Cuando en las compañías se critica la labor del área de compras y se minimiza la importancia, no hay nada peor que el envío o la presentación de un mal cuadro comparativo al área solicitante o al comité de decisión para lapidar función del comprador.
Para quien tiene la necesidad, la tarea del área de compras se reduce a “levantar el teléfono” y solicitar una cotización y decidir por la propuesta más barata y punto.
En el área de abastecimiento son conocedores de todas las trabas que tiene que un proveedor envíe una buena oferta, como tener los pliegos de condiciones bien definidos, dar información que permita propuestas en igualdad de condiciones, persuadir para que se envíe a tiempo, solucionar las dudas técnicas, comerciales, financieras con celeridad, entre otros, pero este texto no se trata de ese problema aguas arriba, sino el trabajo que viene después y es la consolidación de las ofertas recibidas en un cuadro comparativo que permite ecualizar, analizar, discutir y tomar la mejor decisión sobre una compra.
Principales características de los cuadros comparativos
- Ejecutar todo el proceso de cotización enfocado en consolidar el cuadro comparativo, se debe pensar en este como un inicio del proceso donde todo lo que se envíe y se solicita está alineado con el diligenciamiento del formato final para comparar y no al contrario, donde se solicita de cualquier forma y se deja que el proveedor use sus propios formatos y posterior se deba interpretar cada oferta y hacer la labor titánica de consolidar.
- Unificar el formato para todos los gestores de abastecimiento, esto genera beneficios al compartir la información, agiliza las presentaciones y la toma de decisiones y evita dolores de cabeza en las auditorías. Dar lineamientos únicos hasta en los colores del formato, permite generar confianza en lo desarrollado por el área de compras.
- El formato debe ser universal y debe ser construido en conjunto tanto por compras como por los usuarios solicitantes y debe contener todos los campos necesarios para tomar una decisión.
Te dejamos una plantilla que puedes usar para tus cuadros comparativos. Descárgala aquí.
¿Cómo usar la plantilla de cuadro comparativo?
La plantilla tiene dos hojas:
- Por diligenciar proveedor
Es el formato único que inicia con el diligenciamiento por parte del comprador con la información necesaria para que cada uno de los proveedores diligencie correctamente su oferta económica.
- ID: Corresponde al consecutivo de los ítems a cotizar ya sea de bienes o servicios.
- Subcapítulo: Es una clasificación de los ítems que puede servir para agrupar. Es muy importante que, si se requieren variaciones ofertas sobre el mismo ítem, como por ejemplo la prestación de un bien de diferentes ubicaciones geográficas, esto se distribuya como filas, diferentes ítems con su respectiva descripción y esto facilitará el entendimiento de todos los interlocutores.
- Código: En caso de tener una identificación que viene del ERP o similar.
- Descripción, Unidad de medida y Cantidad: Son los datos básicos que se deben tener por parte del solicitante de la necesidad. Es muy importante expresar la unidad de medida, en términos de mercado que sean lo suficientemente claros para todos los oferentes.
- Moneda: Este parámetro es de los más complejos de tratar en los cuadros comparativos, al tener necesidades que no necesariamente se consiguen en el mercado nacional y se usan proveedores extranjeros, o por temas variaciones de precios en la moneda local se pactan en moneda extranjera. La recomendación es en la medida de lo posible unificar la moneda de las ofertas mediante el diligenciamiento de este campo y permitir que el oferente en los campos a diligenciar realice las observaciones.
- Información no visible al proveedor: Acá se tienen campos estándar como el precio unitario y total presupuestado, o el histórico en caso de no tener definido un presupuesto. Se consideran 3 campos adicionales opcionales de información no visibles al proveedor que podría ser datos como el último proveedor, el precio del último año, etc.
- Campos informativos visibles al proveedor: Se consideran 10 campos opcionales de información visible al proveedor, en este punto es importante poner todas las condiciones logísticas en las que se espera recibir el bien o servicio, fechas y horarios de entrega, unidad de empaque, carga y descarga, condiciones de pago, ubicaciones geográficas, requerimientos de documentación, referencias, etc.
Campos para diligenciar al proveedor:
- Precio Unitario y Total del bien o servicios
- Campos adicionales cuyo título debe ser diligenciado por el comprador y el contenido diligenciado por cada proveedor. En esa sección es importante requerir información importante como marca, incoterm en caso de importación, moneda en caso de permitir las cotizaciones en diferentes monedas.
- Cuadro comparativo
Corresponde a la consolidación de las ofertas económicas de los diferentes proveedores. Adicional a la consolidación de ofertas de todos los oferentes y la información consignada por el comprador, se tienen los siguientes campos:
- Menor, mayor y promedio de los precios ofertados por los oferentes y el comparativo de estos valores con el valor presupuestado: En estos campos se permite tener todo el espectro de precios de un ítem e identificar posibles desviaciones entre las propuestas presentadas. Es importante recordar que no necesariamente el menor precio es el mejor, dado que pueden tener consideraciones que no representan el menor TCO (Costo total del propietario).
