A muchos les sorprenderá que Peter Kraljic haya publicado el artículo “Purchasing must become Supply Management” en los años 80 (1983) y aún continúe vigente la matriz de posicionamiento de abastecimiento para clasificar, identificar y determinar estrategias en la gestión de compras: Matriz de Kraljic.

El concepto es bastante básico, pero muy poderoso. Consiste en clasificar las categorías de compras, enfrentando el impacto (en el eje y del plano cartesiano) y la complejidad (en el eje x del plano cartesiano). Como resultado hay una clasificación en cuatro cuadrantes: rutinarios (bajo impacto, baja complejidad), apalancados (alto impacto, baja complejidad), cuellos de botella (bajo impacto, alta complejidad) y estratégicos (alto impacto, alta complejidad).

Lo más interesante es que cada cuadrante tiene una documentación amplia sobre estrategias para poner en práctica, tales como subastas inversas para los apalancados, acuerdos de precio para rutinarios, desarrollo de proveedores para los cuellos de botella, relación gana-gana con los estratégicos, por mencionar algunas.

El objetivo de este texto es dar algunos consejos prácticos para construir una matriz de Kraljic para las empresas y generar un entregable palpable y real como insumo para establecer una ruta clara en este apasionante mundo de la gestión de abastecimiento estratégico.

¿Cómo construir una matriz de Kraljic?

Como herramienta se recomienda Excel y para ver de forma gráfica el tipo es el X Y (dispersión) con el subtipo Burbuja. En este tipo se necesitan 3 dimensiones: Valores X de la serie, la columna de Datos de Complejidad, Valores Y de la serie, la columna de Datos de Impacto y Tamaño de Burbuja de la serie, la columna de Datos de Valores relevantes (explicada más adelante).

Cada criterio deberá estar compuestos por subcriterios que serán calificados con un valor entre 2,4,6,8 o 10 (escala de Likert par) donde 2 representará un menor impacto o complejidad y 10 representará un mayor impacto o complejidad y tendrán un peso (%) dentro de cada grupo (Complejidad o Impacto) que permita la ponderación.

Una recomendación importante es realizar el ejercicio por separado para las categorías de bienes y para las categorías de servicios, dada su naturaleza. Adicional, para la calificación de cada criterio se sugiere realizar ejercicios similares a los votación de probabilidad de una matriz de riesgos, donde diversos actores involucrados dan la calificación y posterior a eso, se revisa que haya ecuanimidad de las opiniones y en caso de divergencias se  puedan argumentar en una socialización.

(En este enlace podrás descargar una plantilla que hemos preparado para poner en práctica la metodología) 

A manera de ejemplo, la visualización de los datos luciría de la siguiente forma:

Y la gráfica asociada a esta categorización sería algo como lo que se muestra en el siguiente gráfico:

¿Qué criterios se deben considerar para construir la matriz de Kraljic?

Algunos de los criterios sugeridos para considerar en la construcción de la matriz son los siguientes:

Impacto

1. Número de Líneas: cantidad de solicitudes o requisiciones que surgen en un período de tiempo determinado.
2. Criticidad para el proceso:  posibilidad que se detenga un proceso o proyecto en caso de no tener el suministro o la prestación del servicio.
3. Urgencia: periodicidad con la que se presenta una necesidad de carácter urgente no planeada.
4. Monto del período anterior: valor de compras histórico.
5. Monto presupuestado para período próximo: valor de compras presupuestado para la categoría.

Complejidad

1. Número de Proveedores: corresponde al número de proveedores recurrentesde esta categoría, a mayor número de proveedores menor complejidad.
2. Ubicación donde se entrega el bien o se presta el servicio: en caso de que el proceso o proyecto que requiere el bien o servicio se encuentre ubicado en zonas con alguna complejidad logística.
3. Productos sustitutos u homólogos: determinar si existe la posibilidad de reemplazar el bien o servicio con otro tipo de solución.
4. Logística y transporte: identificar todo tipo de complejidades en la logística, como la importación, el medio de transporte, entre otros.
5. Tiempo de Entrega (Lead Time): en este punto es importante comparar en el histórico si los tiempos de entrega se ajustan a las necesidades y los pedidos son realizados con la suficiente antelación que permita cumplir con las entregas.
6. Disponibilidad del Bien o Servicio en el mercado: verificar la estacionalidad o escasez que se pueda presentar.
7. Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio: en caso de fabricación que implique inspecciones y aseguramiento de calidad.

Valores relevantes:  Monto de la compra presupuesta para la categoría en revisión.

Esta misma metodología se puede aplicar a diversos aspectos de la gestión de abastecimiento, como a los proveedores de determinada categoría, a los mismos compradores en su gestión o inclusive como herramienta de priorización para pagos de facturas en caso de presentar dificultades en caja en determinado momento, el ejercicio se reduce a seleccionar unos criterios que representen cada uno de los ejes y tener una calificación objetiva que permita diseñar una estrategia.