Infortunadamente, los equipos de Back Office, no cuentan con los procesos más automatizados ni la tecnología necesaria para atender las cuentas por pagar (CxP). El proceso se agudiza entre más grande es la organización dado que se deben procesar miles y miles de facturas, acumulando pendientes de manera exorbitante.

El resultado de esto es que se pierdan ahorros por un proceso lento e inexacto desde la generación de la orden de compra hasta el pago. Por fortuna, algunos datos muestran que los CFO´s de empresas en economías desarrolladas le están prestando más atención para arreglar las deficiencias en este proceso.

Como ejemplo un estudio del Hacket Group, muestra cómo los lideres financieros entienden ahora que necesitan “enfocarse en actividades que generen más valor, como seguir buscando procesos ineficientes que puedan eliminarse con automatización”. Otro estudio de Ardent Partners muestra cómo el 69% de los líderes financieros con referencia a las CxP, reconocen la necesidad de tener “sistemas más inteligentes que generen mayores eficiencias” como una de sus prioridades estratégicas.

Revisando más de cerca los obstáculos y las soluciones de la transformación de las CxP, encontramos que a pesar de los retos que tienen los equipos relacionados con las CxP, lograr la transformación no es sólo posible, sino que además tiene retornos positivos predecibles y duraderos.

Obstáculos de los equipos de cuentas por pagar: Facturación excepcional y caos de un volumen creciente

Los líderes de los equipos de CxP, tienen responsabilidades importantes no sólo desde el punto de vista del gasto sino del manejo de proveedores. Esto incluye el cumplimiento de los términos contractuales, manejando diferentes tipos de impuestos y asegurando que los proveedores puedan ver sus recursos de manera oportuna.

Es común que el área de Compras – Procurement, busque y negocie condiciones favorables con el pago anticipado al proveedor con descuentos significativos. El equipo de CxP recibe los pedidos, los convierte en facturas y los pagos anticipados nunca se efectúan. La razón de esto, es que la mayoría del proceso es manual y queda registrada en papel. Incluso para aquellas organizaciones en las que existe la factura digital – que usualmente está en un drive almacenada-, es difícil conciliar la orden de compra con la factura y verificar que la factura efectivamente corresponda con lo que la empresa   recibió.  Después de esto es lo de siempre:

Los proveedores se quejan y comienza la aventura por encontrar, corregir y expedir la factura correcta. Luego preguntan por correo, llamadas y presencialmente (pre-pandemia) varias veces a la semana el estado de pago.

Ante esta situación, la empresa pierde los descuentos negociados porque nunca hubo pago anticipado y la relación con el proveedor se empieza a desgastar (sin hablar de las comunicaciones entre equipos internos que habla de la co-responsabilidad que se tiene con el equipo de Compras).

El resultado esperado no podía ser diferente:

Por un lado, se les exige a los equipos de CxP que de manera certera procesen miles de excepciones y que lo hagan con sistemas que no tienen ese tipo de funcionalidades. Por otro, no hay tolerancia al error cuando la mayoría de estos procesos se hacen de manera manual, con información que fluye por correos, carpetas compartidas y otras formas que no generan trazabilidad completa del proceso ni de la información.

El cambio en la facturación

El proceso estándar para emitir la facturación es que exista en “three-way matching” en donde una factura es aprobada si tiene los datos completos de la orden de compra y la recepción del bien está conforme (para el caso de bienes). Tareas tan sencillas como la automatización la aprobación del pago, un tablero de control con pagos pendientes y en general el seguimiento al estado de facturas puede reducir de manera significativa cuellos de botella y generar eficiencias dentro los equipos de CxP y los proveedores.

Para el proveedor la información debería fluir de manera organizada en un solo sistema desde la orden de compra hasta el pago, con eso todo el tiempo sabrá el estado de su factura. La organización por su parte, puede establecer reglas de negocio que les permita a los involucrados (Compras y Tesorería) de manera rápida e intuitiva consultar dichos estados.

Esto permite de manera tangible mejorar el control presupuestal, evitar penalidades por pagos extemporáneos y el uso apropiado de descuentos financieros por pago oportuno. Al final, la automatización está hecha para tareas repetitivas liberen recursos del equipo de CxP para tareas estratégicas que generen valor a la organización.

Recomendación sobre la Automatización

Para escoger el sistema o software que le ayude automatizar esta parte del proceso tenga en cuenta lo siguiente:

1. En lo posible que sea un software en la nube que sea fácil de usar y que le permita generar visibilidad de sus facturas para revisión, aprobación o reconciliación adicional.

2. Que le permita hacer seguimiento de las facturas no solo a sus equipos internos sino también que les permita el acceso y consulta a sus proveedores, para así descargar labores transaccionales.

3. Integraciones con el ERP. El ERP contiene gran parte de la información contable necesaria para poder realizar el seguimiento de las CxP, pero su inflexibilidad hace que la automatización quede a mitad de camino, si sólo se queda en el ERP. Por ello, un software que genere puentes entre la información contable y la visualización de la información que usted necesita visualizar es lo deseable.

4. Escoja sistemas que le permitan ir paso a paso. Es importante detectar qué pasos de su proceso pueden ir siendo automatizados de manera gradual.

Al final lo que se busca es que el equipo de CxP, como todas las demás áreas de la organización cobre su valía como un miembro estratégico que permite generar recomendaciones financieras para capturar más valor para la compañía.

El ROI de automatizar las cuentas por pagar

De acuerdo con Publicaciones GEP el costo desde la generación de la Orden de Compra hasta el pago se puede disminuir hasta en un 76%. En promedio de acuerdo con Arden Partners en organizaciones multinacionales de países desarrollados el proceso desde la Orden de Compra hasta el pago puede costar un promedio de US$12.88, con un proceso de automatización el costo puede disminuir hasta US$2.56, en el transcurso de 1 año, lo que evidencia ahorros significativos.

Además de la reducción del costo se pueden generar economías de escala que viene con la aceleración del proceso de las CxP a pesar de las excepciones. El beneficio adicional es que con la automatización se pueden identificar las excepciones más comunes a las que se les pueden generar sus propias reglas de negocio, lo que hace que las excepciones se reduzcan a un tercio comparado con aquellas organizaciones que no tienen automatización de sus procesos de CxP.

Finalmente, el ROI real se aumenta cuando se considera que no se debe gastar tiempo buscando, corrigiendo y emitiendo la misma factura, disculpándose con el proveedor y evitar conflictos innecesarios con el equipo de compras. Así es cómo los ahorros objetivo de los equipos internos de CxP y Procurement se logran de manera constante, sostenida y conjunta.

Fuente: Artículo basado en Publicaciones GEP.