Gestión avanzada del gasto: Transformar compras

El área de compras siempre ha sido considerada como un centro de costos enfocado únicamente en la adquisición y en la reducción de costos. Sin embargo, la gestión avanzada del gasto redefine las compras para convertirlas en un foco estratégico de valor en las organizaciones. En este artículo abordaremos cómo el uso de datos, la tecnología, la colaboración y la medición del valor son las bases para una gestión avanzada del gasto que impulsa el área de compras como un generador de valor.

¿Por qué la gestión tradicional ya no es suficiente?

El enfoque que ha tenido el área de compras limita la capacidad del área y de los profesionales para impactar en la estrategia de valor de las empresas. La gestión del gasto tradicional está enfocada principalmente en la reducción de costos y procesos manuales poco integrados que no responden con eficiencia a la creciente complejidad de las cadenas de suministro, pues limitan la innovación, reducen la resiliencia y aumentan la vulnerabilidad ante interrupciones, generando mayores riesgos y costos ocultos.

Gartner: Complexity is a reality, but you can tame it – 2021

Gartner sugiere que la complejidad tiene un doble efecto: puede aportar valor (innovación, satisfacción del cliente, resiliencia) o desafiar la ejecución, incrementando los costos, el riesgo y reduciendo la resiliencia. Por lo que es necesario enfocar la gestión del gasto en ser más estratégicos, resilientes y digitales.

La gestión avanzada del gasto en compras como propulsor de valor

La gestión avanzada del gasto es un término emergente en el entorno empresarial que hace referencia a una visión integral del ciclo de gasto en compras con un enfoque estratégico que va más allá de encontrar el precio más bajo, se basa integrar TCO, resiliencia, eficiencia operativa, sostenibilidad, innovación y gestión de riesgos como bases para transformar el área de compras en un generador de valor para las empresas. Las principales diferencias del enfoque tradicional vs el enfoque avanzado son:

Bases de la gestión avanzada del gasto

• Valor total de propiedad (TCO): No se trata solo del precio por unidad, es mirar todo lo que cuesta un producto o servicio durante su vida útil: compra, uso, mantenimiento y hasta su reemplazo, para optimizar recursos y evitar la aparición de costos ocultos.
• Resiliencia: Se eligen proveedores confiables, se diversifican opciones y se aseguran planes de respaldo para mantener la continuidad del negocio y tener más capacidad de respuesta ante crisis.
• Gestión de riesgos: Se identifican y anticipan riesgos financieros, operativos o regulatorios en la cadena de suministro para planificar escenarios de riesgo y gestionarlos estratégicamente.
• Eficiencia operativa: Se optimizan los procesos con digitalización y automatización para aumentar la eficiencia, el enfoque en la estrategia, reducir tiempos y costos.
• Sostenibilidad: Se integran criterios ESG en las decisiones de gasto para reducir riesgos regulatorios, cumplir expectativas de los clientes y fortalecer la reputación corporativa.
• Innovación:  La colaboración estratégica con proveedores abre oportunidades para crear soluciones, acelerar la digitalización y mejorar la competitividad, convirtiendo el área de compras en el impulsor de nuevas prácticas y tecnologías.

Combinar estos 5 factores dentro del ciclo de compras permitirá que el área sea creadora de valor, pues impulsa la eficiencia, la innovación y la sostenibilidad a la vez que genera un ahorro de costos a largo plazo.

Herramientas fundamentales para una efectiva “Gestión avanzada del gasto”

Para lograr efectividad en este enfoque estratégico, es necesario utilizar herramientas como el análisis de datos y la tecnología que transforman los procesos de compras y mejoran la toma de decisiones y la eficiencia:

Análisis de datos: Con ellos se construye una visión estratégica para anticipar riesgos, identificar oportunidades y generar valor. Los tipos de datos más importantes en este enfoque son:

• Datos de gasto: Ayudan a entender en qué, cómo y con quién se invierte.
• Datos de proveedores: Permite entender el rendimiento, la estabilidad financiera, la gestión de sostenibilidad y los riesgos asociados de cada proveedor.
• Datos de mercado: Brinda información, como precios, tendencias y disponibilidad de recursos.
• Datos operativos internos: Permiten determinar costos de mantenimiento, rendimiento de activos y eficiencia de procesos.

Uso de tecnología: Es necesario contar con herramientas tecnológicas que vayan al ritmo de las estrategias para la gestión avanzada del gato en compras, pues estas ayudan a la automatización de tareas, a mejorar la agilidad, la visibilidad y la transparencia en los procesos. Las tecnologías que más aportan valor en la gestión de compras son:

La gestión avanzada del gasto es el enfoque estratégico que las empresas están adoptando para convertir sus compras de un centro de costos a un área estratégica y generadora de valor dentro de las organizaciones. Entender el ciclo de compras de inicio a fin, enfocarse en bases estratégicas y usar las herramientas adecuadas permitirán optimizar y elevar las adquisiciones a procesos más eficientes y con resultados tangibles a largo plazo.

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