Muitas empresas têm uma divisão de categorias para compradores e até mesmo estratégias de rotação para promover o dinamismo e a democratização do conhecimento. Dessa forma, não geram dependências em caso de ausências parciais ou definitivas.
Esse modelo está muito distante do verdadeiro gerenciamento de categorias, que nada mais é do que a busca pela geração de valor máximo através de um modelo estruturado, por meio de uma análise diferencial e um tratamento único da categoria.
Pode levar anos para formar uma equipe de compras com Gerenciamento de Categoria, mas os benefícios certamente serão maximizados. Nas curvas de evolução do processo de compras, o Gerenciamento de Categorias geralmente se evidencia a partir de um nível de maturidade em que, além do conhecimento do mercado fornecedor e do início do desenvolvimento de fornecedores, há a integração do fornecedor na geração de valor.
3 etapas para o gerenciamento de categorias
1. Compreensão
Essa fase visa obter o máximo de conhecimento possível sobre a categoria, com base no conhecimento das informações disponíveis na empresa e no ambiente. Ambos os aspectos podem ser realizados paralelamente, mas devem ter uma dedicação fixa no dia a dia do comprador e deve ser deixado um registro/documentação que servirá de base para a tomada de decisões posteriores.
É muito importante gerar formalidade e tratar esse processo como um projeto específico, determinando claramente o objetivo, o escopo, o cronograma de trabalho, as partes envolvidas com suas respectivas funções e responsabilidades; basicamente, essa parte gera compromisso tanto para o comprador quanto para a gerência e fornece as ferramentas necessárias.
Aqui há oportunidades muito importantes, como a catalogação e a limpeza dos mestres, a busca de padrões de codificação específicos para a categoria, o registro de eventos com a cronologia de ocorrência interna e externa, tais como: lista de fornecedores, contratos-quadro, problemas de qualidade, fusões, identificação de monopólios ou oligopólios, participação no mercado local ou internacional, subsidiárias, alianças, entre outros.
Uma das entradas mais poderosas para esse eixo é o Análise de despesas, que é um capítulo muito extenso que será deixado para análise posterior. Além disso, é importante construir uma Matriz Kraljic de fornecedores na Categoria, onde absolutamente todos eles, sem exceção, podem ser mapeados, dependendo de sua complexidade de gerenciamento e de seu impacto nos negócios.
Em termos do ambiente de mercado para fornecedores da categoria, é importante conhecimento das tendências do setor, sazonalidade, dificuldades logísticas, localizações geográficas, motivações dos consumidorescapacidade, habilidade, entre outros. O complemento perfeito para essa parte é a Análise das 5 Forças de Porter, na qual podemos ver o poder de barganha, a ameaça e a rivalidade.
2. Análise
Depois de um árduo trabalho de compreensão, é muito importante organizar as informações e poder determinar quais são os principais aspectos para a geração de valor. Nesse eixo, é muito importante criar entregáveis, como uma categoria SWOT, drivers de negócios, TCO (Total Cost Ownership) e matrizes de risco, com seus respectivos planos de ação, controles e mapas de calor. No papel, é muito fácil listar essas atividades, mas elas exigem processos de elaboração, revisão, aprovação e gerenciamento de versões. Nessa etapa, é fundamental definir o que é possível alcançar em curto prazo, a fim de demonstrar um esforço significativo em termos de comprometimento de tempo.
3. geração de estratégias
Nesse eixo, e levando em conta que são tarefas sequenciais, já há informações suficientes para propor ações reais sobre a categoria, sobre os fornecedores e sobre o desempenho dos envolvidos dentro da empresa; aqui podem ser derivadas estratégias como desenvolver um pequeno fornecedor para transformá-lo em estratégico, descentralizar as compras, gerar processos de produção dentro da empresa para substituir o produto, importar matérias-primas, entregar a maquila ao fornecedor, realizar leilões reversos, entre outras. As possibilidades aqui são infinitas, mas com todo o suporte de informações dos exercícios anteriores, é uma tarefa muito mais simples e a tomada de decisão se torna uma questão natural, pois todas as cartas estão dispostas.
O caminho da construção é fascinante, o envolvimento do comprador nesse projeto gera compromissos com a empresa e, por fim, a agregação de valor é superlativa. Que isso sirva de motivação para iniciar o passo a passo para alcançar o verdadeiro Gerenciamento por Categorias!
