Muchas empresas se preguntan si tiene sentido hacer la inversión en tecnología para digitalizar sus procesos, dado que existe la percepción que las cosas funcionan como están. Como cualquier inversión que realiza una empresa, deben existir variables objetivas que permitan ayudar a la toma de decisión.

En este artículo, te contamos qué pasos y qué variables debes considerar antes de tomar la decisión de invertir en un proyecto de tecnología que automatice los procesos de Compras y Tesorería.

1- Entender el volumen de compras y contratación, junto con el volumen transaccional

Entender el volumen de compras y contratación que realiza anualmente una compañía es crítico para entender las categorías que pueden ser sujetas de ser optimizadas. No todas las categorías presentan la misma oportunidad de obtener ahorros y también debe ser considerado su nivel de criticidad para la empresa.

Si el volumen de compras y contratación es bajo, las optimizaciones logradas con tecnología serán proporcionales y el costo de esta, por ende, también debería ser reducido para lograr que las eficiencias obtenidas paguen dichas herramientas de tecnología. Por el contrario, si existe un volumen suficiente en estos rubros, el costo de las herramientas de tecnología puede constituirse en un costo residual. Todos estos criterios aplican de igual manera para el volumen transaccional de Tesorería en: número de facturas, certificados tributarios y pagos.

2. Entender el capital humano asignado a cada parte del proceso.

En el proceso de Compras y Tesorería intervienen diferentes departamentos de toda la compañía, por lo que entender qué proporción del tiempo de cada equipo se asigna al cumplimiento de la cadena de suministro (desde el plan hasta el pago), es relevante para determinar qué partes del proceso tienen bastante carga y/o reprocesos, por lo que podrían ser optimizados. Al final se busca entender en horas laboradas cuánto vale cada parte del proceso.

3. Entender el costo total cuando la herramienta de tecnología esté en funcionamiento.

Cuando los elementos técnicos y las oportunidades de mejora detectadas que solucionará las herramientas de tecnología, estén plenamente identificados, se debe tener una revisión de los costos asociados a la implementación y funcionamiento de la tecnología para evitar sorpresas y sobrecostos.

4. Computar eficiencias y ahorros

Dependiendo del tipo de solución implementada en promedio se pueden lograr ahorros que pueden ir desde el 1% al 20% del total de compras y gastos. En donde, además, se incluyen las eficiencias por disminución de carga transaccional. Se deben considerar con un criterio razonable todos los ahorros y eficiencias como si fueran “ingresos nuevos” a la vez que todos los “costos” asociados a la solución de tecnología.

5. Variables de Rentabilidad y Tiempo

Finalmente, los flujos netos obtenidos de sumar todos los ahorros/eficiencias y restar todos los costos en un horizonte de tiempo, deben ser descontados a la tasa de oportunidad que tenga la empresa, para la inversión que se tenga estipulada a cualquier tipo de proyecto. Los proyectos de tecnología, compiten de igual manera con cualquier otro tipo de proyecto que tenga la empresa por recursos disponibles limitados.

La variable principal por considerar es el valor presente neto, que debe ser mayor a 0 una vez se realice el descuento de los flujos. Sin embargo, existen indicadores adicionales que pueden soportar la toma de decisión que en su orden de relevancia son: TIR, ROI y Payback.

Dado que el nivel de complejidad de un proyecto de tecnología puede variar se recomienda usar al menos un horizonte de 3 años que permita capturar todos los costos asociados a la implementación y de operación de la tecnología, junto con los beneficios medibles.

Otras Variables no financieras

Existen soluciones que ofrecen beneficios intangibles que no son fácilmente medibles, pero que también deberían ser consideradas en la decisión final. En las herramientas de digitalización de Compras y Tesorería, algunos atributos comunes son: transparencia, trazabilidad, seguridad e integralidad de la información.