Muchas veces en la cotidianidad o en el día a día de nuestras organizaciones nos damos cuenta que hay tareas o procesos que podríamos estar haciendo mejor, ya sea porque estamos empleando mucho tiempo en tareas repetitivas que no generan valor, porque tenemos múltiples sistemas y debemos copiar o compartir la información manualmente entre ellos, o porque, simplemente, muchas veces la cadena de Abastecimiento y Tesorería no se comporta como una ‘carrera de relevos’ entre los jugadores involucrados, sino como procesos aislados, lo que no permite que sea un proceso sencillo y fluido.

Es en ese momento en que decidimos apoyar nuestra gestión sobre una herramienta tecnológica en búsqueda de generar ahorros, tanto en negociaciones como en capital de trabajo, pero con tantas opciones en el mercado ¿Cuál debería elegir? ¿Cuál se ajusta más a mis necesidades? ¿Qué parte del proceso deseo automatizar primero? ¿Qué recursos tengo disponibles para invertir en una solución tecnológica?  Ante esta necesidad las empresas van a tener dos opciones: desarrollar una herramienta propia o contratar una ya existente, cada una de las opciones tiene sus puntos a favor y para tener en cuenta.

¿Qué se debe tener en cuenta?

Si una empresa decide desarrollar un software a la medida va a contar con una herramienta basada y fundamentada en su proceso y en sus reglas puntuales de negocio, sin embargo todos los costos relacionados con el funcionamiento y mantenimiento de la solución correrán por cuenta de la empresa, algunos de los costos principales serán: instancia tecnológica en donde se encuentre alojada la solución (ya sean servidores propios, Onpremise o host en la nube), servidor de archivos y bases de datos en donde persistirá la información, costos de mantenimiento de la solución y cualquier costo asociado con integraciones o evolución constante de la herramienta.

Por otro lado, vamos a encontrar las herramientas pre-construidas que pueden ser contratadas y adoptadas por las empresas, como es el caso de Suplos.  Las soluciones pre-construidas nos van a permitir tener tiempos de implementación menores, además de manejar modelos tales como SaaS (Software como servicio) en donde el cliente, al igual que en los servicios tradicionales de streaming (Netflix, Hulu, Amazon Prime video), tendrá un fee de suscripción. Esto le va a permitir disfrutar de los módulos o soluciones contratadas sin incurrir en costos ocultos o adicionales.

Si bien estas herramientas no fueron construidas basándose en las reglas de negocio y procesos propias del cliente, recogen las mejores prácticas presentes en el mercado además de ofrecer un porcentaje de personalización sobre la herramienta para así poder adaptar lo existente a la realidad y necesidad del cliente. Una de las principales ventajas que ofrecen las herramientas pre-construidas, es que al ser soluciones modulares nos van a permitir acotar los proyectos y soluciones a las necesidades puntuales de la organización, permitiendo hacer implementaciones parciales y agregar nuevos módulos a la suite en el momento que se desee, para así compartir información tanto entre los módulos incluidos en la suite, como con sistemas externos.

Sin importar cual sea la estrategia adoptada por las empresas, es necesario apalancar nuestra cadena de Abastecimiento sobre la tecnología para así lograr tener procesos más eficientes, fluidos y transparentes, permitiéndonos delegar tareas sobre la tecnología. De esta forma, nuestros equipos harán que la tecnología trabaje para ellos. No hay una fórmula mágica, por lo que se deben priorizar las necesidades para así iniciar un plan estructurado de transformación digital incremental.