Tener una solución robusta de analítica del gasto tiene una complejidad superior a tener un análisis del gasto porque involucra tener muchas fuentes de información de sistemas generalmente dispares, una labor intensiva y compleja de limpieza de datos y proceso de clasificación, así como la selección de herramientas adecuadas para su procesamiento.
Los problemas principales del análisis del gasto tradicional: observa comportamientos del pasado y se miden con KPI’s que no están alineados con el negocio. Sin embargo, existen una serie de beneficios que reditúa de manera exponencial el esfuerzo.
Los objetivos principales de su implementación son la identificación de oportunidades, manejo de ahorros y control del gasto a través del acceso a una intuitiva visibilidad a los usuarios pertinentes con datos confiables y relevantes.
Aplicaciones de la Analítica del Gasto Avanzado
1.Toma de Decisión orientada a datos
Permite generar transparencia sobre el gasto global sobre todas las fuentes de información de proveedores, categorías, unidades de negocio, productos, etc. Elimina decisiones arbitrarias y reduce las posibilidades de realizar decisiones basadas en instinto e intereses personales. Genera reducción en tiempo desde la orden de compra hasta la entrega del bien o servicio, detectando bajos costos, mejorando la eficiencia de la cadena de suministro y mejorando la relación-cliente proveedor. El uso de la toma de decisiones orientada en datos fomenta el valor del abastecimiento sostenible en el largo plazo.
Elementos clave: calidad, efectividad e interpretación adecuada de los datos.
2.Racionalización de Proveedores
Genera una canalización a pocos proveedores, mientras que se identifica y categoriza la oferta a la necesidad del negocio. Esto genera enfoque de esfuerzos en aquellos proveedores que ofrecen el mejor valor. Así se priorizan actividades de renegociación o solución de conflictos con proveedores particulares entendiendo su costo y esfuerzo.
Elementos clave: Racionalización del portafolio de proveedores para optimizar su desempeño.
3.Capital de Trabajo
Visibiliza en tiempo real de oportunidad en el pago, términos de pago y precisión en el pago a proveedores permitiendo entender oportunidades de mejores negociaciones contractuales. Se puede identificar proveedores similares con términos de pago diferentes u oportunidades de mejorar el capital de trabajo debido a altos montos de adjudicación contractual.
4.Benchmarking interno
De manera global permite hacer diferenciaciones entre heterogéneas unidades de negocio, entendiendo cómo se logran mejores precios y se identifica más rápido mejores proveedores. Al medir el desempeño por separado se logra entender a detalle comportamientos de la organización, así como identificar oportunidades inmediatas de recorte.
Elementos clave: Se puede trazar metas intra-compañía que son medibles y alcanzables.
5.Optimización de categorización volátil
Compara compras en categorías con índices de mercado, permite generar certidumbre sobre si la compra se realizó en momento justo y al precio correcto. Asimismo, al incorporar mecanismos de predicción se habilita al comprador la toma de decisión que impacta directamente el retorno a las compañías.
Elemento clave: categorías volátiles que permitan hacer seguimiento contra el mercado.
6. Seguimiento al Cumplimiento
Las desviaciones de ejecuciones contractuales permiten generar alertas tempranas y nuevas negociaciones y generar una sinergia progresiva de mejores condiciones contractuales para la próxima negociación. Identificar proveedores que tienen un gasto no contratado reduce el riesgo de tener precios no controlados.
Elemento clave: Identificación del gasto irregular, para obtener precios más bajos
7.Combinar datos del gasto con seguimiento de ahorros
Dar el paso de la identificación del ahorro a la materialización de la reducción gasto, requiere velocidad. Para esto se debe lograr que el equipo de compras realice un seguimiento efectivo, que genere confianza y credibilidad a la organización.
Elemento clave: Monitorear el progreso y asegurar el éxito en la reducción del gasto.
