Ignorar a importância do fluxo de caixa em uma organização é facilmente ignorar a importância do próprio fluxo de caixa. Ele é um indicador muito preciso e real da saúde financeira de uma empresa. Com o monitoramento adequado, ele pode definir claramente o roteiro ideal para fins comerciais de médio e longo prazo.
O controle do O fluxo de caixa é geralmente uma tarefa que, com esforço e dedicação, é realizada pela área financeira e, mais especificamente, pelo tesoureiro..
Geralmente, nem todas as áreas da empresa estão envolvidas na estruturação e, apesar de sua relevância e dos avanços técnico-tecnológicos atuais, é comum encontrar seu acompanhamento em planilhas de Excel. É hora de fazer mudanças nesse processo.
Em um momento da história em que a tecnologia está sendo agregada a quase todos os processos que nos cercam: tecnologia na saúde, na venda/compra de bens e serviços, na educação, na logística, nos bancos, nas compras e nas finanças, não é possível deixar de lado o fluxo de caixa e que sua única tecnicização seja a sofisticação de uma planilha do Excel (apesar de ser uma ferramenta excepcional em sua capacidade de cálculo).
Como digitalizar o fluxo de caixa?
Para incluir uma digitalização adequada do processo, os seguintes pontos devem ser levados em consideração:
1. Definir claramente as entradas e saídas
As linhas de percepção e execução de recursos não são infinitas. Elas devem ser agrupadas da seguinte forma que mais agregam valor às análises da organizaçãoIsso não apenas fornece à empresa uma estrutura de revisão mais metódica, mas também permite identificar mais rapidamente os desvios que afetam os negócios.
2. Estabelecimento de cenários de linha de base
A validação da implementação é fundamental, mas também é importante poder ter pontos de relacionamento, como o orçamento ou o previsão para certificar se o senhor está seguindo o caminho que traçou.. Dessa forma, a adição de diferentes cenários à ferramenta de digitalização serve para sintetizar em uma única estrutura a validação e, assim, as medidas para abordar a meta ou enfatizar ainda mais os pontos que estão nos levando a superá-la.
3. O fluxo de caixa não é responsabilidade apenas do tesoureiro.
A digitalização do processo deve ser incorporada em uma cultura de fazer mais e mais. todas as unidades de negócios estão envolvidas sobre o que acontece com o fluxo de caixa. As funções que gerenciam as principais linhas de entrada e saída da organização podem receber a responsabilidade de preencher semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou em qualquer período de tempo que for decidido, as estimativas que criarão o fluxo a ser comparado com o orçamento ou a orçamentação. previsão. Dessa forma, a discussão sobre os sucessos ou desvios das projeções é enriquecida e a empresa como um todo assume o controle de seu fluxo de recursos.
4. Configurar alertas e notificações
Ao definir funções e perfis, também é possível definir limites permitidos para desvios, aprovações e ações de registro oportuno na ferramenta, o que ajuda a ter um monitoramento adequado e em tempo real do registro e, mais importante, do desempenho do fluxo de caixa.
Ter um o controle digital permite a adoção de ações proativas e antecipadasOs recursos da empresa serão ampliados antes que haja surpresas no final do mês que prejudiquem os recursos da empresa.
5. Criação de tabelas de monitoramento
A dinâmica de muitas empresas de usar sistemas robustos para baixar informações e depois criar relatórios no Excel deve ser substituída. A digitalização do fluxo deve ser totalmente explorada para estruturar os relatórios necessários dentro do mesmo sistema e gerá-los automaticamente.
Novamente, a parametrização de funções e perfis torna-se vital, pois certos tipos de relatórios podem ser atribuídos a determinados perfis e outros ao restante dos usuários.
Importante: a tecnologia por si só não fornecerá a solução se a montagem adequada dos pontos relacionados não for contemplada. É um erro comum pensar que, apenas comprando a ferramenta mais sofisticada do mercado, o senhor já está resolvendo o problema; também é importante abordar a cultura e a disciplina do controle de recursos.
