O ciclo Plan-to-Pay (P2P) abrange desde o planejamento das necessidades de compras até o pagamento dos fornecedores. Entretanto, nesse processo é comum encontrar desafios e erros que resultam em perda de eficiência, aumento de custos, entre outros. Nesses casos, a tecnologia desempenha um papel fundamental na prevenção e mitigação dessas situações.
Erros comuns de sourcing
1. falta de visibilidade nos processos
A falta de visibilidade dos processos pode levar a custos desnecessários, não conformidade com as normas e possíveis interrupções na cadeia.
A solução: A implementação de um software de gerenciamento de compras pode contribuir para a visibilidade total dos processos, do planejamento ao pagamento. Isso ajuda a tomar decisões informadas e a manter o controle.
Falta de coordenação entre os departamentos
Quando os departamentos operam como ilhas que não se comunicam, correm o risco de duplicar esforços, gerar retrabalho, ter pagamentos duplicados, comprar mercadorias que existem em estoque e aumentar os custos.
A solução: Implementar um sistema de gerenciamento integrado em um único ambiente que conecte as áreas envolvidas e seus usuários no processo de aquisição. Isso permitirá uma comunicação perfeita, acesso em tempo real às informações e colaboração eficaz.
3. Não cumprimento dos prazos
Os atrasos nas requisições ou nos pagamentos podem ter um impacto negativo na cadeia de suprimentos e no relacionamento com os fornecedores.
A soluçãoUse o software de automação de tarefas para definir lembretes e notificações, garantindo que cada etapa do processo seja concluída.
4. Falta de comparação de fornecedores
Contratar o primeiro fornecedor disponível em vez de comparar as opções pode resultar em preços não competitivos, qualidade inferior do produto e processos não transparentes.
A solução: Use uma plataforma tecnológica para pré-qualificar fornecedores e aplicar filtros para tomar decisões informadas. Se isso for combinado com ferramentas de análise de dados que comparam preços, prazos de entrega e qualificações de fornecedores, os processos serão otimizados.
5. Ter informações desatualizadas sobre o fornecedor
O uso de informações desatualizadas sobre produtos, preços e fornecedores leva a reprocessamento, atrasos e estimativas erradas nos processos.
A solução: Implemente um sistema de gerenciamento de fornecedores que integre informações atualizadas e validadas sobre esses possíveis parceiros comerciais.
6. falta de escalabilidade
O uso de sistemas manuais ou de tecnologias tradicionais limita a capacidade de adaptação ao crescimento e às necessidades comerciais em constante mudança.
A solução: As plataformas de tecnologia SaaS são escalonáveis e se adaptam à medida que sua organização cresce, permitindo que o senhor mantenha a eficiência e o controle.
7. Processos manuais
A entrada manual de dados aumenta o risco de erros humanos e atrasos.
A soluçãoA automação de processos por meio de sistemas de gerenciamento de compras reduz erros e agiliza o fluxo de trabalho, desde a geração de pedidos de compra até o recebimento e o pagamento.
