En muchas organizaciones uno de los pasos definitivos para la apertura y/o cierre de procesos de compras y contratación es la presentación ante comités de abastecimiento; los cuales, según las políticas de la organización, pueden tener miembros diferentes de acuerdo con la especialidad de los requerimientos, montos, riesgos, entre otros.
Es fundamental para lograr resultados exitosos hacer una correcta preparación y sustentación de los temas ante lo cual existen aspectos clave para tener en cuenta.
Elementos clave en el Comité de Abastecimiento
- Crea una agenda clara y concisa donde se especifiquen los temas a presentar y la solicitud requerida de acuerdo con el resultado a plantear.
- Envía la agenda previamente para que los miembros del comité de abastecimiento puedan realizar una lectura de los puntos incluidos.
- Prepara información de soporte para cada uno de los temas. Esta será clave para mostrar en el momento indicado.
- Realiza el comité de abastecimiento en la fecha y hora señalada. El cumplimiento es un aspecto definitivo para un arranque exitoso.
- Muestra en un breve espacio el seguimiento a puntos anteriores que tuvieron actividades clave pendientes, su avance y/o cierre.
- Dentro del detalle de cada uno de los puntos a presentar es importante que incluyas historial del requerimiento, cronogramas del proceso, trazabilidad, casuística de este, alternativas consideradas y cumplimiento de políticas y procedimientos.
- A nivel técnico es definitivo tener una alineación con el experto que soporta la necesidad con el fin de garantizar que los resultados cumplen con el requerimiento puntual.
- Destaca la importancia del requerimiento para lograr objetivos organizacionales a nivel de crecimiento y operación, entre otros.
- Haz énfasis en lecciones aprendidas de otros procesos tenidas en cuenta dentro del proyecto que estás presentando, así como en la implementación de mejores prácticas incluidas dentro del desarrollo del mismo.
- Garantiza el consenso de los miembros del comité y registra de manera específica y puntual el resultado obtenido, sin dejar de lado aquellos aspectos a tener en cuenta en procesos futuros.
- Cierra el comité de abastecimiento cumpliendo con las políticas organizacionales a nivel administrativo en cuanto a firmas físicas o electrónicas del acta correspondiente al final de la sesión.
- Registra el comité en el sistema o plataforma utilizada para tal fin.
Tener un sistema tecnológico que enlace los requerimientos a presentar con el proceso previo adelantado, así como con su ejecución futura y que a nivel administrativo reduzca carga transaccional en la generación de agendas, invitaciones, información soporte, actas y registro, permite que nuestra atención recaiga en los aspectos más importantes de la presentación de los temas haciendo del comité de abastecimiento un espacio enriquecedor y altamente estratégico en la gestión de compras y contratación.
