En la gestión de abastecimiento el proceso precontractual, que abarca una buena porción de la Cadena, es considerado en muchas compañías como el foco principal, donde se centran las acciones de mejora con el fin de garantizar que los bienes y servicios solicitados sean abastecidos para las fechas requeridas, garantizando la operación y crecimiento, así como negociaciones efectivas de acuerdo con los presupuestos y proyecciones establecidas. 

Sin embargo, la legalización y ejecución contractual es una etapa crucial ya que por un lado debe plasmar el resultado obtenido en la negociación con los componentes administrativos, técnicos y legales que den seguridad a la compañía para un efectivo cumplimiento por parte de los contratistas y por otro lado, dar las herramientas para que la administración/supervisión de los contratos, por parte de los usuarios designados en la compañía, garantice una correcta ejecución.

Etapas para la legalización y administración contractual

La creación, legalización y ejecución de los contratos es una tarea que debe enlazar tanto los actores que forman parte del proceso, como las normas y políticas de la organización que lo rigen. 

Por esta razón, crear una correcta sincronía y trazabilidad en los pasos es fundamental para contar con un efectivo control y funcionamiento contractual, cobrando la tecnología un valor muy importante como mano de derecha del proceso, permitiendo a través de funcionalidades soportar administrativa y logísticamente las tareas contractuales, tales como creaciones, legalizaciones, aprobaciones, pólizas, balances contractuales, modificaciones, evaluaciones de desempeño, planes de acción, generación de certificaciones, seguimiento a los avances, liquidaciones y reclamaciones, entre otros.

Los sistemas se convierten en el punto de encuentro a nivel de la compañía de las áreas de abastecimiento, legal, áreas especializadas de soporte, administrador/supervisor designado, pero también del contratista que interactúa en línea reportando avances y eventualidades de su ejecución, así como dando respuesta a todas las necesidades que se planteen.

Integraciones con sistemas que garantizan los trámites

Así mismo, hoy en día contar con enlaces-integraciones con otros sistemas como ERP o firmas electrónicas garantizan tener en un solo sitio todo el espectro contractual permitiendo tener un alto control, trazabilidad y transparencia en esta etapa del proceso. De esta manera, contar con la tecnología como un aliado de nuestra nos permitirá tener el tiempo requerido para pensar y actuar adecuadamente, garantizando que los sistemas soportan la operación y los pasos en nuestra gestión.