Los departamento de Finanzas y Abastecimiento trabajan de la mano para la gestión de recursos y la generación de ahorros. Para ello, se han adoptado enfoques como Source-To-Pay (S2P) para potenciar la productividad dentro de los procesos, reducir gastos y mejorar la gestión de las relaciones con proveedores. Sin embargo, existe una evolución en esta estrategia de trabajo entre Finanzas y Abastecimiento: Budget-To-Pay (B2P).
Algunos de los desafíos que enfrentan las organizaciones, más allá de la reducción de costos, es asegurar la visibilidad y trazabilidad de los procesos, comprender la información que se genera en cada una de las etapas de la Cadena de Abastecimiento para tomar decisiones estratégicas y administrar eficientemente los presupuestos alineando a los distintos equipos.
El enfoque B2P permite que la dinámica entre las áreas financieras y de compras evolucione, pasando a una relación con comunicación proactiva y fluida. De esta forma, se garantiza una mayor visibilidad y precisión entre el presupuesto, órdenes de compras y cuentas por pagar.
¿Qué es el enfoque B2P?
B2P es un marco de trabajo que facilita que los equipos de Finanzas y Compras trabajen conjuntamente para tener un mayor control de los costos, partiendo desde el presupuesto hasta que las facturas se radican y se pagan.
Al establecer el presupuesto anual, Compras trabaja de la mano con Finanzas para establecer los objetivos de control de presupuesto de cada área. Una vez se alinean los objetivos, cada orden de compra se relaciona con una línea del presupuesto para aprobarlas. Si está por fuera de lo presupuestado, no se realizan las compras hasta que se dispongan de fondos adicionales.
Si esta forma de trabajo se complementa con tecnología que facilite la integración de todo el ciclo B2P, llevar la trazabilidad es más fácil y precisa porque todos los datos estarán consolidados en una única plataforma.
Beneficios de B2P
- Hay un único sistema de registro de gastos para realizar un seguimiento más efectivo.
- La asignación y el control de costos se realiza de una forma eficiente.
- Existe mayor visibilidad de la información.
- Cada peso del presupuesto se puede vincular a datos reales: órdenes de compras, compras directas o solicitudes aprobadas.
- Impulsa el trabajo colaborativo entre áreas del negocio.
