Infelizmente, as equipes de back office não têm os processos e a tecnologia mais automatizados para atender às necessidades de seus clientes. contas a pagar (CxP). O processo se torna mais grave quanto maior for a organização, pois milhares e milhares de faturas precisam ser processadas, acumulando atrasos exorbitantes.
O resultado disso é a perda de economias devido a um processo lento e impreciso, desde a geração do pedido de compra até o pagamento. Felizmente, alguns dados mostram que os CFOs de empresas em economias desenvolvidas estão dando mais atenção à correção das deficiências desse processo.
Por exemplo, um estudo do Hacket Group mostra como os líderes financeiros agora entendem que precisam "se concentrar em atividades que gerem mais valor, como continuar a procurar processos ineficientes que possam ser eliminados com a automação". Outro estudo da Ardent Partners mostra como 69% dos líderes financeiros com referência a CxP reconhecem a necessidade de "sistemas mais inteligentes que gerem maior eficiência" como uma de suas prioridades estratégicas.
Analisando mais detalhadamente os obstáculos e as soluções para a transformação do CxP, descobrimos que, apesar dos desafios enfrentados pelas equipes relacionadas ao CxP, alcançar a transformação não só é possível, como também tem retornos positivos previsíveis e duradouros.
Obstáculos para as equipes de contas a pagar: faturamento excepcional e caos no volume crescente
Os líderes da equipe de CxP têm responsabilidades importantes não apenas do ponto de vista dos gastos, mas também da gestão de fornecedores. Isso inclui o cumprimento dos termos contratuais, o gerenciamento de diferentes tipos de tributação e a garantia de que os fornecedores possam ver seus recursos em tempo hábil.
É comum que a área de Compras busque e negocie condições favoráveis com pagamento antecipado ao fornecedor com descontos significativos. Os pedidos são recebidos pela equipe de CxP, convertidos em faturas e nunca são feitos pagamentos antecipados.. A razão para isso é que a maior parte do processo é manual e é registrada em papel. Mesmo para as organizações em que há uma fatura digital - que geralmente é armazenada em uma unidade - é difícil reconciliar o pedido de compra com a fatura e verificar se a fatura realmente corresponde ao que a empresa recebeu. Depois disso, tudo continua como sempre:
Os fornecedores reclamam e começa a aventura de encontrar, corrigir e emitir a fatura correta. Em seguida, eles perguntam por correio, ligações e pessoalmente (pré-pandemia) várias vezes por semana sobre o status do pagamento.
Diante dessa situação, oa empresa perde os descontos negociados porque nunca houve pagamento antecipado. e o relacionamento com o fornecedor começa a se desgastar (sem mencionar as comunicações entre as equipes internas, o que demonstra a corresponsabilidade com a equipe de compras).
O resultado esperado não poderia ter sido diferente:
Por um lado, as equipes de CxP precisam processar com precisão milhares de exceções e fazer isso com sistemas que não têm essas funcionalidades. Por outro lado, não há tolerância para erros quando a maioria desses processos é feita manualmenteAs informações fluem por meio de e-mails, pastas compartilhadas e outras formas que não geram rastreabilidade total do processo e das informações.
A mudança no faturamento
O processo padrão para a emissão de uma fatura é que ela existe em "correspondência de três vias onde uma fatura é aprovada se tiver os dados completos do pedido de compra e o recebimento das mercadorias estiver em ordem (no caso de mercadorias). Tarefas simples, como automatizar a aprovação de pagamentos, um painel de controle com pagamentos pendentes e acompanhamento geral do status da fatura. pode reduzir significativamente os gargalos e gerar eficiência nas equipes de CxP e nos fornecedores.
Para o fornecedor, as informações devem fluir de forma organizada em um único sistema, desde o pedido de compra até o pagamento, para que ele saiba o status de sua fatura o tempo todo. A organização, por sua vez, pode estabelecer regras de negócios que permitam que os envolvidos (Compras e Tesouraria) consultem essas declarações de forma rápida e intuitiva.
Isso permite melhorias tangíveis no controle orçamentário, evitando multas por atraso de pagamento e o uso adequado de descontos financeiros para pagamentos pontuais. No final, a automação é feita para tarefas repetitivas e libera os recursos da equipe de CxP para tarefas estratégicas que geram valor para a organização.
Recomendação sobre automação
Para escolher o sistema ou software que o ajudará a automatizar essa parte do processo, considere o seguinte:
1. Se possível, deve ser um software em nuvem fácil de usar e permite que o senhor gere visibilidade de suas faturas para revisão, aprovação ou reconciliação posterior.
2. Que o senhor permitir o rastreamento de faturas não apenas para suas equipes internas, mas também para permitir que elas acessem e consultem seus fornecedores, a fim de aliviar as tarefas transacionais.
3. Integrações de ERP. O ERP contém grande parte das informações contábeis necessárias para rastrear o CxP, mas sua inflexibilidade significa que a automação só chega à metade do caminho se permanecer no ERP. Portanto, é desejável um software que faça a ponte entre as informações contábeis e a visualização das informações que o senhor precisa visualizar.
4. Escolha sistemas que permitam que o senhor avance passo a passo.. É importante detectar quais etapas do seu processo podem ser gradualmente automatizadas.
No final, a equipe de CxP, como todas as outras áreas da organização, deve ser reconhecida como um membro estratégico que pode gerar recomendações financeiras para capturar mais valor para a empresa.
O ROI da automação de contas a pagar
De acordo com a GEP Publications, o custo desde a geração do pedido de compra até o pagamento pode ser reduzido em até 76%. Em média, de acordo com a Arden Partners, em organizações multinacionais de países desenvolvidos, o processo desde o pedido de compra até o pagamento pode custar, em média, US$12,88; com um processo automatizado, o custo pode diminuir para US$2,56, ao longo de um ano, evidenciando uma economia significativa.
Além da redução de custos, é possível gerar economias de escala, o que acelera o processo de CxP, apesar das exceções. O benefício adicional é que Com a automação, as exceções mais comuns podem ser identificadas e suas próprias regras de negócios podem ser geradas.Isso reduz as exceções a um terço em comparação com as organizações que não têm automação de seus processos de CxP.
Por fim, o ROI real aumenta quando o senhor considera que não precisa gastar tempo procurando, corrigindo e emitindo a mesma fatura, pedindo desculpas ao fornecedor e evitando conflitos desnecessários com a equipe de compras. É assim que as metas de economia das equipes internas de CxP e de compras são alcançadas de forma constante, sustentada e conjunta.
Fonte: Artigo baseado nas publicações da GEP.
