La activación de un proceso de compra y contratación nace de una etapa de solicitud o requisición donde aquello que se tiene planeado empieza a tomar forma en un momento real donde es necesario tener claridad a nivel interno del requerimiento para de esta manera en un paso posterior lanzarlo al mercado y obtener las ofertas ajustadas a las necesidades reales. 

Contexto sobre las solicitudes y requisiciones presupuestales

Antiguamente las solicitudes o requisiciones correspondían a un paso netamente presupuestal donde a través del ERP o sistema de control utilizado por las compañías (incluso manual), se realizaba una validación con el fin de garantizar que se contaba con los recursos de compra y contratación relacionados con el requerimiento, sin embargo, aunque este paso es requerido hoy en día no es el tema central para realizar un proceso de compra o contratación efectivo.

Ahora, los temas más relevantes son la especificación técnica transmitida de una manera completa y clara sumado a las políticas y lineamientos de la organización a nivel de contratación que complementan la necesidad puntual. 

De esta manera, es necesario generar los espacios donde los inputs técnicos, estratégicos de abastecimiento, ambientales, legales e incluso temas de seguridad se amalgamen para tener un resultado claro y completo de la documentación del proceso que será expuesto al mercado para obtener los mejores ofrecimientos. Así mismo, es importante garantizar, basado en la información del proceso, que las reglas del proceso de compra o contratación a adelantar cuenten con los criterios de evaluación adecuados que garanticen que la selección del proveedor se ajuste a las necesidades holísticas.

La tecnología: un aliado 

La tecnología se convierte hoy en día en una herramienta poderosa permitiendo que en los sistemas se generen los espacios de entendimiento y discusión para la obtención como entregable de la documentación clara del proceso de una manera trazable y organizada incluso con las etapas de aprobación que a nivel interno se deban surtir.

De esta manera, es importante explorar buenas prácticas a nivel procedimental y de soporte con el fin de fortalecer esta activación del proceso que con seguridad nos traerá resultados satisfactorios a nuestra gestión.