Los KPIs  son indicadores que nos permiten medir los resultados de áreas o procesos puntuales.  De esta forma, permiten un mejor control, seguimiento y optimización de las estrategias, así como actuar a tiempo para alcanzar los resultados esperados en el área, minimizando el riesgo.  

El área de abastecimiento, al ser una parte estratégica de cualquier organización, debe seguir de cerca ciertos indicadores para optimizar su gestión y recursos. Te contamos algunos KPIs que debes tener en cuenta para medir la gestión de tu área, 

1. Tasa de cumplimiento (Compliance Rate) 

Este indicador permite saber los proveedores que cumplen con los acuerdos básicos establecidos con la organización. Esta tasa de cumplimiento se puede evidenciar en el tiempo de reacción ante inconvenientes presentados con el producto o servicio, el tiempo de entrega de un bien o la puesta en funcionamiento de un servicio contratado. 

De esta forma, se puede encontrar qué proveedores cumplen los ANS, en qué negociaciones se presentan desviaciones o qué procesos están aumentando los gastos indirectos debido a una baja tasa de cumplimiento. 

2. Tiempo del ciclo de órdenes de compra (Purchase Order Cycle Time) 

Este KPI de abastecimiento permite conocer qué tan ágiles son las organizaciones para realizar una orden de compra (PO). Esto se logra a través de la medición en horas o días del proceso desde el momento en que se envía la requisición hasta que se contrata. Es importante recordar que este indicador no incluye una medición hasta la entrega del bien o servicio. 

Este indicador permite identificar puntos de mejora en la productividad del equipo para lograr que la Cadena de Suministro sea más ágil y eficaz.  

3. Tiempo de entrega (Lead Time) 

Con este KPI se busca medir el tiempo total que requiere completar una orden de compra, es decir desde que se genera la solicitud hasta que el proveedor hace la entrega a la organización. Por lo general, esta medición se hace en días. 

Es importante que el área de Abastecimiento establezca tiempos de entrega esperados y monitoree si los proveedores cumplen con estos tiempos. Esto ayudará a tomar acciones correctivas, encontrar los proveedores más eficientes (en especial si se requiere una compra urgente) y mejorar las futuras negociaciones con proveedores. 

4. Ahorro de costos  

Este KPI ayuda a identificar los ahorros tangibles que ha logrado  el equipo de Abastecimiento a través de negociaciones, descuentos alcanzados y otras estrategias relacionadas con su gestión.  

Esta métrica permite evidenciar prácticas efectivas, aumentar la eficiencia del equipo, encontrar nuevas formas de optimizar los procesos y crear una estrategia de reducción de costos a largo plazo.  

La mejora continua de los procesos es clave para las áreas de Abastecimiento, por eso el primer paso es identificar y entender los indicadores más importantes para tomar decisiones que busquen tener un área más ágil, eficiente y estratégica dentro de las organizaciones.