Muchos ejecutivos de grandes organizaciones ven oportunidades en el mercado para implementar nuevas tecnologías que podría generar valor dentro del negocio. Sin embargo, al no tener conocimientos específicos de tecnología tienen dudas sobre cómo vender el proyecto dentro de la organización.
En este blog te contamos con un ejemplo: cómo vender un proyecto de tecnología dentro del equipo directivo
Pasos para presentar un proyecto tecnológico
Identifica el problema
Antes de iniciar se debe identificar en detalle la oportunidad y el reto que quiere ser superado. Todo empieza entendiendo el paso a paso del proceso actual junto con todas las partes que están dentro del proceso. Así, por ejemplo, tenemos una empresa que tiene compras anuales por US$100 M y lo hace a través del correo electrónico. Esto le puede generar: poca trazabilidad, errores manuales, auditoria compleja, pocas señales de transparencia a los proveedores, desgaste operativo, poca fluidez entre áreas usuarias y equipo de compras, procesos largos.
Plantea el proyecto
Una vez entiendas la necesidad especifica que quieres resolver, debes limitar el alcance y ser explícito en lo que quieres que se resuelva con tecnología. Un ejemplo de esto es: Una herramienta para la fase de negociación que permita: hacer sondeos de mercado, con el sondeo ajustar pliegos para obtener más oferentes privados y realizar subastas inversas para bienes estándares. La herramienta debe ser accesible para: área de compras, áreas usuarias, proveedores y externos autorizados.
Si aplica, el proyecto específico puede ser dividido en sub-fases. El Módulo de Licitaciones en línea se implementará en una primera fase sin integraciones al ERP.
Tener claro el objetivo también es crucial. Como ejemplo: lograr eficiencias y ahorros mediante el uso intensivo de la Plataforma, asegurando funcionamiento, mejoras y actualizaciones a lo largo del tiempo.
Finalmente, la identificación de barreras y retos (externos e internos) por superar en la implementación del proyecto de tecnología también permite anticiparse y acortar el proceso de puesta en productivo de la solución.
Analiza los números
La evaluación financiera para disuadir la toma de decisión es fundamental. Como cualquier proyecto, requiere que se haga un Project finance en el que se incluyen no solo los costos de la herramienta, sino los ahorros que se obtendrían con el uso de esta. Al final, TIR, VPN, Payback y ROI son los indicadores financieros principales que apoyan la toma de decisión. Cada organización tiene particularidades en su forma de operar por lo que las variables pueden cambiar.
<< Descarga aquí una plantilla de ejemplo de Project finance para evaluar el retorno de un proyecto de tecnología en el área de e-Procurement. >>
Establece los Próximos Pasos
Para obtener visibilidad completa, los actores involucrados deben saber qué sigue si se da la aprobación. Cuál es su rol e importancia dentro del desarrollo del proyecto. El cronograma a gran nivel usualmente aclara esto.
Un ejemplo de ello es:
a) Confirmación de validación técnica y expectativas del equipo de Procurement ( 1 semana)
b) Confirmación IT y Finanzas sobre herramienta seleccionada por Procurement (1 semana)
c) Aprobación del business blue-print a cargo del líder del proyecto (2 semanas)
d) Realizar gestión del cambio interno (1 semana)
e) Paso a Productivo de la plataforma tecnológica (2 semanas)
f) Kick-off y salida en vivo (1 semana).
Con estos 4 pasos hemos visto cómo multinacionales han logrado acelerar sus aprobaciones internas y logrado implementaciones en tecnología en tiempos récord. Si te interesa saber más de proyectos de tecnología para las áreas de Procurement y/o Tesorería escríbenos para guiarte en el proceso.
