Las cuentas por pagar son determinantes para cualquier organización dado que permiten determinar la liquidez para cumplir con las obligaciones. Este proceso abarca distintas etapas que van desde la emisión de las facturas, recepción hasta el pago a los proveedores, lo cual requiere trazabilidad, transparencia y control para disminuir el riesgo de retrasos en pagos, pagos duplicados, pérdidas de documentos, errores humanos o experiencias negativas en los proveedores.
Sin duda, este es un proceso que puede optimizarse con tecnología para mejorar la productividad, ganar eficiencia y disminuir carga operativa de los equipos contables. En especial en las organizaciones que cada mes tienen un volumen alto de facturas y áreas pequeñas a cargo de este proceso. Un estudio de Business Insider demostró que las empresas que digitalizaron las cuentas por pagar redujeron costos en un 81% y aceleraron sus operaciones en un 73%.
Beneficios de digitalizar las Cuentas por Pagar
1. Fidelización de proveedores
Con la digitalización se garantiza que las facturas se procesen rápidamente y que los pagos a los proveedores se realicen a tiempo. Los pagos puntuales ayudan a crear confianza y a mejorar las relaciones con los proveedores.
2. Reducción de documentación en físico
La automatización elimina la necesidad de mantener registros en papel, reduciendo en gran medida la complejidad a la hora de procesar facturas. La eficiencia del proceso aumenta a medida que las facturas en papel se sustituyen por facturas digitales que pueden aprobarse automáticamente con unos clics.
3. Trabajo colaborativo
Contar con una plataforma centralizada permite que exista mayor trazabilidad de la documentación. Además, al tener todo el proceso automatizado y digitalizado los diferentes equipos pueden consultar información en tiempo real, evitando reprocesos o retrasos en las tareas.
4. Aumento de la transparencia
La digitalización de las Cuentas por Pagar permite tener un mayor control sobre todo el proceso para detectar anomalías en los documentos o pagos. Además, se pueden asignar roles y funciones a las personas del equipo, así diferentes personas aprueban las facturas y los pagos disminuyendo las posibilidades de fraude.
Por otra parte, es más fácil auditar los procesos pues el uso de software permite que se guarde un historial con datos como: quién aprobó la factura, cuándo, cómo se procesó, cambios realizados y pagos desembolsados. Así, cada factura tiene un registro de cada aprobación, facilitando el acceso a la información.
La digitalización trae beneficios que ayudan a crear oportunidades para optimizar el trabajo de los equipos y ganar ventajas competitivas a nivel empresarial (Conoce más en este artículo recomendado)
