La cadena de abastecimiento, como sistema integrado de las diferentes etapas que lo componen, parte principalmente en la planeación de necesidades de bienes y servicios. Estas corresponden a un trabajo arduo de las áreas usuarias, en una etapa inicial, para la definición de requerimientos que garantizan la operación de la empresa, al igual que su crecimiento, basado en los proyectos a ejecutar. En segunda instancia, depende de las áreas de abastecimiento que definen las estrategias que permitan una gestión de suministro eficiente, haciendo de esta una ventaja competitiva de la organización.
Existen variables indispensables a tener en cuenta en la creación del plan de abastecimiento, las cuales definimos en este artículo.
Elementos claves del Plan de Abastecimiento
1. Bienes / servicios de tracto sucesivo que de manera mandatoria son requeridos por la empresa para su correcta operación. Como input en la creación del plan, es necesario identificar los contratos o acuerdos de estos requerimientos y si su vencimiento ocurre dentro de la vigencia del plan de abastecimiento.
2. Tipos de requerimientos donde se destacan si son bienes o servicios; modalidades de selección en la compra o contratación (estrategia de abastecimiento); necesidades nuevas o abastecidas previamente (cuyos datos previos fortalecen el proceso) o incluso si se requieren modificaciones o prórrogas de contratos / acuerdos existentes.
3. Categorización de necesidades, aquí cobra importancia la matriz de actividades o categorías que utiliza la organización. Esto permite la definición del riesgo de abastecimiento a nivel de probabilidad e impacto, así como la viabilidad de actividades posteriores de consolidación y agregación de la demanda.
4. Reglas del negocio que, basadas en la tipología de los requerimientos y la organización de la empresa (gobierno corporativo), definen procesos internos de áreas involucradas, líneas de aprobación, documentos contractuales, entre otros.
5. Actividades y condiciones de la cadena a nivel interno y externo que definen el marco y espectro de tiempo que debe ser tenido en cuenta. Este se basa, primordialmente, en los acuerdos de niveles de servicio (ANS) de abastecimiento definidos en la organización.
6. Revisión de requerimientos y consolidación de necesidades, es una etapa altamente importante dentro de la creación del plan de abastecimiento por cuanto permite realizar procesos integrados, mejora la eficiencia en términos de tiempo y resultados económicos (economía de escala) y reúne necesidades comunes de las áreas de la empresa (requerimientos transversales), así como las necesidades que comparten la misma categoría de bienes y/o servicios y, por ende, de proveedores del mercado.
El uso de herramientas tecnológicas en la creación, seguimiento y medición del plan de abastecimiento, así como el enlace con las diferentes etapas de la cadena, permite a los líderes de abastecimiento tomar medidas asertivas en aras de obtener cada día mejores resultados para la organización.
