En un mundo de avances tecnológicos acelerados donde la automatización de procesos toma mayor protagonismo y la reinvención deja de ser algo opcional, es prudente reexaminar hasta las actividades más básicas para identificar oportunidades de mejora que brinden mayor valor estratégico.

Las organizaciones que aprovechan la automatización de las Cuentas por Pagar no solo logran excelencia operativa, también dan un mayor valor a toda la empresa: sientan las bases para el desarrollo de la inteligencia empresarial, reducen los costos de procesamiento, mejoran la liquidez, agilizan los procesos de aprobación, logran una disminución en tasas de excepción, una mayor tasa de procesamiento directo y mayor transparencia y control. Conoce más sobre estos beneficios.

Recomendaciones para impulsar las Cuentas por Pagar

Aunque cada empresa debe adoptar un enfoque personalizado para alcanzar sus objetivos, hay mejores prácticas que pueden guiar el camino y que traen consigo una serie de beneficios:

• Centralizar el procesamiento de las Cuentas por Pagar en un entorno colaborativo que optimice el acceso a la información y facilite la generación de informes.

• Avanzar hacia un entorno de procesamiento sin papel y sin seguimientos manuales. Esto permite una mayor trazabilidad del proceso y una comunicación más fluida con los proveedores al momento de crear órdenes de compra nuevas, validar y aceptar electrónicamente las facturas, aprobar las solicitudes, hacer un seguimiento de las mercancías recibidas y pagar las facturas a tiempo.

• Crear portales de proveedores para que estos puedan seguir electrónicamente el estado de los pedidos, los plazos de entrega, las posibles carencias de productos y los pagos recibidos.

• Creación de flujos de trabajo de gestión para ayudarle a identificar y resolver los cuellos de botella del sistema y agilizar la gestión de la liquidez de la forma más eficaz posible.

• Reforzar los procesos de aprobación de compras definiendo el nivel de autoridad de gestión necesario para realizar compras de diversa envergadura.

Claves para mejorar las Cuentas por Pagar

Existen seis actividades principales dentro de la función de Cuentas por Pagar que, si se optimizan, pueden liberar efectivo y reforzar el capital circulante:

1. Proceso de selección de proveedores

Uno de los primeros pasos hacia la implementación de un sólido sistema de Cuentas por Pagar implica encontrar más y mejores proveedores que se ajusten a tu cultura corporativa y te ayuden a posicionar a tu organización para negociar las condiciones de compra más favorables. Dentro de este proceso, hay varios pasos que pueden ayudarte a optimizar tu capital circulante:

• Mantener la información de los proveedores organizada, digitalizada y actualizada con plataformas colaborativas en la nube.
• Realiza los procesos de precalificación técnica, financiera y HSE para seleccionar a los proveedores que se ajusten a tus requerimientos organizacionales.
• Segmenta y precalifica tus proveedores.
• Utiliza plataformas que te den la posibilidad de abrir ofertas a nuevos proveedores.
• Adopta un sistema capaz de integrarse con el ERP para administrar los proveedores asociados.
• Valida digitalmente la información y cruce de listas restrictivas.

2. Proceso de precalificación de los proveedores

Una vez que hayas negociado los requisitos y condiciones con los proveedores, es esencial garantizar que cumplan con los requisitos técnicos y financieros y almacenar adecuadamente esos datos. Tener información errónea o desactualizada puede dar lugar a errores de pago, retrasos en las cuentas que te impidan aprovechar los descuentos disponibles e incluso provocar interrupciones en la Cadena

3. Proceso de revisión contractual

Para evitar prácticas de facturación de proveedores inexactas, o incluso fraudulentas, que puedan dar lugar a pagos excesivos o duplicados, es esencial revisar periódicamente los contratos con los proveedores. Para ello, el uso de una plataforma en la nube te permite agilizar procesos como:

• Mantener un control de la ejecución por valor y tiempo, así como de aprobación de pólizas.
• Enlazar el ERP con un sistema en la nube que te ayude a mejorar la visibilización de la información.
• Generación de modificación y otrosíes.
• Administración, legalización, liquidación y facturación.
• Registro de seguimiento y novedades.

4. Proceso de contratación

Algunas empresas trabajan con cientos, e incluso miles, de proveedores. Incluso si su entorno está más racionalizado, puede ser un reto hacer un seguimiento de todas las facturas que recibe y conciliar cada factura con su pedido asociado. Por esto, es fundamental hacer un seguimiento de las prácticas internas de compras para garantizar que trabajas con proveedores previamente aprobados y se mantengan dentro de los límites de gasto autorizados. Estos son algunos procesos que se pueden agilizar en esta etapa y algunas estrategias que puedes aplicar:

• Haz un seguimiento de las cuentas a pagar pendientes por proveedor y por plazo de pago, así como medir el cumplimiento de los proveedores a nivel de entregas.
• Evalúa el proveedor con criterios adicionales y registro de solicitudes posventa.
• Permite la interacción del proveedor, operadores logísticos y comprador para seguimiento en línea de tracking y Expediting de compras de bienes.
• Realiza un seguimiento del diseño, fabricación y pruebas, así como de logísticas de importación, nacionalización y entrega.
• Emite órdenes de compra para cada nuevo pedido, de modo que se puedan validar los pedidos recibidos, fijar las condiciones de pago por adelantado y hacer un seguimiento de las facturas con respecto a las órdenes de compra existentes para asegurarse de que los proveedores facturan de acuerdo con las condiciones acordadas.
• Maximiza tu potencial de ahorro explorando la viabilidad de cualquier descuento por pago anticipado, reembolsos por volumen o iniciativas de gastos comerciales de acuerdo con tus capacidades.
• Establece métricas claras para las cuentas por pagar (como la frecuencia de facturas que coinciden con los pedidos, el porcentaje de facturas pagadas según los plazos y el porcentaje de descuentos negociados) y cumplirlos en toda la organización.

5. Proceso de aprobación

Realizar un seguimiento adecuado y eficiente de los Comités y las tareas de tu organización es otra forma de mejorar la eficiencia y contribuir a la liquidez. He aquí algunas estrategias para tener en cuenta para mejorar la tramitación:

• Gestiona los diferentes comités internos, enlazando cada uno de los requerimientos en un ambiente integrado.
• Con una plataforma en la nube, puedes mantener los datos en un solo lugar y expedir automáticamente las actas, indicadores y reportes. Así como mantener un registro digital de aprobación del gasto.

6. Proceso de contabilidad e información

Antes de poder gestionar activamente las cuentas por pagar, hay que asegurarse de que los informes contables están actualizados y de que los registros financieros reflejan fielmente los saldos actuales de las cuentas por pagar. Sin estos datos, muchas empresas carecen de visibilidad sobre cuánto, con qué frecuencia y cuándo pagan a sus proveedores. Esto puede impedirle elegir las condiciones de pago más ventajosas o seleccionar el momento adecuado para pagar a los proveedores. Para poder tomar decisiones estratégicas a partir de los datos, es importante contar con una plataforma que te permita:

• Acceder a la información histórica para hacer análisis de gastos, así como tiempos y niveles de servicios.
• Una mayor trazabilidad de datos transaccionales y reportes de auditoría.
• Acceder fácilmente a indicadores estratégicos de abastecimiento.
• Analizar los comportamientos históricos y diagnosticar los procesos de abastecimiento.
• Visualizar las tendencias y patrones para pronosticar los comportamientos en las operaciones.

Fuente: Deloitte