. Processo de pré-qualificação de fornecedores
Depois que o senhor tiver negociado os requisitos e as condições com os fornecedores, é essencial garantir que eles atendam aos requisitos técnicos e financeiros e armazenem esses dados adequadamente. Ter informações incorretas ou desatualizadas pode levar a erros de pagamento.atrasos nas contas que impedem que o senhor aproveite os descontos disponíveis e até mesmo causam interrupções na cadeia.
3. Processo de revisão contratual
Para evitar práticas imprecisas ou até mesmo fraudulentas de faturamento de fornecedores que possam resultar em pagamentos excessivos ou duplicados, é essencial revisar regularmente os contratos de fornecedores. Para isso, o uso de uma plataforma em nuvem permite que o senhor simplifique processos como:
- Manter o controle da execução por valor e tempo, bem como a aprovação da política.
- Vincule o ERP a um sistema em nuvem que o ajude a melhorar a visibilidade das informações.
- Geração de modificações e outros.
- Administração, legalização, liquidação e faturamento.
- Registro de rastreamento e notícias.
4. Processo de recrutamento
Algumas empresas trabalham com centenas, até milhares, de fornecedores. Mesmo que seu ambiente seja mais simplificado, pode ser um desafio acompanhar todas as faturas que o senhor recebe e reconciliar cada fatura com o respectivo pedido de compra. É por isso que é fundamental monitorar as práticas internas de compras para garantir que o senhor esteja trabalhando com fornecedores pré-aprovados e permanecendo dentro dos limites de gastos autorizados. Aqui estão alguns processos que podem ser simplificados nesse estágio e algumas estratégias que o senhor pode aplicar:
- Acompanhar as contas a pagar pendentes por fornecedor e por prazo de pagamento, além de medir o desempenho de entrega dos fornecedores.
- Avalia o fornecedor com critérios adicionais e registro de solicitações pós-venda.
- Permite a interação entre o fornecedor e os operadores logísticos e comprador para rastreamento on-line e expedição de compras de mercadorias.
- Projeto, fabricação e teste de esteirasbem como a logística de importação, nacionalização e entrega.
- Emite pedidos de compra para cada novo pedidoO sistema foi projetado para permitir que o senhor valide os pedidos recebidos, defina as condições de pagamento antecipadamente e acompanhe as faturas em relação aos pedidos de compra existentes para garantir que os fornecedores faturam de acordo com os termos acordados.
- Maximize seu potencial de economia explorando a viabilidade de quaisquer descontos para pagamento antecipado.O senhor também pode obter reembolsos por volume, reembolsos baseados em volume ou iniciativas de despesas comerciais de acordo com suas capacidades.
- Estabelece métricas claras para contas a pagar (como a frequência com que as faturas correspondem aos pedidos, a porcentagem de faturas pagas de acordo com os prazos e a porcentagem de descontos negociados) e cumpri-los em toda a organização.
5. Processo de aprovação
O monitoramento adequado e eficiente dos Comitês e tarefas da sua organização é outra forma de melhorar a eficiência e contribuir para a liquidez. Aqui estão algumas estratégias a serem consideradas para melhorar o processamento:
- Ele gerencia os diferentes comitês internos, vinculando cada um dos requisitos em um ambiente integrado.
- Com uma plataforma em nuvem, o senhor pode manter os dados em um só lugar e emitir automaticamente atas, indicadores e relatórios. Além de manter um registro digital da aprovação de gastos.
6. Processo de contabilidade e relatórios
Antes que as contas a pagar possam ser gerenciadas ativamente, é preciso garantir que os relatórios contábeis estejam atualizados e que os registros financeiros reflitam com precisão os saldos atuais das contas a pagar. Sem esses dados, muitas empresas não têm visibilidade de quanto, com que frequência e quando pagam seus fornecedores. Isso pode impedi-las de escolher as condições de pagamento mais vantajosas ou de selecionar o momento certo para pagar os fornecedores. Para poder tomar decisões estratégicas com base em dados, é importante ter uma plataforma que permita aos senhores:
- Acesse informações históricas para analisar as despesas, bem como o tempo e os níveis de serviço.
- Aumento da rastreabilidade dos dados transacionais e dos relatórios de auditoria.
- Acesse facilmente os indicadores de sourcing estratégico.
- Analisar o comportamento histórico e diagnosticar os processos de fornecimento.
- Visualize tendências e padrões para prever o comportamento de negociação.
Fonte: Deloitte
