Las compras de última hora son de los obstáculos más frecuentes para la eficiencia en adquisiciones. Aunque pareciera que estos pequeños desafíos se pueden resolver fácilmente, la realidad es diferente, pues cuando la gestión de “urgencias” se vuelve recurrente, implica consecuencias a largo plazo como sobrecostos, deficiencia en la productividad, reducción de la negociación y afectaciones en la continuidad operativa.
¿Por qué se generan las compras de última hora?
Las compras de último momento se generan por la combinación de varios factores, principalmente por una deficiencia en la planificación de la demanda, inventarios desactualizados, procesos manuales o que limitan la visibilidad del proceso de compras. Sin embargo, estos imprevistos podrían evitarse con una planeación estratégica que permita mayor anticipación y control.
Buenas prácticas para eliminarlas
- Planeación estratégica: Una planeación estratégica se basa en datos históricos, análisis de demanda, dashboards en tiempo real, para crear pronósticos acertados y tomar decisiones ágiles y eficientes en tiempo real.
- Comunicación fluida: Es necesario establecer canales internos, roles definidos y protocolos interáreas para la solicitud de compras que aseguren una información clara, fluida y sin contratiempos.
- Políticas claras: Definir lineamientos, excepciones y controles, realizando seguimiento con KPIs ayudará a identificar la frecuencia y las causas reales de compras urgentes.
- Automatización de compras: La digitalización de compras y automatización de procesos permite centralizar la información, agilizar los flujos de trabajo y optimizar la gestión, además de mejorar la visibilidad y reducir errores.
Las compras de última hora generan cuellos de botella que pueden evitarse con una estrategia que combine planeación, comunicación y estandarización de procesos. Adoptar herramientas que se ajusten a tu proceso de compras, fortalecer la comunicación entre áreas y planificar permitirá simplificar el flujo de adquisiciones, mejorar la toma de decisiones y garantizar la continuidad operativa. Esto se traduce en reducción de costos, optimización de tareas y un enfoque más estratégico.
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