As contas a pagar são cruciais para qualquer organização, pois permitem determinar a liquidez para cumprir as obrigações. Esse processo abrange diferentes estágios, desde a emissão de faturas, o recebimento até o pagamento aos fornecedores, o que exige rastreabilidade, transparência e controle para reduzir o risco de atrasos nos pagamentos, pagamentos duplicados, perda de documentos, erro humano ou experiências negativas com fornecedores.
Sem dúvida, esse é um processo que pode ser otimizado com tecnologia para melhorar a produtividade, ganhar eficiência e reduzir a carga operacional das equipes de contabilidade. Isso é especialmente verdadeiro para organizações que têm um grande volume de faturas por mês e pequenas áreas responsáveis por esse processo. Um estudo da Business Insider mostrou que as empresas que digitalizaram as contas a pagar reduziram os custos em 81% e aceleraram as operações em 73%.
Benefícios da digitalização das contas a pagar
Lealdade do fornecedor
A digitalização garante que as faturas sejam processadas rapidamente e que os pagamentos aos fornecedores sejam feitos dentro do prazo. Pagamentos pontuais ajudam a criar confiança e a melhorar as relações com os fornecedores.
2. redução da documentação física
A automação elimina a necessidade de manter registros em papel, reduzindo bastante a complexidade do processamento de faturas. A eficiência do processo aumenta à medida que as faturas em papel são substituídas por faturas digitais que podem ser aprovadas automaticamente com apenas alguns cliques.
3. trabalho colaborativo
Ter uma plataforma centralizada permite maior rastreabilidade da documentação. Além disso, com a automatização e digitalização de todo o processo, as diferentes equipes podem consultar as informações em tempo real, evitando reprocessamentos ou atrasos nas tarefas.
4. Aumento da transparência
A digitalização do Contas a Pagar permite maior controle sobre todo o processo para detectar anomalias em documentos ou pagamentos. Além disso, é possível atribuir papéis e funções a pessoas da equipe, de modo que diferentes pessoas aprovem faturas e pagamentos, reduzindo a possibilidade de fraude.
Por outro lado, é mais fácil auditar os processos, pois o uso do software permite manter um histórico de quem aprovou a fatura, quando, como ela foi processada, as alterações feitas e os pagamentos desembolsados. Assim, cada fatura tem um registro de cada aprovação, facilitando o acesso às informações.
A digitalização traz benefícios que ajudam a criar oportunidades para otimizar o trabalho das equipes e obter vantagens competitivas em nível empresarial. artigo recomendado)
